Julkinen sektori panostaa Visma Publicin toimitusjohtaja Juha Mäntylän mukaan vahvasti digitalisaatioon. Sen edistäminen on mukana hallitusohjelmassa. Syytä onkin.
”Julkishallinto voi kehittää prosessejaan käytännössä vain digitalisaation avulla. Iso osa työvoimasta on eläköitymässä. Kestävyysvaje asettaa paineita budjettiraameille”, Mäntylä sanoo.
Digitalisaatio sinällään ei ole itseisarvo tai vastaus mihinkään, Visma Publicin myynti- ja markkinointijohtaja Jani Muhonen muistuttaa. Olennaista on miettiä lopputulosta.
”Kun palveluiden prosesseja sähköistetään, ne pitää miettiä alusta asti uudestaan. Mikä on tarve, johon prosessi vastaa – mitä pitää saada aikaiseksi ja miksi?” Muhonen kuvailee. Kun vastaukset ovat selvillä, voidaan miettiä, millä sähköisillä välineillä ja malleilla palvelu on toteutettavissa.
Palveluiden skaalautuvuus kannattaa pitää mukana pohdinnassa alusta alkaen. Muhonen siteeraa havaintoa valtiovarainministeriön tekemästä kuntien digikartoituksesta: mitä useampi kunta tarjoaa samaa digipalvelua, sitä kehittyneempi se on.
”Harvalla yksittäisellä kunnalla – tai edes yhtiöllä – on resursseja ja osaamista palvelun ylläpitoon. Mutta kun käyttäjäkunta ja taustavoimat ovat suurempia, kehittämismahdollisuudet ovat kertaluokkaa paremmat”, Muhonen sanoo. Saas-malli, ohjelmiston toimittaminen palveluna pilvestä, on fiksu tapa varmistaa palvelun tekninen skaalautuminen.
Kun palveluntuottajat ovat uudistaneet toimintatapojaan ja riittävä osa julkishallinnon asiakkaista myös käyttää uusia sähköisiä palveluja, päästään nauttimaan digitalisaation maukkaimmasta hedelmästä.
”Työntekijöiden aikaa vapautuu tärkeimpään tehtävään, eli henkilökohtaiseen kanssakäymiseen kansalaisten kanssa, kun rutiininomaisia töitä on voitu automatisoida”, Jani Muhonen sanoo.
Vanhentunut malli ei digitalisoimalla parane
Olemassa olevan paperimaailman toimintamalleja ei Muhosen mukaan kannata digitalisoida sellaisenaan. Inhimillisesti katsoen näin olisi toki helppo toimia.
”On paljon vaadittu yksilöltä, että hän uskaltaa lähteä tekemään asioita eri tavalla kuin aiemmin. Helpompaa olisi pysytellä kiinni totutussa toimintatavassa”, Muhonen sanoo.
Mutta jos haluaa saada digitalisaatiosta mahdollisimman paljon irti, pitää kyseenalaistaa aivan kaikki. Jopa perinteinen ajattelu siitä, että mitä enemmän resursseja, sen parempi.
”Jos toiminnan lähtökohtana olisikin saada aikaan vähemmällä enemmän, julkispuolen digitalisaatiokehitys voisi nopeutua”, Muhonen miettii.
Juha Mäntylä mainitsee yhtenä käytännön haasteena siiloutumisen. Kansalaisten tiedot ovat monesti hajallaan erillisissä järjestelmissä. Tämä on osaltaan jarruttanut digitalisaatiota.
”Ratkaisu tähän ei kuitenkaan ole yksi suuri valtion virallinen järjestelmä. Sen sijaan olisi hyvä panostaa avoimiin rajapintoihin ja tiedon liikkumisen helpottamiseen”, Mäntylä sanoo.
Digitalisaatiotyön jatkuvuutta olisi myös suotavaa vaalia.
”Kun uusi hallitus aloittaa työnsä, sen olisi digiohjelmassaan hyvä ottaa opiksi aiemmista kokemuksista, ettei jo tehty digitalisaatiotyö vain valuisi hukkaan”, Jani Muhonen sanoo.
Hankinnat haasteena
Muhonen toivoisi näkevänsä valtiohallinnon ja yritysten asiakas-toimittajasuhteissa nykyistä enemmän kumppanuushenkeä.
”Julkisella puolella on paljonkin tahtoa palvelujen kehittämiseen yhdessä hyväksi tiedetyn yrityskumppanin kanssa. Tällainen yhteistyö voi kuitenkin jäädä toteutumatta, koska hankkeesta on tehtävä hankintalain mukainen julkinen kilpailutus”, Muhonen sanoo.
Vallitsevan hankintalain puitteissa voi totta kai operoida fiksusti, esimerkiksi painottamalla tarjouspyynnössä elinkaarikustannuksia. Muhonen kuitenkin uskoo, että hankintalain uudistamisesta seuraisi paljon hyvää. Hän pitäisi toivottavana esimerkiksi mahdollisuutta uudenlaisiin toimintamalleihin yrityskumppanien kanssa.
Muhonen mainitsee esimerkkinä nykyisen hankintalain puitteissa toteutetun yhteistyökuvion, jossa julkinen palvelu jäi yksityisen yrityksen ylläpidettäväksi ja kehitettäväksi.
”Hanketta kyseenalaistettiin ja kritisoitiin yleisesti. Tänä päivänä se on kuitenkin käytetyimpiä ja kustannustehokkaimpia palveluita sarallaan”, Muhonen sanoo.
Seuraavaksi:
Lue lisää tuottavuudesta »
Tutustu Visman julkishallinnon tuotteisiin ja palveluihin »