Näin olet läsnä etätyöntekijän arjessa – 5 vinkkiä HR:lle ja esimiehille
Monen organisaation arki mullistui kun etätyö astui kuvaan pyytämättä ja yllättäen.
Poikkeuksellinen arki toi mukanaan myös hyviä puolia, erityisesti organisaatioissa joissa on vielä ujosteltu etätyöhön siirtymistä. Villi veikkaukseni kuitenkin on ettei yksikään työyhteisö ole säästynyt muutoskivuilta.
Suurin haaste tuntuu kumpuavan kommunikaatiosta, tai oikeammin sen puutteesta. Tyypillisesti työyhteisössä ideoidaan ja jaetaan tietoa myös neukkarin ulkopuolella, mutta kun kommunikaatio on siirtynyt puhtaasti virtuaaliyhteyksien varaan, tämä aspekti on jäänyt vähemmälle.
Esimiehet ja HR ovat nyt tiukan paikan edessä ja jokaisen täytyy keksiä uusia keinoja olla läsnä työntekijän arjessa. Siksi listasimme parhaat vinkkimme joiden avulla varmistat, että kommunikaatio pelaa ja työntekijä saa riittävästi tukea päivittäiseen työhönsä.
1. Pidä päivittäinen 15 minuutin stand-up
Tällä ei nyt tarkoiteta vitsikerhon kokoontumista (vaikka miksipä sitäkin ei voisi kokeilla), vaan agile-työskentelymalliin kuuluvaa kikkakolmosta, jossa tiimi keskustelee joka päivä vartin ajan tulevan päivän tehtävistä.
Tapaamisen tavoite on luoda struktuuria arjen keskelle ja varmistaa että tieto kulkee sujuvasti tiimin sisällä.
Stand-upissa kannattaa käydä läpi esimerkiksi nämä kysymykset:
- Mitä teit eilen? Mitä tehtäviä sait edistettyä?
- Mitä aiot tehdä tänään?
- Onko näkyvissä jotain esteitä, jotka hankaloittavat tehtävien suorittamista?
Vinkki: Jotta tapaaminen ei lipsahda isoveli valvoo -tunnelmiin, kannattaa samalla käydä läpi vaikkapa fiiliskierros ja kysyä millä tunnelmilla kukainenkin suuntaa tulevaa päivää kohti.
2. Varaa kalenteriin etäkahvit tai lounashetki
Vaikka äkkiseltään kahvihetkien poisjääminen ei tunnu katastrofilta, on hyvä muistaa että hyvä työyhteisö ja kuulumisten vaihtaminen on monelle iso osa työhyvinvointia ja ilman arjen kohtaamisia stressitasot kipuavat helposti nousuun. Pitkällä tähtäimellä tällä voi olla ikäviä seurauksia.
Siksi kahvitauot ja lounaat kannattaa tuoda takaisin työntekijöiden arkeen videon välityksellä.
Näissä tapaamisissa ei kannata olla agendaa, vaan keskustelu voi soljua itsestään, aivan kuten normaalillakin tauolla.
Jos osallistujia on paljon ja keskustelu tuntuu haastavalta, voi porukkaa jakaa erillisiin virtuaalihuoneisiin erilaisten videoneuvottelusovellusten avulla.
Vinkki: Mikäli kahvihetki tai lounas videon välityksellä on jo tuttua huttua, kokeilkaa vaihteeksi virtuaalista afterworkia tai vaikkapa lukupiiriä. Kannusta kaikkia pitämään video päällä niin että näette myös toistenne kasvot.
3. Huolehdi tiimisi ergonomiasta
Kotitoimistolla saa nopeasti niskajumin aikaiseksi koko porukalle. Kannusta siis tiimiäsi pitämään ylimääräisiä taukoja esimerkiksi taukojumpan merkeissä. Esimerkiksi Cuckoo-taukojumppasovellus tarjoaa tällä hetkellä ilmaisen 30-päivän kokeilun.
Mikäli etätyöt jatkuvat organisaatiossanne pidempäänkin, hieno kädenojennus on tarjota mahdollisuutta lainata ergonomiaa edistäviä välineitä toimistolta. Isompi näyttö tai kunnon työtuoli auttaa jo huomattavasti.
Vinkki: Jos monilla työntekijöistänne on älykelloja tai urheilurannekkeita, voi liikunnasta tehdä yhteisöllistä. Esimerkiksi HeiaHeia-sovelluksen avulla voitte pistää pystyyn työpaikan yhteisen urheiluhaasteen, jossa kaikki voivat seurata toistensa edistymistä.
4. Luo uusia kanavia pikaviestiryhmään
Jos työpaikkanne viestintäkanavissa, kuten Teamsissä tai Slackissä on tyypillisesti keskusteltu vain työasioista, nyt jos koskaan on aika perustaa kanava joissa jutellaan jostain aivan muusta.
Esimerkiksi vitsiryhmä, kuulumisten vaihtokanava, valituskanava tai kehuille pyhitetty ketju auttaa muistamaan, että käytäväkeskustelua on lupa käydä virtuaalisestikin.
Vinkki: Perustakaa kanava videokuulumisten vaihtoa varten. Tubettajien suosiossa olleet My day -videot ovat hauska piristys myös työyhteisön arkeen. Voitte esimerkiksi luoda kiertävän vuoron, jonka aikana jokainen työntekijä vuorollaan kuvaa lyhyitä videoita omasta arjestaan ja jakaa ne muiden kanssa.
5. Vaihda koneen ääressä istuminen happihyppelyihin
Poikkeustilanteessa keskittymiskyvyllä on tapana harhailla ja tällöin työtehtävät tuppaavat viemään reippaasti enemmän aikaa kuin normaalisti. Samalla työn ja vapaa-ajan rajat hälvenevät ja työntekijä jumiutuu tekemään pitkiä työpäiviä kotisohvalta käsin.
Mikäli palaverin agenda ei siis velvoita koneen ääressä istumista, ehdota osallistujille kävelyretkeä. Ulkoilu piristää ja luo lisätaukoa päivään, jolloin keskittymiskyky on helpompi palauttaa takaisin käsillä olevaan tehtävään.
Vinkki: Hyödynnä tämä harvinainen tilaisuus, varaa ylimääräistä aikaa palaverin loppuun ja pyydä työkaveriasi esittelemään asuinseutuaan muulle tiimille.
Haluatko lisää vinkkejä henkilöstön johtamiseen? Tilaa suosittu, kerran kuussa ilmestyvä HR-uutiskirjeemme!
