Lappeenrannan seurakuntayhtymä
Tiima

Lappeenrannan seurakuntayhtymä

Lappeenrannan seurakuntayhtymä otti käyttöön Tiiman

Kirkossakin mitataan aikaa

Lappeenrannan seurakuntayhtymä on organisaatio, johon kuuluu viisi seurakuntaa. Yhtymän seurakunnissa, Joutsenossa, Lappeessa, Lappeenrannassa, Lauritsalassa ja Sammonlahdessa, on yhteensä noin 58 000 jäsentä. Ne ovat itsenäisiä, mutta joitain toimintoja, kuten taloutta ja henkilöstöhallintoa, hoidetaan keskitetysti yhtymätasolla.


Yhtymä työllistää noin 200 henkilöä, joista 150 kuuluu työaikalain piiriin. ”Meillä on töissä kymmeniä työajattomia työntekijöitä, jotka eivät ole työaikalain alaisia”, kertoo seurakuntayhtymän henkilöstöpäällikkö Tiina Ojala

Tiina Ojala

Haasteena epätyypilliset työajat

”Vain pieni osa niistä 150 työntekijästä, joiden työaikaa seurataan, tekee normaalia 8-16-päivää”, sanoo Ojala.

Aiemmin työaikaa seurattiin käsinkirjoitetuilla lappusilla, mikä oli paitsi hidasta myös altista virhetulkinnoille. ”Halusimme läpinäkyvän, tehokkaan ja kokonaisvaltaisen työajanhallintajärjestelmän ja koska olemme julkinen toimija, hankinnasta tehtiin avoin tarjouskilpailu”, Ojala kertoo. ”Osoittautui, että ainoastaan Tiima pystyi vastaamaan kaikkiin niihin vaatimuksiin, joita kirkon virka- ja työehtoehtosopimus asetti työajan hallinnalle”. 

 

Nopea toimitus ja käyttöönotto

Kun järjestelmätoimittaja oli valittu, kaikki sujui nopeasti. ”Aloitimme prosessin aikaisin keväällä vuosi sitten, ja Tiima oli pystyssä syys–lokakuun vaihteessa, vaikka kirkon virka- ja työehtosopimuksen työaikamääräysten muuttuminen juuri prosessin aikana, aiheuttikin lisätyötä”, Ojala kertoo. Ojala antaa täyden tunnustuksen Visman järjestelmäkonsulttien tukeen käyttöönottoaikana. ”Saimme huippupalvelua koko ajan. Konsultit olivat käytössä paikan päällä ja etänä, ja kaikki asiat ratkaistiin nopeasti”, Ojala kehuu.  

Kaikki yhdestä järjestelmästä

Ojala näkee Tiimassa paljon hyvää. ”Kun saimme testattua kaikki mahdolliset toiminteet, joita kirkon monimutkaiset virka- ja työehtosopimukset vaativat, kaikki ovat olleet varsin tyytyväisiä järjestelmään. Tiima säästää kaikkien aikaa, erityisesti palkanlaskennassa, jossa kaikki tiedostot ja raportit voidaan nyt ajaa järjestelmästä toiseen suoraan Tiimasta”. Yksi tyytyväinen Tiiman käyttäjä on seurakuntakeskusten emäntä Piia Veikkanen. ”Tiima toimii luotettavasti ja minun työtäni helpottaa suuresti se, ettei tarvitse käsin laskea toteutuneita työtunteja, eikä pitää yllä työaikapankkia tai lomatietoja”, hän sanoo. ”Lisäksi ohjelma laskee lisä- ja ylityöt, joita olen tähän asti itse seurannut käsin. 

Ojala kehuu järjestelmätoimittajan asiakastuen toimintaa. ”Ongelmatilanteissa saamme apua välittömästi, eikä meidän työaikaamme kulu teknisten pulmien selvittämiseen”. Myös seurakuntayhtymän tietohallintasuunnittelija on tyytyväinen siihen, että tieto kulkee pilvessä eikä hänen tarvitse kantaa huolta järjestelmän päivityksistä.