Mihin korvaukset perustuvat?
Työnantajasi voi korvata tilapäisestä työmatkasta aiheutuneita kustannuksia. Tilapäisellä työmatkalla tarkoitetaan matkaa, joka tehdään työpaikan ulkopuolella olevalle erityiselle työntekemispaikalle (esim. käynti asiakkaalla). Päivittäinen matka työn ja kodin välillä ei ole tämänkaltainen työmatka.
Korvauskäytännöissä voi olla eroja riippuen siitä, mitä esimerkiksi työ-, työehtosopimuksessa tai yrityksessä on sovittu. Lisäksi korvausten verottomuuden perusteet määrittelee Verohallinto vuosittaisessa päätöksessään. Korvausten edellytyksissä voi olla eroja, esimerkiksi ns. erityisaloilla, kuten rakennusala. Myös esimerkiksi osakeyhtiön omistajayrittäjän ja toiminimiyrittäjän korvauskäytännöissä on eroja verotuksen näkökulmasta.
Katsotaan seuraavaksi edellä mainittuja korvauksia nimenomaan Verohallinnon päätöksen näkökulmasta.
Kilometrikorvaus 2023
Verohallinnon päätöksen mukaan kilometrikorvausta voidaan maksaa verottomasti palkansaajalle, mikäli ajetaan tilapäisiä työmatkoja palkansaajan omistamalla tai hallitsemalla ajoneuvolla.
Korvauksen määrään vaikuttaa useampi asia:
- millaista ajoneuvoa on käytetty (auto, moottoripyörä jne.)
- onko kyseessä oma vai käyttöetuauto
- mahdolliset lisämatkustajat
- onko ajoneuvoon kytketty peräkärry tms.
Vuonna 2023 verovapaa kilometrikorvaus omalla autolla ajettaessa on 0,53 euroa/km.
Muut voimassa olevat verovapaat määrät löydät Verohallinnon päätöksestä.
Esimerkki vuoden 2023 korvauksilla:
Asiakaskäynti omaa autoa käyttäen, ajomatkaa kertyi yhteensä 100 km. Kyydissä mukana työhön liittyen yksi lisämatkustaja koko matkan.
Kilometrikorvaus 100 km * (0,53+0,04) = 57,00 eur.
Onko sinulla käytössäsi matka- ja kululasku järjestelmä? Visma.net Expensessä työntekijä voi lisätä työmatkoja suoraan mobiilisovelluksessa ja lähettää ne hyväksyttäväksi hallinnolle. 👇
Haluatko sujuvoittaa matka- ja kululaskujesi käsittelyä? Lue oppaastamme miten!
Päiväraha 2023
Verohallinnon päätöksen mukaan päivärahalla tarkoitetaan korvausta työmatkan aiheuttamista kohtuullisista ruokailu- ja muiden elinkustannusten lisäyksestä. Päivärahalla ei siis tarkoiteta matkustamisesta tai majoittumisesta suoritettavaa korvausta (esim. lentolippu tai hotellilasku), jotka voidaan korvata kulutositteiden perusteella.
Päiväraha lasketaan matkavuorokausittain eli 24 tunnin jaksoissa matkan alkamisesta (kotoa tai työpaikalta) siihen, kun matka päättyy (kotiin tai työpaikalle). Päivärahan suuruuteen vaikuttaa matkan keston lisäksi myös muun muassa mahdolliset ilmaiset ateriat.
Vuonna 2023 verovapaa kotimaan päiväraha
- työmatkan kesto yli 6 h: osapäiväraha 22 eur
- työmatkan kesto yli 10 h: kokopäiväraha 48 eur
Jos kotimaan työmatka kestää useamman päivän ja viimeinen täysi matkavuorokausi ylittyy
- 2-6 tuntia, korvataan lisäksi osapäiväraha
- yli 6 tuntia, korvataan siihen liittyen kokopäiväraha
Mikäli olet saanut työmatkalla ilmaisen tai esimerkiksi matkalipun hintaan sisältyneen ruoan, vaikuttaa se päivärahan suuruuteen. Päiväraha puolitetaan, jos kokopäivärahan kyseessä ollen olet saanut kaksi tai osapäivärahan kyseessä ollen yhden ilmaisen aterian matkavuorokauden aikana.
Esimerkki vuoden 2023 korvauksilla:
Kotimaan työmatka alkoi maanantaina kello 7:00 ja päättyi seuraavana päivänä 19:30 (matka ei sisältänyt ilmaisia aterioita). Matka sisälsi siis yhden täyden (24 h) ja yhden vajaan (12,5 h) matkavuorokauden. Koska viimeinen täysi matkavuorokausi ylittyi yli kuudella tunnilla, kertyy tästä työmatkasta kaksi kotimaan kokopäivärahaa (2*48 eur =96 eur).
Vuonna 2023 verovapaa ulkomaan päiväraha
Ulkomaan päivärahan laskentaperusteet eroavat osin kotimaan päivärahojen laskennasta.
- työmatkan kesto vähintään 10 tuntia (tätä lyhyemmät ulkomaanmatkojen päivärahat lasketaan kotimaan säännösten mukaan)
- päivärahan suuruus vaihtelee maakohtaisesti, määrät löydät Verohallinnon päätöksestä
Verohallinnon päätöksen mukaan ulkomaan työmatkojen osalta
- päiväraha määräytyy sen maan tai alueen mukaan, missä matkavuorokausi ulkomailla päättyy
- Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan tai alueen mukaan, josta laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai jonne se Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu
Suomeen palattaessa, jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden
- yli 2 tunnilla, on oikeus puoleen viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksetusta ulkomaanpäivärahasta
- yli 10 tuntia, on oikeus viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksettuun ulkomaanpäivärahaan
Ilmaisten aterioiden määrä vaikuttaa myös ulkomaanpäivärahaan. Ulkomaan päiväraha maksetaan 50 prosentilla alennettuna, mikäli ulkomaanpäivärahan kyseessä ollen on saatu kaksi ilmaista ateriaa matkavuorokauden aikana.
Esimerkki vuoden 2023 korvauksilla (ajat Suomen ajassa):
- Työmatka alkoi kotoa maanantaina kello 7:00
- Menolento Helsinki-Tukholma 8:30-9:30
- Paluulento Tukholma-Helsinki tiistaina 9:30-10:30
- Työmatka päättyi kotiin tiistaina klo 12:00
Matkan kokonaiskesto oli 29 tuntia, se sisälsi siis yhden täyden (24 h) ja yhden vajaan (5 h) matkavuorokauden. Ensimmäinen matkavuorokausi päättyi Ruotsissa ja Suomeen palattaessa viimeinen ulkomaan alueella päättynyt matkavuorokausi ylittyi yli kahdella, mutta alle 10 tunnilla. Työmatkasta kertyy näin ollen yksi Ruotsin kokopäiväraha ja puolet Ruotsin kokopäivärahasta 66+(66/2) eli 99,00 eur.
Ateriakorvaus 2023
Ilmaiset tai matkan hintaan kuuluneet ruoat voivat vaikuttaa päivärahan määrään, mutta mikä sitten on ateriakorvaus?
Verohallinnon päätöksen mukaan ateriakorvausta voidaan maksaa, mikäli työmatkasta ei suoriteta päivärahaa, eikä palkansaajalla työn vuoksi ole mahdollisuutta ruokailutauon aikana aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan.
Vuonna 2023 ateriakorvauksen enimmäismäärä on 12,00 euroa. Mikäli ruokailukertoja on kaksi, enimmäismäärä on 24,00 euroa.
Muut matkaan liittyvät kustannukset
Edellä mainittujen korvausten lisäksi työmatkaan liittyviä muita kuluja, kuten esim. maksamasi hotelliyöpyminen tai matkalippu, voidaan korvata tositteiden perusteella. Tositteilla tarkoitetaan kuitteja tai laskuja, joihin kustannus perustuu.
Matkalaskulla haet korvausta matkakustannuksista
Jotta työnantaja voi korvata työmatkoihin liittyviä kustannuksia, tulee sinun tehdä niistä matkalasku. Matkalaskusta tulisi selvitä korvausten perusteet, mm.
- kuka matkusti, mikä oli matkan tarkoitus ja kohde
- tarvittaessa reitti, ajoneuvo, ajokilometrit ja mahdolliset lisämatkustajat ja -tiedot
- matkan alkamis- ja päättymisajankohdat, ulkomaanmatkoissa myös maakohtaiset tiedot
- matkaan liittyvien kustannusten tiedot ja kuitit
Matka- ja kululaskuohjelmalla kulujen ilmoittaminen käy helposti. Visma.net Expensessä esimerkiksi kuitti skannataan sovellukseen ja järjestelmä täyttää kuitin tiedot automaattisesti. 👇
Matkalaskun käsittely
Eikä tässä vielä kaikki! Nyt on päästy matkalaskuun saakka, mutta maaliviiva ei vielä häämötä. Seuraavaksi matkalasku tulee toimittaa tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Jotta matkalaskun jatkokäsittely olisi sujuvaa ja nopeaa, tulisi matkaan liittyvien tietojen olla riittäviä ja oikein – lisäkyselyt ja tarkennukset vievät ylimääräistä aikaa ja hidastavat käsittelyä. Hyväksynnän jälkeen matkalaskut etenevät maksatukseen ja yrityksen kirjanpitoon. Lisäksi maksajan eli työnantajan tulee raportoida verottomat korvaukset palkkojen tavoin Tulorekisteriin. Tulorekisteri on sähköinen tietokanta, jonne ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista ja muista ansioista, koskien myös päivärahoja ja kilometrikorvauksia.
Matkakustannusten korvauksiin liittyy siis monia yksityiskohtia ja huomioitavia asioita. Mikäli ne tuntuvat monimutkaisilta ja aiheuttavat päänvaivaa, on järkevää käyttää apuna matkalaskusovellusta. Monipuolinen sovellus pitää taustalla huolta monista asioista, jotka helpottavat käsittelyä ja varmistavat tietojen oikeellisuuden, unohtamatta helppoutta ja mukavaa käyttökokemusta.
Tässä muutama matka- ja kululaskujärjestelmän hyöty:
- Helppo tapa tehdä matkalasku, silloin kun on sopiva hetki, ei tarvetta paperikuittien lähettelyyn.
- Vähemmän virheitä – sovellus tuntee säännöt ja hinnat ja laskee korvaukset automaattisesti antamiesi matkatietojen mukaan.
- Kaikki kirjaamasi laskut ja kuitit yhdessä paikassa.
- Laskut kuitteineen ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle.
- Laskut voidaan käsitellä nopeammin – tiedot maksatusta, kirjanpitoa ja raportointia varten muodostetaan taustalla automaattisesti.
Visma.net Expense tekee yrityksesi matka- ja kululaskujen käsittelystä helppoa, sujuvaa ja turvallista. Selainpohjaisella Visma.net Expensellä kirjaat matka- ja kululaskut missä ja milloin tahansa ollessasi internet-yhteyden päässä: eri laitteilla – matkalla, kotona tai töissä.