Viime aikoina media on toden teolla herännyt hoivakotien laatuongelmiin. Ongelmina esiin ovat nousseet muun muassa henkilökunnan puute, osaamisvajeet ja työvuorosuunnittelun haamuhoitajat. Mutta mistä löydämme lääkkeen, joka ratkoo nämä ongelmat? Vai onko sellaista?
Kun flunssakausi pamahtaa päälle, ollaan terveydenhoitoalalla usein lirissä. Vakituisen henkilöstön sairastuessa osaavia sijaisia on vaikea löytää ja pahimmillaan esimiesten työpäivistä valtaosa menee sijaisten metsästämiseen ja työvuorojen sumplimiseen.
Vaikka pahin influenssakausi alkaakin kohta olla samanlainen muisto kuin menneen talven lumetkin, ei ongelma kuitenkaan ole poistunut. Henkilöstön optimaalinen työvuorosuunnittelu vaikuttaa olevan terveydenhoitoalan ikuisuusongelma. Tänä vuonna paljastuneet hoivakotien räikeät puutokset ovat vain tuoneet haasteet toden teolla ison yleisön tietoon, ja hyvä niin.
Osaako vai eikö osaa?
Mutta mistä nämä ongelmat sitten johtuvat? Miksi juuri terveydenhoitoala painii jatkuvien työvoimahaasteiden parissa? Mikä tekee vaikkapa hoivakodeista erilaisen kohteen kuin mikä tahansa muu työpaikka?
Syitä on monia.
– Ensinnäkin pitää muistaa, että hoiva-alalla työskennellään ihmisten parissa. Vanhusten hoivakodissa voivat tilanteet ja tarpeet muuttua nopeastikin, kun asukkaat ovat välillä kotona ja välillä terveyskeskuksessa tai taloon tulee uusia asukkaita, kertoo Pirjo Ketola, joka työskentelee Vismalla työvoiman hallinnan sote-asiantuntijana.
– Ja jotkut asukkaat vaativat enemmän hoitoa kuin toiset.
Ei siis ole helppoa arvioida viikkoja etukäteen, millainen tilanne yksikössä tai osastolla tulee olemaan.
– Myös henkilökuntaan liittyvät asiat vaikuttavat mitoitusvaikeuksiin. Poissaolot panevat aina pakan sekaisin eikä kaikkien työntekijöiden osaaminen ole välttämättä tiedossa, eikä ainakaan sähköisessä muodossa siten, että osaaminen näkyisi suunnittelussa, Ketola jatkaa.
Tämä viekin meidät isoimpien ongelmien juurelle: työvuorojen suunnittelu ja optimaalinen mitoittaminen on mahdotonta, jos ei ole tiedossa kaikkea tarvittavaa tietoa. Ketolan mukaan asiakkaiden työvuorosuunnittelu on nykyisin usein liian henkilösidonnaista. Tämä tarkoittaa sitä, että suunnittelijalla tai esimiehellä on paljon kokemuksen mukanaan tuomaa hiljaista tietoa, joka ei ole missään muualla käytettävissä. Tämä tieto koskee esimerkiksi ihmisten osaamista tai työn tarvetta.
– Usein työvuorosuunnittelija tietää itse, mikä on kunkin työntekijän osaaminen ja mihin tehtäviin hänet on perehdytetty. Mutta mitä sitten, kun suunnittelua tekee sellainen ihminen, jolla tätä tietoa ei ole? Hän suunnittelee työvuorot parhaan tietonsa mukaan, jolloin työntekijöitä voidaan sijoittaa sellaisiin tehtäviin, joihin heillä ei riitä osaaminen.
Tämä on ongelma sekä asukkaiden turvallisuuden että työntekijöiden työhyvinvoinnin ja -motivaation näkökulmasta.
Kukaan ei halua työskennellä tehtävissä, joihin ei ole riittävää osaamista. Eikä kukaan varmasti halua itseään hoitavan sellaiset ihmiset, jotka eivät osaa työtään – oli kyse sitten toimintatavoista, työvälineistä tai vuorovaikutuksesta asiakkaiden kanssa.
