Verkkolaskutuksen ABC

Verkkolaskutuksen hyödyt ovat kiistattomat sekä yritykselle että asiakkaille. Myynti- ja ostoreskontra ovat oivia paikkoja yritykselle karsia turhia toimenpiteitä ja kuluja. Myös asiakkaat arvostavat vaivatonta tapaa vastaanottaa ja maksaa laskuja.

Sveitsiläisen tutkimusyritys Billentiksen tekemän raportin mukaan verkkolaskun säästö käsittelykuluissa suhteessa paperilaskuun on lähettäjälle 64% per lasku ja vastaanottajalle 59% per lasku. Rahassa mitattuna säästö on yli 17 euroa laskulta.

Mitä verkkolaskutuksella tarkoitetaan?

Verkkolaskulla tarkoitetaan laskutietojen välitystä sähköisesti myyjältä ostajalle. Verkkolasku toimitetaan lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään täysin sähköisesti ja tiedot välitetään konekielisessä muodossa, yleensä XML-sanomana.

E-lasku on nimitys, jota käytetään kuluttajille lähetettävistä verkkolaskuista. Niiden tekninen sanomamuoto on aina Finvoice, ja verkkolaskutuksen käyttöönotto sekä laskujen vastaanotto tapahtuu aina kuluttajan oman verkkopankin kautta.

Miten verkkolaskutus toimii?

Verkkolasku lähetetään postittamisen sijasta sähköisesti suoraan kuluttajan tai yrityksen verkkopankkiin tai laskutusohjelmaan, ja se sisältää samat tiedot kuin perinteinen paperilaskukin. Yritys voi käyttää verkkolaskuaineiston välittämiseen pankkiyhteysohjelmaa tai sähköisten laskujen välitystä tarjoavaa verkkolaskuoperaattoria. Itse laskun lisäksi myös maksumuistuttaminen voidaan tehdä verkkolaskumuodossa.

Tiesitkö?

Perintäkirje menee verkkolaskumuodossa perille keskimäärin 1-2 päivää nopeammin kuin normaalina kirjepostina. Sähköisen perinnän käyttöönotto kotiuttaa saatavasi peräti 6,6 päivää nopeammin kuin perinteisellä tavalla aloitettu perintämalli.

Verkkolaskujen lähettäminen

Verkkolaskujen lähettämisen edellytyksenä on, että yrityksen laskutusohjelma tukee verkkolaskujen lähetystä. Lisäksi verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite ja sopimus laskutusoperaattorin kanssa verkkolaskun välityksestä.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Myös verkkolaskujen vastaanottaminen edellyttää, että yrityksen taloushallinto-ohjelma tukee verkkolaskutusta, ja että verkkolaskutussopimus on solmittu operaattorin kanssa.

Kun yritys on aloittanut verkkolaskutuksen, toimittajia ja vastaanottajia kannattaa tiedottaa asiasta ja jakaa heille yrityksen verkkolaskuosoite. Näin verkkolaskutus saadaan mahdollisimman laajasti käyttöön ja sen hyödyt maksimoitua.

Ostajan ollessa yritysasiakas verkkolasku vastaanotetaan sähköisessä muodossa yrityksen omiin taloushallinnon järjestelmiin ja lasku on täsmäytettävissä tilausviitteellä suoraan sitä koskevaan tilaukseen. Kuluttaja-asiakkaat vastaanottavat verkkolaskut pääsääntöisesti suoraan verkkopankkiinsa.

Kenelle verkkolaskutus sopii?

Verkkolaskutus sopii periaatteessa millaiselle yritykselle tahansa, mutta erityisesti paljon laskuttavissa yrityksissä verkkolaskutuksen hyödyt muodostuvat merkittäviksi.

Kun yrityksesi harkitsee verkkolaskujen lähetykseen siirtymistä, kannattaa miettiä, millainen laskujen vastaanottajaryhmä yrityksellänne on. Kuinka moni asiakkaistanne haluaisi saada laskunsa verkkolaskuna? Esimerkiksi B2B-puolella verkkolaskut ovat tavallisesti toivottu laskutustapa vastaanottajien keskuudessa niiden tehokkaan käsittelyn vuoksi.

Kaipaatko apua yrityksesi verkkolaskutukseen?

Jos haluat tietää lisää verkkolaskutuksesta, lataa maksuton oppaamme “Verkkolaskutus: mitä, miksi ja miten”.

Laskutuspalvelumme hoitaa luotettavasti verkkolaskujen lähettämisen ja koko laskutusprosessin. Lataa laskutuspalvelun hinnat tästä.

 

Kristian Lindén, Markkinointijohtaja Visma PPG.
Connect with Kristian: