9 vinkkiä, joilla kävelykokous onnistuu

Oletko harkinnut kävelykokouksen järjestämistä? Lue siinä tapauksessa seuraavat 9 vinkkiä. Meillä Vismalla kävelykokouksia on ainakin muutama jo järjestetty ja kokemukset ovat olleet positiivisia. Kokoustamisen normaalit perusasiat pätevät kävelykokouksessa, mutta käveleminen tuo kokoustekniikkaan lisämaustetta. Askelten siivin voi myös ajatus kantaa pidemmälle.

1. Kävelykokous ei ole kokousurheilua

Kävelykokouksessa ei ole tarkoitus rasittua fyysisesti. Mikäli tämä on tavoitteena, niin anna tapahtumalle kokonaan toinen nimi, vaikkapa kokousreippailu tai kokoushölkkä. Kävelykokouksen päätarkoituksena on itse kokouksen pitäminen ja käveleminen antaa sille uusia sytykkeitä ja lisämaustetta. Kävelykokouksen vaatimat varusteet on syytä pitää nekin maltillisina, pikkukengilläkin voi kävellä helppoa reittiä rauhalliseen tahtiin. Kokouksen pituus on myös syytä asettaa korkeintaan tuntiin. Tosin tässäkin saattaa nälkä kasvaa syödessä. Sopiva maksimäärä alkuun lienee noin kolmen – neljän kilometrin matka tunnissa.

2. Pidä agenda väljempänä

Kävely on ihmiselle luontaista liikkumista ja on syytä varata kävelykokouksissa käsiteltäville asioille kohtuullisen vapaat raamit. Kovin detaljeihin menevää ja etukäteen määrättyä agendaa on siis kävelykokouksessa syytä välttää.

3. Kirjaa käsitellyt asiat

Asioiden kirjaaminen jää kävelykokouksessa helposti. Kävelykokouksen aikana voidaan esimerkiksi pysähtyä kirjaamaan 15-20 minuutin välein käsitellyt asiat. Toinen vaihtoehto on tehdä kirjaukset kävelykokouksen päätyttyä, varsinkin jos kävelyreitti on lyhyehkö.

4. Kävelykokouksessakin perinteinen valmistelu on tärkeää

Kävelykokouksestakin saat perinteisessä mielessä turhan, jos et tee riittävää valmistelutyötä. Muista siis tiedottaa kokouksesta hyvissä ajoin, lähettää osallistujille kokouskutsu ja esityslista, taustoittaa mahdollisesti päätettäväksi tulevat asiat ja pohtia erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja.

5. Valitse kävelykokouksen toteutustapa ja tiedota siitä etukäteen osallistujille

Koko kävelykokouksen idea saattaa olla osallistujille ennestään tuntematon, mutta ennen kaikkea kyseisen kävelykokouksen toteutustapa ja reitti on syytä kertoa etukäteen. Tiedota siis aiheesta hyvissä ajoin, että osallistujat osaavat varautua. Välttämättä mitään kummoisia varusteita ei kävelykokoukseen tarvita, kunhan on ainakin kengät, joilla pystyy kyseisen helpon reitin taittamaan. Edellisenä päivänä on myös vielä hyvä muistuttaa, että ”hei, me kävellään”.

6. Kävelykokoukseen voi osallistua myös etänä

Mikäli kokoukseen on tarkoitus osallistua myös etänä toisilta paikkakunnilta, voidaan tämä toteuttaa useallakin tavalla.

Yksi vaihtoehto on, että ulkopuoliset osallistujat lähtevät myös tahollaan (yksin tai ryhmissä) kävelylle ja kaikki osallistujat ovat esimerkiksi matkapuhelimensa sovelluksella (esim. Googlen Hangouts) yhteydessä ja kommunikointi tapahtuu kaikkien osalta headsetin avulla. Tämä kokoustamisen tapaa sopinee parhaiten tilanteisiin, joissa jokainen osallistuja on eri paikassa.

Toinen vaihtoehto on, että kunkin paikkakunnan ryhmä tekee samaan aikaan oman kävelykokouksensa ja eri ryhmien tulokset vedetään kokoontumisten jälkeen yhteen. Tunnin kävelykokouksessa voidaan myös olla yhteydessä toisiin ryhmiin esim. 20 tai 30 minuutin välein, samalla kun on kirjattu oman kokouksen tuloksia.

Liiallinen tekniikan käyttö voi kuitenkin viedä kauas kävelykokouksen ideasta. Kannattaa siis miettiä, millainen toteutustapa toimii parhaiten.

7. Kävelykokous ei katso säätä, mutta käytä pelisilmää

Oikeastaan ei ole sellaista säätilaa, joka estäisi kävelykokouksen. On kuitenkin hyvä pitää tässä suhteessa pelisilmää. Mikäli ihmisten varusteet sattuvat nyt olemaan hiukan sellaiset, etteivät kestä juuri päällä olevaa pitkään jatkuvaa rankkasadetta, ei ole häpeä siirtyä sisätiloihin. Varmuuden vuoksi on siis hyvä varata perinteinen työtila kokousta varten – tai sitten lykätä kokousta tuonnemmaksi.

8. Luokaa itse omat kävelykokouksen käytäntönne

Mikä sopii yhdelle, ei aina sovi toiselle. Kävelykokouksessa on keskiössä itse kokous ja liikkumisen suhteen on syytä mennä maltilla. Erilaiset ryhmät voivat kuitenkin olla kuntotasoltaan varsin erilaisia. Mikään ei estä vaihtelemasta reittiä, pidentämästä matkaa, ottamasta intervallielementtejä mukaan, kenties jopa liukumista kokousurheilun puolelle. Samoin asioiden kirjaamiseen ja päätöksentekoon liittyvät käytänteet voivat vaihdella. Asiasta on vielä varsin vähän yleisempää kokemusta, joten tässä asiassa voi hyvin lähteä kokeilemaan erilaisia, omalle ryhmälle parhaiten sopivia käytäntöjä.

Ja jos et saa näillä vinkeillä kävelykokousta onnistumaan, niin … 🙂

9. Muista, että kävelykokous ei ole koskaan turha

Paljon kuulee parjausta turhista kokouksista. Ihmisten aika kuluu hukkaan tehottumissa kokoontumisissa, joilla ei ole tarkoitusta tai päämäärää. Hyvä valmistelu ja riittävä osallistaminen varmistavat kokousten onnistumista. Kävelykokouksissa on kuitenkin se hyvä puoli, että vaikka ne olisivatkin perinteisessä mielessä turhia, niin antavat kuitenkin osallistujille terveyttä, uusia näkökulmia ja iloista mieltä.

Onko sinulla kokemuksia kävelykokouksen järjestämisestä? Kommentoi siinä tapauksessa mielellään alla!

Antoisia kävelykokouksia !

Toimin Vismalla National Web Editorina. Tehtävänäni on löydettävyys, käytettävyys ja konversio.
Connect with Jussi: