Työvoiman hallinta muistuttaa ison palapelin kokoamista. Suunnittelijan on tiedettävä palkanmaksun perusteet, tavoitetyöajat, työtehtävien valmiusvaatimukset, henkilöstön osaaminen, käytetyt lomat ja poissaolot sekä mahdolliset henkilökohtaiset rajoitteet ja toiveet työaikojen suhteen. Työvuorosuunnittelu pitäisi hoitaa myös kustannustehokkaasti.
Pahimmillaan työvuorolistan muodostaminen voi viedä useamman työpäivän viikosta. Miten suunnittelua voisi tehostaa? Voiko tekoäly tuoda ratkaisun työvoiman hallinnan haasteisiin?
Työajoilla on merkittävä vaikutus henkilöstön työhyvinvointiin ja työkykyyn. Työn kuormittavuuteen vaikuttaa mm. työntekijän mahdollisuus vaikuttaa omiin työvuoroihin. Henkilöstön työhyvinvointi heijastuu suoraan potilasturvallisuuteen. Työvuorojen suunnitteluun vaikuttaa usein työpaikalla vallitseva kulttuuri ja henkilöstön keskinäiset suhteet. Työvuorosuunnittelua ei syyttä kutsuta vallankäytön välineeksi.
Optimoinnilla oikea osaaminen, oikeassa paikassa oikeaan aikaan
Mitä optimointi tarkoittaa? Lyhyesti kiteytettynä optimoinnilla halutaan saavuttaa tila, jossa oikea määrä tarvittavalla osaamisella olevia henkilöitä on oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Perinteisesti työvuorolistojen suunnittelun automatisointi on toteutettu hyödyntämällä kiertäviä työvuorolistoja. Tavoitteena tämänkaltaisessa automatisoinnissa on tuottaa mahdollisimman helposti työvuorolista, joka toteuttaa henkilölle tietyn tuntimäärän suunnittelujaksolla siten, että työehtosopimusten määräykset täyttyvät. Suunniteltavan yksikön kannalta eri kiertojen summana saadaan myös haluttu miehitys. Kun pyritään tarvelähtöiseen optimointiin, WFM-järjestelmä hyödyntää tekoälyä työvuororakenteen muodostamisessa tai työvuorolistan suunnittelussa.
Osallista henkilöstö
Optimointi voi onnistua vain, jos optimoinnille on asetettu selkeät ja priorisoidut tavoitteet. Ensin tulee selvittää mihin tarpeeseen optimointia käytetään. Optimointiprojekteissa henkilöstön osallistaminen on erittäin tärkeää jotta tavoitteisiin voidaan päästä. Jotta optimointi olisi mahdollista, on huomioitava mahdolliset rajoitteet, esimerkiksi työehtosopimuksesta tulevat rajoitukset.
Työvuorosuunnittelussa kuvataan ensin tarvittavat työtehtävät ja osaamisvaatimukset, joille haetaan oikeat tekijät. Näin varmistetaan, että henkilöstö tekee osaamista vastaavaa työtä, mikä tukee työhyvinvointia. Hyvinvoiva henkilöstö puolestaan jaksaa huolehtia potilaista paremmin ja potilasturvallisuus paranee. Optimoinnin avulla henkilöstöä voidaan liikuttaa oikeisiin tehtäviin, kun töiden osaamisvaatimukset on tiedossa. Henkilöstön liikkuvuus toimipisteiden välillä vähentää sijaisten käyttöä ja tuo kustannussäästöä.
Säästöä turvallisuudesta ja työhyvinvoinnista tinkimättä
Optimointiprojekteissa on kyse aina toiminnan kehittämisestä ja muutosjohtamisesta. WFM-järjestelmä ei yksin pysty tekemään ihmeitä, vaan sen lisäksi tarvitaan muutos totuttuihin toimintatapohin. Esiselvitysten perusteella on havaittu satojen tuhansien, jopa miljoonien eurojen säästöpotentiaali sote-sektorilla. Taloudellisen näkökulman lisäksi optimoinnin todelliset hyödyt näkyvät parhaiten potilasturvallisuuden parantumisena, työhyvinvoinnin kasvuna, sairauspoissaolojen vähentymisenä ja prosessien tehostumisena.
Kiinnostuitko? Tutustu Visma Numeronin pilvipohjaiseen työvoiman hallintajärjestelmään.
