Kilometrikorvaus, päiväraha ja tulorekisteri – mitä ne käytännössä tarkoittavat?

Työmatkailu on murroksessa. Digitaaliset työkalut mahdollistavat entistä sujuvammat työmatkat, joihin kuitenkin liittyy edelleen runsaasti erilaisia vaatimuksia ja käytäntöjä. Tässä blogissa avaamme työmatkailun terminologian peruskivet: kilometrikorvauksen, päivärahan ja tulorekisterin. 

Kilometrikorvaus

Kilometrikorvaus on työntekijälle omalla autolla tehdystä tilapäisestä työmatkasta maksettava veroton korvaus. Toisin kuin moni luulee, kilometrikorvaus ei ole vain “bensarahaa”, vaan kyseessä on myös korvaus oman auton kuluttamisesta. Kilometrikorvaus liittyy siis esimerkiksi moottorin ja renkaiden kulumiseen ja tätä kautta ajoneuvon arvon alenemiseen, joka aiheutuu työn edellyttämästä oman kulkuneuvon käytöstä. 

Vuonna 2019 kilometrikorvauksen perussumma (=enimmäismäärä) on 0,43 € per ajettu kilometri. Maksettava korvaus voi kuitenkin vaihdella työehtosopimuksen, työsopimuksen tai työnantajan käytäntöjen mukaan. Korvaukseen vaikuttaa myös työmatkaan käytetty kulkuneuvo ja esimerkiksi mönkijöille ja mopoille on määritelty omat kilometrikorvaukset! Lisäksi esimerkiksi perävaunun kuljettamisen tai ylimääräisten matkustajien vuoksi maksettavaa summaa voidaan korottaa. 

Kilometrikorvausten kannalta korvattaviksi määritellään sellaiset työmatkat, jotka kohdistuvat työpaikan ulkopuolella sijaitsevalle erityiselle työntekemispaikalle. Tämä tarkoittaa sitä, että kodin ja työpaikan välisistä matkoista kilometrikorvausta ei voi saada, vaikka ne henkilökohtaisessa verotuksessa voikin vähentää tulonhankkimiskuluina. Toisaalta kilometrikorvauksia saadaksesi auton ei tarvitse olla sinun omistuksessasi, vaan esimerkiksi perheenjäsenen tai kaverin ajoneuvolla tehdystä matkasta voi yhtälailla saada kilometrikorvauksia. Kilometrikorvauksen saamiseksi jokaisesta työmatkasta on kuitenkin tehtävä asianmukainen matkalasku. 

Päiväraha

Päiväraha on työntekijälle maksettava veroton korvaus työmatkan aiheuttamista ruoka- ja muiden elinkustannusten lisäyksestä. Käytännössä päivärahalla korvataan siis sellaisia kustannuksia, joita työntekijälle ei olisi koskaan syntynyt ilman työn vuoksi tehtyä matkaa. Päivärahaa ei kuitenkaan ole tarkoitettu matkustamisesta tai majoittumisesta aiheutuviin kuluihin, kuten junalippujen ostamiseen tai hotellilaskun maksamiseen. Myös päivärahan saamiseksi jokaisesta työmatkasta on tehtävä matkalasku. 

Vuonna 2019 päivärahaa maksetaan, mikäli työmatkan kohde sijaitsee yli 15 kilometrin päässä kodista tai työpaikasta (riippuen siitä kummasta matka aloitetaan) ja kestää vähintään kuusi tuntia. Suomen sisällä yli kuusi mutta alle kymmenen tuntia kestäneistä matkoista korvataan puolipäiväraha (19 €) ja yli kymmenen tuntia kestäneistä matkoista kokopäiväraha (42 €). Työmatkan kestäessä useita päiviä, viimeisen täyden matkavuorokauden ylittävästä matkasta korvataan puolipäiväraha, mikäli ylitys on 2–6 tuntia ja kokopäiväraha, mikäli ylitys on yli kuusi tuntia. Myös matkalla vastaanotettujen ilmaisten aterioiden määrä vaikuttaa päivärahan suuruuteen.

