Käyn yritysten ja organisaatioiden kanssa keskustelua keskitetyn ja hajautetun suunnittelun eroista. Usein ei edes ajatella, että työvuorosuunnittelua voisi keskittää, koska työkalut eivät sitä tue. Siksi kannattaa perehtyä huolella, mitä workforce management- tai työvuorosuunnittelupalvelu oikeasti pitää sisällään ja mikä on mahdollista ja mikä ei.
Aikaa tuottavaan työhön
Käytännössä keskitetty suunnittelu on aikaa, rahaa ja vaivaa säästävä tapa ja vapauttaa organisaatiota tuottavaan työhön. Esimerkiksi jos aiemmin 1500 työntekijän organisaatiossa suunnitteluprosessiin osallistui 50-60 henkilöä, on mahdollista hoitaa sama jatkossa 3-4 henkilön voimin. Keskitetyn suunnittelun käyttöönotto vaatii kuitenkin organisaatiolta uutta ajattelua ja keskustelua organisoitumisesta, johtamisesta ja tuottavasta työstä. Vaatii selkeää visiota tekemisen muutoksesta ja ohjausta, mihin vapautuva aika käytetään.
Yleisohjeena voisi sanoa, että vapautuva aika kannattaa käyttää asiakasarvon kasvattamiseen. Asiakastyöhön ja asiakkaan eteen käytetty aika on aina oikeaa tekemistä, mutta pitää myös tietää, mitä asiakas tarvitsee ja mistä asiakas hyötyy. Kontaktoinnin nosto on hyvä asia, jos se ei mene spämmäykseksi. Asiakkaan haasteiden ratkominen on hyvä asia, jos se tapahtuu yhteisymmärryksessä asiakkaan kanssa. Paras tapa aloittaa hyödyntämään vapautuvaa aikaa on informoida asiakasta, että olemme asiakkaan käytettävissä ja selvittää, millä tavalla voimme tuoda lisäarvoa.
Johda muutosta
Tärkeintä on jo projektivaiheessa ymmärtää tuleva muutos ja johtaa sitä jo silloin. Organisaatiota pitää valmistaa tulevaan uuteen ympäristöön ja tarvittaessa ottaa siihen apua. Keskitetyn työvuorosuunnittelun projekti on itsessään työntäyteinen rupeama ja on perusteltua ottaa vastaan apua muutosjohtamisessa. Se maksaa itsensä takaisin, kun uusi ympäristö on käytössä ja kaikilla on omat roolit ja tekeminen selvää. Tuottavuutta pitää harjoitella, mitata ja kehittää ihan niinkuin mitä tahansa uutta tekemistä. Jos muutos on hyvin valmisteltu, on työvuorosuunnittelujärjestelmän takaisinmaksuaika todella lyhyt – jopa alle vuosi. Katso lisää Visma Numeronin sivuilta.
Tutustu Visman Numeronin työvoiman hallinnan ratkaisuun ja referensseihin >>
Lue dokumentti lääkärien sijoitussuunnittelun haasteista ja niiden ratkaisukeinoista >>
