Kirjanpito on yksi yrityksen tärkeimmistä taloushallinnon osista. Elinkeinonharjoittajan, yrityksen, ammatinharjoittajan tai yhdistyksen, minkä tahansa kirjanpitovelvollisen yksi merkittävimmistä toimintaa säätelevistä laeista on kirjanpitolaki. Yrittäjä tai yrityksen johto vastaavat kirjanpidon järjestämisestä ja vastaavat sen oikeellisuudesta, aina yrityksen perustamisesta sen toiminnan loppumiseen. Yhden- ja kahdenkertainen kirjanpito eroavat toisistaan merkittävästi. Siispä jos olet vasta aloittamassa yritystoimintaasi ja pohdit, kumpaa olisi sinulle oikea valinta, kannattaa tämä blogikirjoitus lukea ajatuksella. Pyrin tekemään blogitekstistä yksinkertaisen ja kompaktin katsauksen kahteen erilaiseen kirjaamistapaan.
Yhdenkertainen kirjanpito
Mitä? Yhdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtuma kirjataan yhdelle tilille.
Kenelle? Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista ammatinharjoittajille, eli toiminimellä yrittäville. Tilikausi on tällöin kalenterivuosi eli 1.1.–31.12. Yritystoimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa tilikausi voi tilapäisesti olla lyhyempikin.
Ammatin- ja liikkeenharjoittaja voi pitää vain yhdenkertaista kirjanpitoa, mikäli sekä päättyneenä, että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:
1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai
3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Miten? Esimerkki yhdenkertaisesta kirjanpidosta, kun ammatinharjoittaja ei ole arvonlisävelvollinen (klikkaa kuvaa isommaksi):
Kirjanpidon tapahtumista on oltava kuitti tai muu tosite, ja tositteet on päivättävä ja numeroitava.
Muuta: Yhdenkertaisessa kirjanpidossa menot ja tulot kirjataan kirjanpitoon maksuperusteisesti, jolloin ne on tilinpäätöstä varten oikaistava ja täydennettävä suoriteperusteisiksi. Tämä tuottaa lisätyötä, joka kahdenkertaisella kirjanpidolla tulee tehtyä automaattisesti. Yhdenkertaisen kirjanpidon informatiivinen sisältö ei ole samaa luokkaa kuin kahdenkertaisen kirjanpidon.
Passeli on helppokäyttöinen kirjanpito-ohjelma pk-yrityksille – kokeile 30 pv ilmaiseksi!
Kahdenkertainen kirjanpito
Mitä? Nimi kahdenkertainen kirjanpito tulee siitä, että raha viedään vähintään kahdelle eri tilille.
Miten? Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokaisen tapahtuman yhteydessä merkitään sekä mistä raha on otettu että minne se on laitettu. Tilin vasenta puolta kutsutaan nimellä debet (kohde) ja oikeaa puolta nimellä kredit (lähde).
Esimerkki:
Debet 6300 vuokra eur. 500,- | Kredit 1930 pankki eur. 500,-
Kirjaukset tulee suorittaa niin, että debet ja kredit summat ovat saman suuruiset per kirjaus. Tulo tai meno syntyy sillä hetkellä, kun tavaran luovutus tai vastaanotto tapahtuu. Eli kuin tuote tai palvelu otetaan vastaan syntyy meno, ja tulo syntyy puolestaan sillä hetkellä kun tuote tai palvelu luovutetaan. Tällaista kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjanpidoksi ja sitä kahdenkertainen kirjanpito pääsääntöisesti on.
Kirjanpidon lainsäädäntö määrää liiketapahtumien kirjaamisesta, kirjaukset tehdään aika- ja asiajärjestyksessä. Kaikkien kirjauksien perusteena on numeroitu ja päivätty tosite.
Kenelle?
Muiden kuin liikkeen- tai ammatinharjoittajien on aina pakko pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Ks. poikkeukset ylempää kohdasta Yhdenkertainen kirjanpito > Kenelle?
4 tärkeintä syytä kahdenkertaiseen kirjanpitoon:
1) Olet tietoinen siitä, mistä rahaa tulee ja minne sitä menee. Samalla saat käsityksen siitä, onko yritystoimintasi kannattavaa. Kahdenkertaista kirjanpitoa tutkimalla pystyt ennustamaan paremmin, millainen taloudellinen tilanteesi on esimerkiksi kuukauden kuluttua.
2) Lakisääteisten ilmoitus tekeminen helpottuu. Tämä johtuu siitä, että kaikki on jo kirjattu suoriteperusteisesti. Esimerkiksi alv-ilmoituksen tekeminen helpottuu, kun ostojen alv-saamisista ja myyntien alv-veloista tulee karkeasti se, paljonko veroja pitää maksaa.
3) Jos haet lainaa tai rahoitusta, on kahdenkertainen kirjanpito eduksi – pystyt osoittamaan kirjanpitosi raporttien kautta, että sinulle kannattaa antaa lainaa, koska pystyt maksamaan sen myös takaisin. Kirjanpidon perusraportointiin kuuluvat tulos- ja taselaskelmat, pääkirja, päiväkirja ja tilinpäätöksessä erityiset lisäselvyyttä antavat liiteraportit.
4) Kahdenkertainen kirjanpito tuo varmuutta ja turvaa: kahdelle tai useammalle tilille tehtyjen kirjauksien johdosta mahdolliset kirjausvirheet on havaittavissa selkeästi.
Passelilla kahdenkertainen kirjanpito sujuu vaivatta
Sähköisen taloushallinnon yritysohjeimistoilla on mahdollista yhden kirjauksen perusteella muodostaa tarvittavia tositteita ja aineistoa kirjanpidon raporteille. Laadittaessa myyntilaskuja, palkanmaksuja tai ostolaskuja, ovat niiden tiedot ajantasaisesti kirjanpidon tulosteilla ja raporteilla. Passeli tuoteperheiden ohjelmia käytettäessä on saatavissa ajantasaiset kirjanpidon tarvitsemat raportit. Laajempien Passeleiden osalta valmiit kirjanpitotapahtumat syntyvät osakirjanpitojen kirjausten myötä. Passelit soveltuvat useille eri toimialoille ja kokoluokaltaan pienille ja keskisuurille yrityksille. Passeli-ohjelmia on käyttöalustaltaan erilaisia, käyttöjärjestelmästä riippumattomasta selainpohjaisesta (pilvipalvelu), aina perinteiseen yhteen tietokoneeseen tai verkkokäytössä useampaan tietokoneeseen asennettavaan ohjelmaan.