Ulkomailla päivärahoja puolestaan maksetaan kohdemaan mukaan verohallinnon määrittämällä tavalla. Summat perustuvat kunkin maan hintatasoon: alimmillaan päiväraha on 28 € (Argentiina) ja ylimmillään 86 € (Etelä-Sudan, Keski-Afrikan tasavalta ja Monaco).

Kaikissa maissa ei ole käytäntöä, jolla kyseisen maan verohallinto määrittäisi ulkomaan päivärahojen arvon. Meillä onneksi on! Vaikka päivärahat eivät ole ylimääräistä palkkiota, saattaa kekseliäin työntekijä onnistua silti säästämään ne muihin tarkoituksiin. Tarina kertoo, että eräs virkamies oli lukuisten eväsleipien ja kahvitermosten avulla säästänyt niin monet päivärahat, että niillä hankittiin lopulta 50-vuotissyntymäpäivänä moottoripyörä! Ehkäpä sekin prätkä toimi lopulta tulevien työmatkojen mahdollistajana. 

Tulorekisteri

Verohallinnon ylläpitämä tulorekisteri on viranomaisten yhteinen sähköinen tietokanta, joka kokoaa yhteen paikkaan kaikkien kansalaisten tulotiedot. Tulorekisteri otettiin Suomessa käyttöön 1.1.2019 kansalaisten palkkatietojen käsittelyssä ja 1.1.2021 alkaen siihen sisältyvät myös eläke- ja etuustiedot. Tulorekisterin tarkoituksena on nopeuttaa ja yksinkertaistaa viranomaisviestintää ja vähentää päällekkäisiä ilmoituksia. 

Tällä hetkellä työnantajien ja muiden suoritusten maksajien (yhdistykset ja säätiöt ynnä muut) tulee ilmoittaa tiedot 1.1.2019 jälkeen maksetuista ansiotuloista tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Yhden ilmoituksen jälkeen tarvittavat tiedot ovat kaikkien viranomaisten käytettävissä. Työntekijöiden ei tarvitse erikseen ilmoittaa tulorekisteriin omia tietojaan, vaan tiedot ilmoittaa aina tulon maksava taho. Yksityishenkilöt voivat kuitenkin koska tahansa tarkastella omia tulotietojaan tulorekisteristä.

Tällä hetkellä tulorekisterin tietoihin on pääsy viidellä eri viranomaistaholla: verohallinnolla, kansaneläkelaitoksella, työllisyysrahastolla, työeläkelaitoksilla ja eläketurvakeskuksella. Vuonna 2020 joukkoon liittyvät muun muassa tilastokeskus, työttömyyskassat ja työsuojeluviranomainen. 

Kuten arvata saattaa, tulorekisteriin kuuluvat myös työnantajan maksamat kilometrikorvaukset ja päivärahat. Palkkatietojen lisäksi työntekijät voivat palvelun kautta siis tarkastella kaikkia tuloja ja korvauksia, joita työn yhteydessä syntyy. Palkansaajille tulorekisteri on varsin yksinkertainen palvelu, mutta palkanmaksajille se saattaa aiheuttaa päänvaivaa. Onneksi tulorekisterin käyttöön on olemassa varsin seikkaperäiset ohjeet.

Viranomaisilmoitukset kerralla kuntoon

Visma M2 matka- ja kuluhallinnan järjestelmän avulla kaikki lakisääteiset viranomaisilmoitukset ja niihin liittyvät toimenpiteet hoituvat nopeasti ja helposti. M2 sisältää automatisoidun tulorekisterin teknisen rajapinnan, jonka avulla tarvittavat ilmoitukset lähtevät vaivattomasti tulorekisteriin. Myös kilometrikorvausten ja päivärahojen edellyttämät matka- ja kululaskut syntyvät nopeasti ja helposti käyttäjäystävällisen M2-työkalun avulla. 

Kaipaako yrityksesi apua matka- ja kuluhallinnon asioissa? Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja laitetaan yhdessä sujuvan työmatkailun edellytykset kerralla kuntoon!

Ota yhteyttä