Näin pidät matka- ja kuluhallinnan järjestelmän käyttöönoton tehokkaana
Järjestelmän käyttöönottoprojekti kalskahtaa ikävästi puoli vuotta kestävältä urakalta, johon uppoaa enemmän resursseja kuin yrityksellä olisi antaa.
Matka- ja kuluhallinnan järjestelmästä puhuttaessa tämä ei onneksi pidä paikkansa: hyvä järjestelmäprojekti on mahdollisimman nopea ja tehokas. Esimerkiksi M2-järjestelmän käyttöönottoprojekti vie tehokkaasti tehtynä vain noin 4–10 työpäivää. Tyypillisesti nämä päivät sijoittuvat parin kuukauden jaksolle.
On hyvä muistaa, että hyvin suunniteltu on puoliksi jo käytössä. Jos järjestelmäprojektiin lähtee kylmiltään, on todennäköisempää että projekti venyy useiden kuukausien mittaiseksi. Kun pohjalla on hyvä suunnitelma ja käytössä tarvittavat resurssit, voi prosessi olla hyvinkin nopea.
Koska tehoton järjestelmäprojekti on jokaisen talousjohtajan painajainen, kasasimme tähän blogiin askeleet joiden avulla varmistat, että käyttöönottoprojekti sujuu mahdollisimman kivuttomasti.
Askel 1: Pohdi prosessi perinpohjin
Jos yrityksessäsi on aiemmin hoidettu matka- ja kululaskut Excelissä tai kiikuttamalla paperilappuja paikasta toiseen, saman prosessin tuominen järjestelmään sellaisenaan tuskin on järkevää. Järjestelmän kun on tarkoitus tehdä prosessista mahdollisimman sujuva.
Toisaalta vaikka laskut hoituisivatkin jo sähköisesti, kannattaa käyttöönotossa silti tarkastella onko nykyinen prosessi paras mahdollinen. Prosessissa voi olla hiottavaa ja uusi järjestelmä voi tuoda jotain sellaisia mahdollisuuksia joita vanhasta ei löydy.
Jotta käyttöönottoprojekti ei tyssäisi heti alkumetreillä, mieti jo etukäteen miltä prosessi teidän organisaatiossanne voisi näyttää.
Kysy siis seuraavat kysymykset:
→ Haluatteko tehdä matkasuunnitelmia vai kirjata kulut vasta jälkikäteen?
→ Onko tavoitteenanne käsitellä korttitapahtumia ja matkatoimisto-ostoja?
→ Kuka tekee laskun: matkustaja vai joku muu?
→ Kuka laskut hyväksyy? Voiko sama henkilö tarkistaa, että kuitit ja tiliöinnit menevät oikein vai tarvitaanko tähän toinen vastuuhenkilö?
→ Miten prosessi on mahdollisimman helppo niin työntekijälle kuin hyväksyjillekin?
→ Millaista tietoa tarvitaan prosessin tueksi? Entä mihin kaikkialle matka- ja kululaskuista saatavien tietojen pitäisi kulkeutua?
Askel 2: Kartoita integraatioiden tarpeellisuus
Jokaisella organisaatiolla on yksilölliset tarpeet, ja siksi myös se vaihtelee, mihin kaikkiin järjestelmiin matka- ja kuluhallinta halutaan yhdistää.
Yleensä matka- ja kuluhallinnan järjestelmään tarvitaan integraatio ainakin kirjanpidon järjestelmän kanssa. Tällöin kirjanpitojärjestelmän toimittajalta tarvitaan tarkka kuvaus siitä, mitä tietoja järjestelmien välillä tulisi kulkea. Lisäksi ainakin suuremmissa organisaatioissa kannattaa harkita integraatiota myös HR-järjestelmään. Näin henkilötietoja ei tarvitse kirjata kahteen kertaan, vaan ne siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen.
Mieti siis etukäteen mihin integraatioihin yrityksellänne voisi olla tarvetta ja miksi. Näin pääsette konsultin kanssa suunnittelemaan ne heti osaksi käyttöönottoprojektia.
Askel 3: Ravistele resurssit ajoissa hereille
Matka- ja kuluhallinnan järjestelmän käyttöönotto ei ole rakettitiedettä ja näin ollen sen myötä tulevat työmäärät eivät ole päätähuimaavia. Mukaan tarvitaan kuitenkin tietyt vastuuhenkilöt ja tässä saatetaan törmätä haasteeseen. On nimittäin hyvin tyypillistä, että organisaatiossa on samaan aikaan käynnissä useampi järjestelmäprojekti. Ja harmillisen usein näissä tarvitaan samojen henkilöiden panosta.
Ja jos ollaan rehellisiä: matka- ja kululaskut ovat harvoin kenenkään ykkösprioriteetti. Siksi tällaisen järjestelmän käyttöönotto tuppaa helposti jäämään kiireisempien jalkoihin ja projekti saattaa venyä pahimmillaan useiden kuukausien mittaiseksi.
Toinen haaste piilee kolmansien osapuolien resursseissa. Erityisesti isommilla järjestelmätoimittajilla saattaa olla kalenteri jo täynnä kuukausia eteenpäin. Siksi on tärkeää viestiä ajoissa milloin heidän panostaan kaivataan. Mikäli tuntuu että resursseja ei ole saatavilla heti, ehkä käyttöönottoprojektia kannattaa mieluummin lykätä hieman. Näin vältytään siltä, että projekti venyy ja muuttuu tehottomaksi aika- ja rahasyöpöksi.
Askel 4: Kasaa toimiva tiimi
Hyvä järjestelmä mukautuu yrityksen tarpeisiin. Siksi matka- ja kulunhallinnan järjestelmän käyttöönottoprojektissa on tärkeää osallistaa ne henkilöt, jotka tietävät mitä tarpeita käyttäjillä ja organisaatiolla on. Nappaa siis oikeat osaajat mukaan heti ensimmäiseen projektitapaamiseen.
Matka- ja kuluhallintaprosessi on osittain sekä henkilöstöhallinnon että taloushallinnon pöydällä, joten heidät kannattaa pitää mukana alusta asti. Lisäksi kannattaa kutsua tapaamisiin järjestelmän tuleva pääkäyttäjä ja hänen varahenkilönsä. Heidät on hyvä ottaa mukaan oppimaan järjestelmän toiminnallisuuksia heti alusta lähtien.
Pilvipalvelussa sijaitsevan järjestelmän kuten M2:n kanssa ei yleensä tarvita organisaation IT-resursseja. Vain jos kaipaatte järjestelmään esimerkiksi kertakirjautumista tai tiedonsiirtoja, saattaa IT:n osallistaminen olla tarpeen.
Askel 5: Varaa aikaa testaamiselle
Vaikka käyttöönottoprojekti onkin pohjimmiltaan vikkelä, kannattaa sen loppuvaiheeseen varata aikaa testaamista varten. Näin varmistat, että pääkäyttäjä aidosti ymmärtää prosessin ja sen, miten laskut järjestelmässä liikkuvat. Siksi suosittelemme jättämään käyttöönottoprojektin ja jalkauttamisen väliin lyhyen testijakson ja pyöräyttämään muutaman testilaskun järjestelmän kautta.
M2-käyttöliittymä on intuitiivinen, joten erillisille loppukäyttäjäkoulutuksille organisaatiossa ei välttämättä ole tarvetta. Mikäli pääkäyttäjä haluaa uppoutua tarkemmin järjestelmän toimintaan, voi hän aina perehtyä verkkokoulutusympäristön sisältöihin. Tämän voi tehdä joustavasti missä ja milloin tahansa.