Työvuorosuunnittelulla onkin iso vaikutus moneen asiaan, ja eniten tietysti asiakkaisiin.
Lue lisää aiheesta:
Case Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut: Säästä rahaa ja aikaa järjestelmähankkeen esiselvityksellä
Case Oral: mutkien kautta kiitettävään lopputulokseen
Case Kårkulla: Numeron toimi muutoksessa vetoapuna
Mistä saadaan tulevaisuuden osaajat alalle?
Ei ole salaisuus, että hoitoalalle on vaikeaa löytää ammattitaitoisia tekijöitä. Mutta mistä tämä johtuu? Joka vuosi pelkästään sairaanhoitajia valmistuu yli 3 000 eli ala itsessään kyllä kiinnostaa yhä.
Vastauksia lienee yhtä monta kuin avoimia paikkojakin, mutta yksi työntekijöitä karkottava tekijä on varmasti työhyvinvointi – tai oikeastaan työpahoinvointi. Työpahoinvointi, jota ruokkivat huono tai olematon perehdytys, vajaa miehitys ja epäreilut työvuorot. Kaikki päivittäistä arkea monessa paikassa.
– Hoivatyö on raskasta ja ihmisillä teetetään työtä, johon heillä ei ole valmiuksia. Työpaikoilla on paljon vaihtuvuutta ja tästä syystä olemassa oleva henkilöstö uupuu. Ja vaihtuvuus vain kasvaa entisestään, Ketola kuvailee.
Oravanpyörästä on vaikeaa päästä pois – ainakin, jos tehdään asiat samalla lailla kuin tähänkin asti. Siksi jonkin tekemisessä pitää muuttua. Ja se jokin on rohkea toimintatapojen uudistaminen ja nykyaikaiset järjestelmäratkaisut, jotka mahdollistavat muutoksen jalkauttamisen.
Automatiikka apuun
Jokaisella työntekijällä pitäisi olla mahdollisuus vaikuttaa omiin työvuoroihinsa edes jossain määrin. Jokaisen työntekijän pitäisi myös kokea tulevansa kohdelluksi tasa-arvoisesti ja reilusti.
– Työvoimasuunnittelun pitää olla tasapuolista ja läpinäkyvää. Ei ole reilua, että pyhävapaat menevät niille, jotka ehtivät niitä ensimmäisenä pyytää tai että naamakerroin vaikuttaa työvuorojen jakautumiseen, Ketola toteaa.
Valitettavasti tasapuolisuus ja työvuorosuunnittelun läpinäkyvyys eivät useinkaan toteudu. Syy siihen on se, että työvuorosuunnittelu tehdään manuaalisesti. Yleensä yksi ihminen suunnittelee vuorot yrittäen samalla huomioida työntekijöiden Post-it-lapuille tai sähköposteihin lähettämiä työvuoro- ja vapaapäivätoiveita. Tässä tilanteessa on vaikea olla reilu ja objektiivinen, vaikka haluaisikin.
Tasapuolisuus on kuitenkin helppo toteuttaa, jos työvuorosuunnittelun tekee kone, automatisoitu työvoiman hallintajärjestelmä. Se on kaikille reilu. Se ei tee päätöksiä sen mukaan, kuka on ensimmäisenä esittänyt toiveet tai kuka on parempaa pataa esimiehen kanssa.
Automatisoitu työvoiman hallintajärjestelmä auttaakin parantamaan työhyvinvointia ja kannattavuutta monella tapaa.
– Sen lisäksi, että järjestelmä luo oikeudenmukaisuutta työvuorosuunnitteluun, tarjoaa se myös mahdollisuuden vaikuttaa omaan työhön ja työvuoroihin. Toiveita voi yhä esittää lisäämällä ne sähköisesti itse järjestelmään. Näin työn ja yksityiselämän yhteensovittaminen on helpompaa, mikä lisää työmotivaatiota, Ketola kuvailee.
