Mehiläinen
Visma Proceedo

Sujuva hankintaprosessi Visma Proceedolla

Sähköinen ostaminen on terveysalalla suhteellisen uutta. Jatkuvan parantamisen periaatteella toimiva Mehiläinen päätti ottaa askeleen kohti hallitumpaa hankintaa apunaan Visma Proceedo -hankintajärjestelmä.

Mehiläinen on laajentunut valtakunnalliseksi terveys- ja sosiaalialan yritykseksi myös yritysostoin, joten erilaisia hankintatapoja oli monia. Mehiläisen keskitetyn hankintatoimen tehtävänä on yhtenäistää ja kehittää hankintaa sekä keskittää ostoja sopimuskumppaneille. Ammattiostajia ei ole, vaan hankinnat tehdään oman työn ohella mm. sairaanhoitajien ja välinehuoltajien toimesta. Tilauksia tehdään hajautetusti ympäri Suomea sijaitsevissa yksiköissä, siksi sähköiset työkalut ovat toimiva vaihtoehto.

Internetissä tehtävää sähköistä ostamista on Mehiläisessä harjoiteltu sopimustoimittajien verkkokauppojen kanssa. Visma Proceedon myötä ovat kymmenet eri tunnukset ja internet-sivustot vaihtuneet yhteen ”Mehiläisen sisäiseen verkkokauppaan”, jossa yhden kirjautumisen päästä löytyvät kaikki sopimustoimittajat ja tuotteet.

Hyvin suunniteltu, puoliksi tehty

Ennen järjestelmähankintaa Mehiläisessä luotiin tukeva pohja hankintaprosessin yhtenäistämiselle. Yrityksessä tehtiin paljon selvitystyötä, jotta omat tarpeet tunnistettiin ja kirkastettiin uudistuksen tavoitteet. Lisäksi tehtiin runsaasti esitöitä toimittajien ja tuotepaletin kanssa. Tavoitteena oli helpottaa hankintaprosessia, taata laadukkaiden sopimustuotteiden käyttö valtakunnallisesti sekä tuoda hankintoihin läpinäkyvyyttä.

- Esiselvitystä tehdessämme muodostui meille kuva, millaisen järjestelmän tarvitsisimme. Visma Proceedo valittiin, koska se tukee koko tilauksesta maksuun -prosessin kehittämistä ja mahdollistaa meille myös uusien osa-alueiden käyttöönoton tulevaisuudessa, kertoo Mehiläisen hankintapäällikkö Satu Suominen.

Valintaan vaikutti lisäksi toimitus On Demand -ratkaisuna, jolloin erityisiä laitehankintoja, asennuksia tai it-tukihenkilöitä ei tarvita. Tärkeää oli myös Visma Proceedon raportoinnin pohjaksi tuottama data, koska hankinnoista haluttiin saada tarkka kuva toiminnan kehittämistä varten.

Täsmällinen projekti

Projekti käynnistettiin elokuussa ja joulukuussa toteutettiin käyttöönotto pilottiyksikössä. Tammikuussa käyttöönottoja lähdettiin toteuttamaan yksiköittäin porrastettuna päivälleen heinäkuussa päätetyn aikataulun mukaan.

- Tärkein työ oli sopimustoimittajien sitouttaminen, jotta järjestelmään saatiin tuotteita tilattavaksi. Vaikka monelle toimittajistamme tuotekatalogin tuottaminen Visma Proceedoon oli uutta, sujui se hyvin, ja nyt järjestelmässä on jo lähes 50 toimittajan tuotteet, kertoo Suominen.

- Ratkaisua käyttävien yksiköiden määrä kasvaa viikoittain. Kevään aikana se otetaan käyttöön kaikissa Mehiläisen lääkärikeskuksissa ja sairaaloissa. Aktiivisia käyttäjiä tulee lopulta olemaan noin 300, kertoo Mehiläisen hankinta-asiantuntija Anu Myllyniemi.

- Meillä on koko projektista hyvin positiiviset tunnelmat. Henkilökemia Visman asiantuntijoiden kanssa toimi, saimme tukea ja hyvän suunnitelman projektin etenemisestä, sanoo Suominen.

Mehiläisen onnistunut käyttöönotto on tulosta hyvästä suunnittelusta ja panostuksista. Mehiläisen hankintatiimi kiertää joka yksikössä kouluttamassa henkilökuntaa niin järjestelmän käyttöön kuin Mehiläisen hankintapolitiikkaan ja sopimuskäytäntöihin liittyen. Henkilökohtaisilla käynneillä yksikkökohtaiset tarpeet pystytään huomioimaan ja samalla sitoutetaan yksikkö hankintajärjestelmän käyttöön.

- Siirtyminen uuteen hankintaratkaisuun ja kokonaan uudenlaiseen tilausprosessiin on henkilökunnan piirissä otettu hyvin vastaan. Valitessamme järjestelmää etsimmekin ratkaisua, joka on tilaajille mahdollisimman helppokäyttöinen. Siinä onnistuimme, sillä Visma Proceedo saa kehuja lähes päivittäin, kertoo Suominen.

Uusi prosessi muutti arkea

Ennakkohyväksyntä käänsi Mehiläisen hankintaprosessin oikeinpäin. Ratkaisussa tilaus lähtee toimittajalle vasta esimiehen hyväksyttyä sen. Ennakkohyväksyntä onkin lisännyt esimiesten tietoisuutta tilauksista ja laskun sisällöstä. Tilauksen ja laskun täsmäytys tehostaa edelleen prosessia säästämällä aikaa laskun käsittelyssä, jolloin laskun käsittely ei vie työaikaa potilaiden hoidolta.

- Ratkaisu ohjaa tilaamaan kustannustehokkaasti. Uudesta järjestelmästä tilaajat löytävät keskitetysti sovitut toimittajat ja tuotteet helposti. Yksikkökohtaisilla ostoskoreilla säästämme toimituskuluissa ja pientoimituskuluilta vältymme, koska järjestelmä muistuttaa tilausten minimirajoista. Lisäksi maksamme vain oikeasti toimitetuista tuotteista, koska saapuneet tuotteet kuitataan järjestelmään, kertoo Myllyniemi.

- Yksi tärkeimmistä asioista  oli miettiä tilausten hyväksyntäketju: missä organisaatiossa ja millä tasolla tilaukset hyväksytään. Toimiva hyväksyntäketju takaa sujuvuuden ja eliminoi viivästykset, vinkkaa Suominen.

Mehiläinen

  • Yli 100-vuotias terveyden ammattilainen
  • Henkilöstöä 2500, lääkäreitä 2400
  • 26 lääkärikeskus- ja työterveysyksikköä
  • 30 erillistä työterveysasemaa
  • Yhdeksän sairaalaa
  • Kaksi lapsettomuushoitoja tarjoavaa klinikkaa
  • Yksi perusterveydenhuollon yksikkö
  • 60 mm. ikääntyneiden, mielenterveyskuntoutujien ja lastensuojelun palveluyksikköä