Kirjoitus on julkaistu 16.8.2019. Se julkaistaan uudestaan Visman sivuilla eTaikan siirryttyä osaksi Visma Publicia vuonna 2021.
Jokaisen koulutukseen käytetyn tunnin pitäisi maksaa itsensä takaisin. Toisaalta jos työntekijä ei ole tehtäviensä tasalla eikä hänellä ole kaikkein ajanmukaisinta koulutusta, työaikaa valuu takuulla hukkaan.
Onneksi koulutusten tarpeen ja toteutumisen seuraamiseen on nykyaikaisia välineitä. Koulutusten hallintajärjestelmä auttaa käyttämään aikaa ja resursseja järkevästi. Sen myötä loputtomat excelit ja sähköpostirumbat jäävät historiaan.
Mutta mitä ominaisuuksia koulutusten hallintajärjestelmästä pitäisi löytyä ja miten paljon sen voi odottaa parantavan tuottavuutta?
Mitä järjestelmältä voi vaatia?
Koulutus on hyödyllisintä pohjautuessaan henkilökunnan osaamisen kartoittamiseen. Silloin tiedossa ovat alueet, joilla työntekijöillä on tarvetta kehittyä. Koulutusten hallintajärjestelmä auttaa näkemään, onko henkilöstöllä oikeat tiedot ja taidot töihinsä.
Nykyaikaisessa järjestelmässä voidaan pitää silmällä, että koulutukset vastaavat työntekijän tehtäviä. Järjestelmä tukee osaamisen kehittymistä työtehtävien vaatimusten mukana. Siitä näkee, mitä koulutuksia kukin on suorittanut ja mitkä osa-alueet kaipaavat vielä päivitystä. Toisin sanoen kaikki oppiminen saadaan näkyväksi.
Hyvä järjestelmä auttaa myös tekemään koulutussuunnitelman, joka vahvistaa yrityksen yleistä strategiaa. Jos esimerkiksi yrityksen toiminnan keskiössä on digiosaaminen, myös koulutusten pitäisi tukea tavoitetta.
Nykyaikaisessa koulutusten hallintajärjestelmässä on olennaista, että käyttäjät voivat itse hallinnoida ja suunnitella koulutuksiaan. Järjestelmän pitää myös tukea monimuotoista oppimista ja sopia verkko-opiskeluun.
Järjestelmä maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa
Koulutusten hallintajärjestelmän hankkiminen on ajankohtaista viimeistään, kun organisaation koko lähestyy sataa henkilöä. Muuten exceleiden ja sähköpostien varassa toimiva koulutusten hallinta tuottaa paljon ylimääräistä työtä.
Laskelmien mukaan eTaikan koulutusten hallintajärjestelmä maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa. Kun järjestelmä on ollut käytössä kolmesta kuuteen kuukautta, käytön edut ovat suuremmat kuin siihen panostettu raha ja aika.
Laskelma perustuu koulutusten hallinnassa säästyneisiin työtunteihin. Siinä ei ole vielä huomioitu osaamisen kehittymisen vaikutuksia. Tuottavuus paranee, kun henkilökunnan osaaminen on ajan tasalla ja kukin käy vain koulutuksissa, jotka ovat hänelle tarpeen.
eTaikan voi myös integroida useisiin henkilöstönhallintajärjestelmiin ja tyypillisimpiin verkkokurssijärjestelmiin. Samoja tietoja ei siis tarvitse syöttää useita kertoja, sillä järjestelmät keskustelevat keskenään.
Yhteenveto nykyaikaisen koulutusten hallinnan eduista:
- Helppo pysyä ajan tasalla henkilökunnan koulutuksen tarpeesta.
- Säästää aikaa ja resursseja.
- Kukin työntekijä tekee juuri hänelle tarpeelliset koulutukset.
- Työntekijät voivat itse hallinnoida ja suunnitella koulutuksiaan.
- Auttaa tukemaan yrityksen yleistä strategiaa.
Haluaisitko sinäkin tuoda organisaatiosi koulutusten hallinnan nykypäivään? Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu sopii teille parhaiten!