– Järjestelmä näyttää myös, mihin tehtäviin kukin työntekijä on koulutettu ja perehdytetty. Tämä tieto ohjaa myös sitä, mihin tehtäviin heidät sijoitetaan. Näin vältytään siltä, että ihmiset joutuisivat jatkuvasti uusien tilanteiden ja toimintatapojen äärelle ja osaamisesta tulee aidosti merkityksellistä.
Peli ratkaistaan päivittäisessä työvoiman ohjauksessa
Sen lisäksi, että työvoiman hallintajärjestelmä ohjaa resursointia ihmisten osaamisen mukaan, tarjoaa se reaaliaikaisen näkymän kokonaistilanteeseen. Konetta ei voi huijata eli se näyttää aina oikean hoitajamitoituksen – ei sitä, mikä mitoituksen piti olla, kun suunnitelmaa tehtiin viikkoja sitten. Se myös kertoo, millaisia eroja mitoituksessa on, kun tarkastellaan suunnittelu- ja toteumavaihetta.
Ei pidä unohtaa myöskään järjestelmän mukanaan tuomia rahallisia säästöjä.
Ketola kertoo esimerkin:
– Jos toteumavaiheessa manuaaliseen papereiden käsittelyyn, poissaolojen syöttämisiin, toteumien tallentamisiin, sijaisten hakemiseen, vuoronvaihtoihin ja keikkalaisten tuntien valvontaan menee esimieheltä manuaalisin menetelmin arviolta 4 – 12 päivää kolmen viikon jaksossa, kuluu näihin automatisoinnin ja toimintatapojen uudistamisen jälkeen aikaa enää pari päivää jaksoa kohti. Erotuksena saatavilla työpäivillä tekisi hoitotyötä jo aika paljon.
Toinen elävän elämän esimerkki on erään hoivayksikön asiakkaalta, joka tarvitsee sijaisia terveydenhuollon pakollisten koulutusten takia 80 henkilötyöpäivää vuodessa. Kun työvoiman hallintajärjestelmä on hoitanut suunnittelun ja osaaminen on näkyvää, ei vuokratyövoimaa ole tarvittu lainkaan vaan sijainen löytyy aina yksikön sisältä.
Automatisoidut järjestelmät ovatkin aikamoinen kilpailuvaltti, jota arvostavat sekä palvelua ostavat asiakkaat, yhteistyökumppanit että työntekijät. Kun automaatio keskittyy työvuorosuunnitteluun ja mitoituksen valvomiseen, voidaan keskittyä arvokkaampiin asioihin, kuten hoitotyöhön ja johtamiseen.
Miltä tulevaisuus näyttää?
Vasta aika näyttää, millainen on hoiva-alan tulevaisuus viiden, kymmenen vuoden kuluttua. Toivottavasti huomattavasti paremmalta kuin nykytilanne. Asiat eivät kuitenkaan muutu sillä, että odotellaan muutosta tekemättä mitään.
Itse Einsteinin väitetään sanoneen, että on hulluutta tehdä samat asiat uudelleen ja uudelleen ja odottaa eri tuloksia. Emme tiedä, onko ajatus todella Einsteinin suusta, mutta totuuden siemen siinä kuitenkin on. Lienemme kaikki samaa mieltä siitä, että hoivakotien tämän hetkinen tilanne on kestämätön ja siksi niiden toimintaa pitää muuttaa radikaalisti. Yksi tapa tähän on ottaa käyttöön uusi, osaamisen ja datan pohjalta johdettu työvoiman hallintajärjestelmä. Se auttaa näkemään, mikä työvoiman ja työn tarpeen todellinen tilanne on tänään, ja ennustamaan, miltä tilanne näyttää huomenna.
Ketola summaa asian viisaasti:
– Pannaan järjestelmät tekemään työt, jotka ne osaavat parhaiten. Ja annetaan ihmisten keskittyä tekemään sitä, mikä on oikeasti tärkeää: hoitotyötä.
Onko uuden järjestelmän hankinta ajankohtaista?
