Asiantuntijat vastaavat: miten työntekijät saadaan sitoutettua työajan kirjaamiseen

työajan seuranta

Asiantuntijat vastaavat: Miten työntekijät sitoutetaan työajan kirjaamiseen?

Työajan kirjaaminen on monissa organisaatioissa varsinainen peikko.

Työnantajan näkökulmasta työajan seuraaminen on yleensä selkeä paketti: tunteja on yksinkertaisesti pakko tarkkailla muun muassa laillisista syistä sekä kannattavuuden vuoksi. Työntekijän näkökulmasta rajanveto on harvoin näin selkeä ja kirjaaminen tuntuu usein vievän aikaa niiltä “oikeilta töiltä”. Tällöin työtunteja päädytään kirjaamaan kuun lopussa hampaat irvessä, vanhoja kalenterimerkintöjä tulkiten. Monessa yrityksessä painiskellaankin sen kanssa, miten tämä kuilu saataisiin tilkittyä ja työntekijät sitoutettua tuntien kirjaamiseen siten, että työnantajalla olisi käytössään reaaliaikaista dataa tehdyistä tunneista. Siksi kysyimme kolmelta asiantuntijalta, millaisia vinkkejä heiltä löytyy tähän haasteeseen.

 Vinkki 1: Käy avointa keskustelua ja perustele hyödyt

Työntekijöiden on mahdotonta sitoutua työajan kirjaamiseen, mikäli he eivät ymmärrä miksi organisaatiossa halutaan seurata tunteja. CM & HR Consulting toimitusjohtaja Riitta Hyppänen pitää tätä avaimena aitoon sitoutumiseen.

riitta hyppänen“Heti alkuun huonot uutiset. Ei ole olemassa – tai ainakaan en itse tiedä – taikatemppuja, miten työajan kirjaamiseen voisi synnyttää intohimoa jokaiselle. Ja perään hyvät uutiset, voimme luoda edellytyksiä, jonka pohjalta moni voi toimia annettujen ohjeiden mukaan. Tarvitaan viestintää, viestintää, viestintää… Ei pelkkää tiedottamista, vaan myös keskusteluja. Vastauksia miksi-kysymyksiin. Hyötyjen osoittamista niin henkilölle itselleen, esimiehelle kuin koko organisaatiolle. Tarvittaessa tukea uusien toimintatapojen oppimiseen”.

jussi ropoMyös Baronan CFO Jussi Ropo uskoo keskustelun voimaan.
“Pidän johtamisfilosofiana Simon Sinekin ajatuksesta “start with why”. Tämä pätee myös työajan kirjaamiseen eli ensimmäinen askel sitouttamisessa on asian perustelu rationaalisesti. Esimerkiksi työaikaa voidaan seurata tietyissä tilanteissa, jotta palkka pystytään maksamaan teknisesti oikein tai seuraamaan saldotuntien kehittymistä, jotta voidaan huolehtia työntekijöiden jaksamisesta.”

Lue lisää vinkkejä johtamiseen: Ihmisten johtamisen ABC

Vinkki 2: Osallista työntekijät lukujen läpikäyntiin

Avoimen keskustelun lisäksi Ropo nostaa esiin työntekijöiden osallistamisen ja lukujen avaamisen selkeästi. Pelkät numerot eivät ole vastaus, vaan työntekijöiden on nähtävä mitä arvoa ne tuovat organisaatiolle – ja toki tämän myötä myös heille.

“Usein työaikaa halutaan seurata, jotta voidaan kerätä dataa operatiivisen tehokkuuden kehittämiseksi. Tällöin on ensisijaisen tärkeää käydä analyysi yhdessä läpi työntekijöiden kanssa ja osoittaa, että kerääminen ei ole tilastotiedettä vaan aidosti operatiivisen tehokkuuden analysointia, jonka perusteella tehdään muutoksia ja mitataan muutosten vaikutuksia. Usein muutokset lisäävät samanaikaisesti tehokkuutta ja tekevät työtehtävistä mielekkäämpiä.”

Vinkki 3: Pistä sisäiset prosessit kuntoon

Viestinnän ja osallistamisen lisäksi Visma Enterprisen projektipäällikkö ja konsultti Marja Borchert pitää tärkeänä sisäisten prosessien selkeyttämistä.

marja borchert“Sisäisten prosessien selkeyttäminen ja viestintä on tärkeää. Organisaatioissa kannattaa avoimesti kommunikoida, milloin tuntien pitää olla kirjattuna ja kuka tunnit hyväksyy. Samalla kannattaa virittää automaattiset muistutukset tuntien kirjaamiseen niin ettei tuntikirjausten muistaminen jää yksin työntekijän hartioille.”

Riitta Hyppänen uskoo myös rutiinien voimaan.

riitta hyppänen“Ehkä tärkeintä ja toimivinta olisi rutiinin luominen, jolloin kirjaaminen vie kerrallaan vain tosi pienen hetken ja olisi osa vakioitua toimintatapaa. Kuin erilaisten päätelaitteiden lataaminen tai koneiden sammuttaminen. Olen myös miettinyt työaikakirjaamisen haasteissa sitä, että tuoko se näkyväksi monelle kipeän tosiseikan, että työpäivän aikana on paljon työvaiheita ja suoritteita, jotka on vaikea kategorisoida. Näyttäytyvätkö nämä sälänä tai hukkana, joita ei haluaisikaan tehdä näkyväksi?”

Vinkki 4: Tuo automatiikka ja teknologia osaksi arkea

Aiemmin mainittujen lisäksi nykypäivänä tärkeässä asemassa on myös teknologian hyödyntäminen siten, että tuntien kirjaaminen on työntekijälle mahdollisimman helppoa. Riitta Hyppänen näkee tämän ennen kaikkea osana arjen helpottamista ja esteiden poistoa.

riitta hyppänen“On myönnettävä, että usein kuulen asiakasorganisaatioissa työaikakirjaamisissa haasteita: käytössä ei ole riittävän hyviä välineitä, kirjaaminen tuntuu työläältä, siihen ei löydy motivaatiota, se tuntuu turhalta tai kalenteri taikka projektiin tehtävä kirjanpito koetaan riittäväksi. Ovatko nämä oikeita syitä vai ennemminkin selityksiä? Perusedellytys kuitenkin on oltava se, että työajan kirjaamiseen on olemassa järjestelmä, joka tukee modernia tapaa tehdä työtä. Sen jälkeen on huolehdittava siitä, että sitä opitaan käyttämään – ei vain teknisesti vaan myös toiminnallisesti ja reaaliaikaisesti, sillä jälkikäteen kirjaukset ovat puolittain arvaamista.”

Marja Borchert komppaa automatiikan roolia tuntien kirjaamisen helpottajana.

marja borchert“Automatiikka helpottaa tuntien kirjaamista. Hyvä järjestelmä tekee tuntien kirjaamisesta mahdollisimman helppoa. Esimerkiksi mobiilityöajanseurannassa sen kuin ottaa kännykän käteen ja painaa ajastimen päälle. Järjestelmissä on olemassa myös muistutuksia, jotka kertovat esimiehelle ja työntekijälle mikäli tuntirajat alkavat ylittyä. Näin voidaan hallita työkuormaa ja edistää työhyvinvointia.”

Miksi työajan kirjaaminen on organisaatioille ja työntekijöille tärkeää?

1. Se tuo ajantasaista tietoa suunnittelun tueksi “Työajan kirjaaminen ei ole tärkeää per se. Esimerkinomaisesti operatiivisen tehokkuuden lisääminen ja palkanmaksun oikeellisuus taas on tärkeää. Haen tällä sitä, että yrityksissä harrastetaan turhan usein tilastotiedettä analytiikan sijaan ja tämä on hyvä pitää mielessä työajan seurannan ratkaisuja harkitessa.”

Jussi Ropo, CFO @Barona

2. Se täyttää uuden työaikalain vaatimukset “Uusi työaikalaki velvoittaa työnantajaa seuraamaan työaikaa entistä tarkemmin. Vuoden 2020 alusta työaikaa täytyy seurata paikasta riippumatta ja myös etätyötunnit täytyy kirjata ylös.”

Marja Borchert, Projektipäällikkö & konsultti @Visma Enterprise

3. Se mahdollistaa työhyvinvoinnin seuraamisen ja kehittämisen “Vähättelemättä työlainsäädännön velvoitteita näen muitakin syitä tehdä kirjauksia. Hyvinvointi, voimavara ja jaksaminen, oikeudenmukaisuus, selkeät pelisäännöt, yhteinen käsitys, mustaa valkoisella. Dataa, jolla on suurempi rooli. Data sellaisenaan ja osana muita tunnuslukuja. Työajan kirjaaminen on myös väline työn kehittämiseen.”

Riitta Hyppänen, CEO @CM & HR Consulting Oy

“Raportoimalla tunteja reaaliaikaisesti voidaan nopeammin reagoida mikäli liukumasaldot alkavat paukkua. Näin työkuorman hallinta on helpompaa.”

Marja Borchert

Lisää vinkkejä aiheesta löydät työajanseurannan oppaastamme!

Lataa työajanseurannan opas

Lue lisää aiheesta:
Mitä hyötyä työajanseurannasta on asiantuntijayritykselle?
Miksi ja miten seurata työaikaa asiantuntijaorganisaatiossa?

1