Kuittirumbasta valssiksi – eKuitti tulee säästämään satoja miljoonia

kuitteja

Kirjanpitäjä, talousosasto ja HR näkevät toisinaan samaa painajaista, sellaista jo hiukan historialta tuoksahtavaa. Siinä heidän luokseen jonottaa katkeamaton virta ihmisiä kululaskujensa kanssa. Tositteiksi on liimailtu kuitteja kampaviinerihillolla ja konerasvalla. Edistyneemmät skannailevat kuittejaan – kun askartelutaitoja riittää, samalle arkille voi liittää jopa 48 kuittia! Assistentti paikannetaan kuittimerestä sitomalla häneen turvanaru.

Herätys. On vuosi 2019. Näitä painajaisia ei tarvitsisi enää katsoa.

Miksi Suomen vihatuinta tanssia, kuittirumbaa, yhä tanssitaan?

Kukaan ei ole vielä väittänyt pitävänsä kuittirumbasta.

Kuittien kerääminen, säilöminen ja eteenpäin toimittaminen tuntuvat työntekijästä vaivalloisilta. Joku tarvitsee skannaamiseen it-tuen rauhoittavaa läsnäoloa. Toinen kerää kuitteja vuoreksi, jonka koko on suorassa suhteessa ahdistukseen ja lykkäämistarpeeseen. Kolmas ei ahdistu, vaan toimittaa rehvakkaasti kuittinsa rapisevassa hedelmäpussissa. Silloin joku muu ahdistuu.

Kuittien vastaanottaja näkee työntekijään nähden moninkertaisesti vaivaa paimentaakseen kokonaisuudesta kirjanpitoon kelpaavan. Kuitti- ja kululaskurumbaan uppoaa valtava määrä työtunteja, joihin menevät rahat voitaisiin käyttää tuottaviin investointeihin – tai vaikkapa uuden työvoiman palkkaamiseen.

Silti joissakin yrityksissä rumba jatkuu. Suurimmiksi syiksi epäilen vain muutoksen pelkoa ja turvallisilta tuntuviin vanhoihin käytäntöihin takertumista. Mikäli kuittisovelluksen helppokäyttöisyyttä ei ole päässyt vielä omakohtaisesti kokemaan, ei mieli välttämättä riitä kuvittamaan sen näppäryyttä.

Toisaalta voi olla, että muovipussiarkistointiin tottuneelle uusi systeemi todella näyttäytyy vaivalloisempana, kuittisovelluksessa kun toistaiseksi vielä otetaan kuitista kuva muovipussiin työntämisen sijaan. Muutosvastarintaisemmallekin hyödyt yleensä hahmottuvat, kun hänelle esitellään vastaanottajapuolen työtunteja tai ostetun kirjanpitopalvelun kuluja.

Kuittisovelluksesta jo iso helpotus

Muutama vuosi sitten kuittirumban väsyttämien avuksi saapuivat sovellukset, joiden avulla kuiteista näpsäistään kuva suoraan ostotilanteessa ja liitetään ne selitteineen laskutukseen. Esimerkiksi Visman M2-sovelluksella tehtiin yli 2 000 000 laskua vuoden 2018 aikana.

Kun kuitit kuvataan ja käsitellään heti tuoreeltaan, ne eivät päädy pyörimään lompakkoon tai pahimmassa tapauksessa taskun pohjalle, josta niitä kaivellaan talousosaston toistuvien muistutusten jälkeen tulkittaviksi. Myös muistelemista on vähemmän, kun homma hoidetaan heti pois käsistä: viikkojen tai kuukausien päästä voi olla haastavaa kaivella mielen syövereistä selitettä maksulle. M2-sovelluksessa manuaalisen työn – ja samalla inhimillisten virheiden – määrä on minimoitu.

M2 tukee jo rikastetulla datalla varustetun luottokorttiaineiston käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että ostotapahtuma sisältää jo itsessään kaiken kirjanpitoon tarvittavan tiedon, eikä mitään tarvitse skannailla tai liittää mukaan. M2 Mobiililla on myös näppärää kuvata ja lähettää kuitit liitteiksi kulu- ja matkalaskuihin.

Kiitosta M2-sovellus onkin saanut korkean automaatioasteensa lisäksi juuri helppokäyttöisyydestään. Moni oppii sen käytön intuitiivisesti, mutta tulemme mielellämme varmistamaan osaamisen lyhyellä koulutuksella.

Tulossa mullistus: eKuitti automatisoi kuittitietojen siirron

Valtiollisen eKuitti-hankkeen yhtenä tavoitteena on poistaa kuitteihin liittyvä käsityö kokonaan. EKuitti kuuluu Teknologiateollisuuden RTECO-hankekokonaisuuteen, jossa eri alojen toimijat ovat vuodesta 2017 kokoontuneet yhteen rakentamaan reaaliaikatalouden ekosysteemeitä. Hankkeen tavoitteena on muun muassa luoda standardit ja löytää parhaat ratkaisut sähköisen datan liikutteluun.

Yrityksen kuittirumbasta eKuitti tekee lopun. Sähköisen kuitin rikastettu data ui eKuitti-systeemissä aina automaattisesti suoraan tilitapahtuman luo. Maksutapahtuman kyljessä siis kulkee reaaliaikaisena ja tarvittaessa muulla informaatiolla täydennettynä tieto siitä, mitä on ostettu. Jos selite tarvitaan, se voidaan lisätä mukaan. Joissakin tapauksissa myös selite saadaan automaattisena.

Mitä eKuitti tarkoittaa talousosastolle ja HR:lle

  • Kuitteja ja kululaskuja ei tarvitse metsästää eikä odotella.
  • Kadonneet, rypistetyt, tahmeat ja väärin skannatut kuitit jäävät lopullisesti historiaan.
  • Kirjanpitotehtävien määrä hupenee olemattomiin, eikä kuitteja tarvitse enää kohdistaa kululle erikseen.
  • Inhimillisiä kirjausvirheitä ei tule.

Mitä eKuitti tarkoittaa työntekijälle

  • Kulujen korvatuksi saaminen ei edellytä aloitteellisuutta. Niitä ei kerätä, ei säilötä, ei skannata, ei edes kuvata eikä liitetä käsin järjestelmään.
  • Toimintamuutos rakennetaan suoraan järjestelmään, joten opeteltavaksi ei tule kahdeksatta uutta alustaa samalle vuodelle.
  • Kuittirullan loppuminen tai laadultaan surkea kuittiprintti eivät aiheuta paniikkia.

Jo M2-kuluhallintasovelluksella yritykset ovat saaneet aikaiseksi valtavia säästöjä. Tulevaisuudessa eKuitti automatisoi kuluhallinnan ja matkalaskut inhimillisten virheiden ja viiveiden ulottumattomiin. Ja kas, kuittirumba voidaan vaihtaa johonkin vähemmän paperinmakuiseen tanssiin. Suosittelen esimerkiksi valssia tai sambaa.

Tutustu helppokäyttöiseen ja monipuoliseen M2-sovellukseen.