Tarjoamalla sähköisiä asiointipalveluita halutaan varmistaa, että asukkaita voidaan palvella heille sopivana ajankohtana ja heille sopivassa kanavassa, juuri siellä missä he ovat. Tavoite on, että asukkaat ovat ajan tasalla taloyhtiön asioista sekä voivat hoitaa asumiseen liittyvät asiat riippumatta paikasta ja ajankohdasta. Näin taataan informaation ja palveluiden tehokas sekä nopea toimittaminen.
Hyvin usein asiakkaan suurin omaisuus on kiinni kodissa, jossa hän asuu, jolloin on hyvin ymmärrettävää, että tämän arvosta huolehtiminen on hyvin tärkeää jokaiselle asukkaalle sekä osakkeenomistajalle. Asukkaitten valveutumisen kasvamisen myötä, erityisesti viestintään ja avoimuuteen liittyvät kysymykset ovat nousseet viime aikaisissa kyselyissä ja tutkimuksissa vahvasti pintaan. Isännöintiliiton tekemässä digiselvityksessä 79% asukkaista haluavat tehdä palvelupyynnöt verkossa ja jopa 67 % asukkaista haluaa hoitaa kaiken viestinnän sähköisesti, joten asukkaat kokevat sähköisen asioinnin erittäin tärkeäksi taloyhtiön ja isännöinnin viestinnässä.
Asukasviestinnän avulla parannetaan asumisviihtyvyyttä
Asumisviihtyvyyteen vaikuttavia tekijöitä on monia ja yksi tärkeimmistä on se, että taloyhtiön eri osapuolet ovat tietoisia taloyhtiön asioista. Modernilla toiminnanohjausjärjestelmällä, kuten Tampuurilla, voidaan tarjota sähköisiä palveluita asiakkaille heille tutussa palvelumuodossa. Tampuurin sähköisellä asiointipalvelulla tarkoitetaan sitä, että asiakas voi hoitaa asukassivujen kautta omia asioitaan teknologiasta, ajasta ja paikasta riippumatta. Taloyhtiölle voidaan koota omat asukassivut, jotka toimivat asiakaspalvelukanavana 24/7.
Samoin kuin asukkailla ja osakkailla myös hallituksen jäsenille voi olla oma näkymä asukassivuilla. Hallituksella on sivujen kautta täydellinen läpinäkyvyys taloyhtiön talouteen sekä kiinteistön ylläpito- ja remonttitietoihin.
Asukassivut lisäävät asukkaiden, osakkaiden sekä hallitusten jäsenten mahdollisuuksia käyttää taloyhtiön tai isännöintiyrityksen palveluja ajasta ja paikasta riippumatta ja palvelua voi käyttää niin kotona, toimistolla, tai kotisohvalla, riippumatta laitteesta tai selaimesta.
Haluamme tarjota asukkaille mahdollisimman helppoa asiointia taloyhtiön ja isännöitsijän kanssa. Asukkaat saavat sähköisessä muodossa olevat palvelut nopeammin, ympäristöystävällisemmin ja ennen muuta halvemmalla kuin perinteisillä tavoilla.
Case Turun Ylioppilaskyläsäätiö
TYS:in kohderyhmä ovat nuoret ja nuoret aikuiset, joille digitalisaation tarjoamien palvelujen käyttö on jokapäiväistä ja TYS:in pitää pystyä palvelemaan kohderyhmää heille tutuissa palveluformaateissa. Laajat sähköiset palvelut ovat selvästi vähentäneet toimiston kävijämäärää ja myös osaltaan vähentäneet tulevia yhteydenottoja.
Informatiiviset asukassivut ja täydellinen läpinäkyvyys taloyhtiön asioihin
Asukassivujen avulla asukasviestintä on joustavaa sekä taloyhtiölle, isännöintitoimistolle ja huoltoyhtiölle, että asukkaille ja osakkaille. Asukas löytää tiedon uusista tiedotteista ja viesteistä heti sisäänkirjauduttuaan pääsivulta.
Tampuurin sähköisessä asioinnissa tiedotteet voidaan kohdistaa asiakaspalvelun kautta koko taloyhtiölle kerrallaan tai laittaa viesti valitulle asukkaalle tai osakkaalle. Tiedotteista on näkyvillä etusivulla lyhennelmä. Valitsemalla “näytä kaikki” aukeaa asukkaalle tiedotesivu, josta kaikki artikkelit löytyvät kokonaisuudessaan. Lisäksi tiedotteille on mahdollista lisätä voimassaoloaika, jonka päätyttyä ne häviävät asukassivuilta. Viestien avulla myös asiakkailla on mahdollisuus aloittaa dialogi asiakassivujen kautta. Samaan keskusteluun liittyvät viestit ryhmitellään loogiseksi ketjuksi siten, että uusin viesti on aina ylimmäisenä. Viesteihin on lisäksi mahdollista sisällyttää kuvia ja muita liitetiedostoja. Asukkaan aloittamat viestiketjut ovat aina nettiviestejä, kun taas asiakaspalvelun on mahdollista valita haluamansa yhteydenottotapa käytössä olevien viestintätapojen (esimerkiksi puhelu tai sms-viesti) väliltä.
Kaikki sähköisen asioinnin kautta tapahtunut viestintä tallentuu aina Tampuuriin asukkaan tietoihin. Asukas näkee myös muilla tavoilla tekemänsä yhteydenotot (esimerkiksi puhelut), mikäli nämä erikseen kirjataan ylös asiakaspalvelun toimesta.
Visma Tampuurin sähköisessä asioinnissa myös tietoturva ja identiteetin turvallinen hallinta ovat olleet yksi suunnittelulähtökohdista. Kehitämme ja ylläpidämme asiakkaan tietoturvaa pitkäjänteisesti.
Alla lisää esimerkkejä tilanteista, joissa sähköisiä palveluita ja Tampuurin asukassivuja voi hyödyntää.
Kiinteistön perustiedot ja yhteystiedot helposti löydettävissä
Taloyhtiö tai Isännöitsijä ylläpitää Tampuurissa kiinteistön perustietoja sekä kiinteistön yhteyshenkilötietoja (huoltoliike, isännöitsijä, huoltomies jne.). Asukas tai osakas löytää helposti asukassivujen kautta oman kiinteistön yhteystiedot, ja voi tarpeen mukaan olla näihin yhteydessä.
Omat tiedot ja oma talous aina ajan tasalla
Asiakaspalvelun hoitamisen helpottamiseksi asiakas voi myös ylläpitää omia tietojaan suoraan asukassivujen kautta. Asukas tai osakas näkee myös Oma talous -osiossa kuluvan kuukauden tilanteen vuokrien tai vastikkeiden osalta.
Tiedottaminen helpottuu ja nopeutuu
Taloyhtiö tai isännöitsijä voi Tampuurin postitustyökalussa tehdä uusia tiedotteita ja määrittää missä kiinteistöissä tiedote näkyy. Asukassivuilla asukas tai osakas voi selata tiedotteita.
Kahdensuuntainen viestintä
Asukas tai osakas voi jättää viestejä suoraan asukassivujen kautta ja Tampuurissa voidaan vastata viestiin tai lähettää kokonaan uusia viestejä asiakaspalvelun toimesta.
Pesula- ja saunavuoron sähköinen ajanvaraus
Kakkoskvartaalin aikana asukas tai osakas pääsee myös asukassivujen kautta selaamaan omassa käytössä olevia pesula- sekä saunavuoroja. Myös varauksien tekeminen on mahdollista samaisen palvelun kautta.
Vikailmoitusten status välittyy reaaliaikaisesti
Asukas, osakas tai isännöitsijä voi tehdä vikailmoitukset huoltoyhtiölle asukassivujen kautta. Kun huoltoyhtiö on ottanut ilmoituksen työstöön, lähtee sähköposti-ilmoitus tilanteesta, kuten myös työn valmistuttua. Työn statuksen muutokset näkyvät myös asukassivujen tiilessä reaaliaikaisesti.
Asukassivujen ja tiedottamisen hyödyt:
- toimii asiakaspalvelukanavana 24/7
- kaikki asukkaasta kirjattu tieto pysyy yhdessä paikassa ja yhdessä järjestelmässä
- viestintäketju on helposti saatavilla vaikka asiakaspalvelija vaihtuisi
- madaltaa tiedottamisen kynnystä
- säästää työaikaa
- parantaa asumisen läpinäkyvyyttä ja sitä kautta asumisviihtyvyyttä
Kiinnostuitko asukassivujen mahdollisuuksista?
Ole yhteydessä niin keskustellaan yhdessä, kuinka voit hyödyntää sähköisiä palveluja omassa liiketoiminnassasi.