Isoihin yrityksiin verrattuna pk-yrityksillä on yleensä varsin rajalliset varat ja resurssit erilaisten järjestelmähankintojen suhteen. Pk-yritysten ei siis ole isojen yritysten tavoin mahdollista hankkia täysin omiin tarpeisiin räätälöityä toiminnanohjausjärjestelmää, vaikka valmiiden järjestelmien tiettyjä osa-alueita voitaisiinkin muokata aina kullekin pk-yritykselle sopiviksi.
Pk-yritysten onkin kyettävä valitsemaan tarjolla olevista ohjelmistoratkaisuista juuri oman yrityksen tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla vastaava järjestelmä. Tiedätkö jo, millaiset ominaisuudet korostuvat hyvässä toiminnanohjausjärjestelmässä pk-yritykselle?
Ohjelmiston laajennusmahdollisuudet ovat avainasemassa
Toiminnanohjausjärjestelmä on merkittävä investointi pk-yritykselle, joten on tärkeää, että sama ohjelmisto palvelee yrityksen tarpeita silloinkin, kun yritystoiminnassa tapahtuu muutoksia yrityksen liiketoiminnan kasvaessa ja muuttuessa. Ohjelmiston laajennusmahdollisuudet tulevaisuuden tarpeiden mukaan ja skaalatutuvuus ovatkin pk-yritykselle hyvän toiminnanohjausjärjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia.
Ideaalitilanteessa toiminnanohjausjärjestelmä jo itsessään tarjoaa toimivat ohjelmat pk-yritysten perustoimintoihin, kuten laskujen kierrätykseen, palkanlaskentaan ja asiakkuudenhallintaan. Toisinaan yrityksillä saattaa kuitenkin olla jotain muitakin tärkeitä järjestelmiä, jotka olisi hyvä saada integroitua saman ohjelmiston alle. Tästä syystä myös pk-yritysten toiminnanohjausjärjestelmissä tulisi olla hyvät rajapinnat, jotka mahdollistavat erillisten ohjelmistojen integroinnin. Kannattaa myös varmistaa, että järjestelmään on saatavissa valmiita tuotteistettuja integraatioita. Uusien integraatioiden rakentaminen tyhjästä on kallista ja aikaavievää.
Nykypäivänä toiminnanohjausjärjestelmiltä vaaditaan myös sitä, että ne mahdollistavat yrityksen siirtymisen erilaisiin sähköisiin ratkaisuihin, kuten vaikkapa sähköiseen laskutukseen.
Lataa opas: ERP järjestelmän vaihtajan opas ja äänikirja
Järjestelmän tulisi olla helppokäyttöinen
Koska pk-yrityksillä ei useinkaan ole omaa it-osastoa tai edes it-henkilöä, jonka tehtävänä olisi vastata toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä ja sen toimivuudesta, on järjestelmän hallittavuus ja käytettävyys oltava helppoa myös käyttöönottovaiheen jälkeenkin.
Hyvässä toiminnanohjausjärjestelmässä ei siis tarvita erillistä tukihenkilöä vastaamaan järjestelmän käytöstä. Talouspäällikön tai kenen tahansa järjestelmän pääkäyttäjäksi valitun henkilön tulisi kyetä helposti ja oman työnsä ohella muuttamaan järjestelmän asetuksia, parametreja ja käyttöoikeuksia – järjestelmän toimittajan tuella totta kai.
Raportointi on helppoa ja reaaliaikaista
Tiedon hallinta, jalostus ja hyödyntäminen ovat menestystekijöitä myös pk-yrityksille. Tästä syystä on tärkeää, että yritys saa mahdollisimman reaaliaikaista tietoa oman toimintansa ohjaamiseen. Ideaalitilanteessa toiminnanohjausjärjestelmä itsessään kykenee raportoimaan yrityksen tarvitsemaa tietoa helposti ja nopeasti.
Vastuuntuntoinen ja vakaa toimittaja
Kuten sanottua, toiminnanohjausjärjestelmä on pk-yritykselle aina merkittävä investointi. Järjestelmän toimittajaksi kannattaakin aina valita vastuuntuntoinen ja vakaa toimittaja, jonka käyttötuesta ja tuotekehityksestä on olemassa varmuus myös tulevinakin vuosina.
Järjestelmän käyttöönotto hoidetaan laadulla
Hinta on luonnollisesti yksi pk-yrityksille tärkeimmistä kriteereistä toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa. Pelkän hinnan sijaan tulisi kuitenkin kiinnittää enemmän huomiota siihen, kuinka järjestelmän käyttöönotto hoidetaan.
Toiminnanohjausjärjestelmästä on hyötyä ja se maksaa itsensä takaisin ainoastaan silloin, kun sitä osataan käyttää ja sitä myös oikeasti käytetään yrityksen arjessa. Käyttöönottoprosessin tavoite onkin varmistaa se, että jokaisella loppukäyttäjällä on riittävät valmiudet ja osaaminen järjestelmän käyttöön.
Käyttöönottovaihe on valitettavan usein kuitenkin juuri se vaihe, josta järjestelmän toimittajat ovat valmiita tinkimään. Toiminnanohjausjärjestelmää harkitsevan yrityksen kannattaakin pitää mielessä, että vastuuntuntoinen järjestelmän toimittaja ei lupaa tiputtaa järjestelmän kokonaishintaa käyttöönottopäivien kustannuksella.
Hyvän toiminnanohjausjärjestelmän tunnusmerkit pk-yritykselle:
- Järjestelmässä on laajennusmahdollisuuksia ja se on helposti skaalautuva.
- Ohjelmisto toimii pilvipalveluna.
- Muiden järjestelmien integroiminen on helppoa.
- Järjestelmä on helposti hallittavissa ja käytettävissä.
- Järjestelmän raportointiominaisuus toimii nopeasti ja reaaliaikaisesti.
- Käyttötuelle ja tuotekehitykselle on varmuus myös tuleviksi vuosiksi.
- Käyttöönotto tehdään huolella ja perusteellisesti.
- Asiakaspalvelu on tehokas ja ratkaisukeskeinen
Lue myös:
Opas: Toimitusjohtajan tietopaketti ERP-projektista
Opas: Talousjohtajan tietopaketti ERP-projektista
Milloin on hyvä aika vaihtaa ERP-järjestelmää?
ERP-järjestelmän hankinta alkaa tavoitteiden asettamisesta
Vältä nämä ERP-projektin sudenkuopat
Lue lisää Visman ratkaisuista toiminnanohjaukseen:
