Työajanseuranta on lakisääteistä ja sitä kautta työnantajalle pakollista. Pelkkänä pakkopullana sitä ei kannata kuitenkaan pitää, sillä työajanseurannasta on myös monenlaista hyötyä sekä työntekijälle että työnantajalle.
Työaikalakiin vuoden 2020 alussa tehdyt muutokset mahdollistavat oikeasti nykyaikaisen työn tekemisen muodot myös lainsäädännön puitteissa, ja hyvin hoidettu työajanseuranta tukee näitä läpi linjan.
Työaikalaki ja fiksu työajanseuranta mahdollistavat yhdessä työnteon joustot ja valinnanvapauden. Tästä jutusta löydät lisätietoa siitä, miksi ja miten laki edellyttää työajan seuraamista:
Työaikalainsäädäntö edellyttää työtuntien seurantaa ja kirjaamista
Miten työaika määritellään – mikä on työaikaa?
Työajanseurannan lakisääteisyys parantaa työntekijän turvaa
Liukuva työaika, työaikapankki ja etätyömahdollisuudet tekevät arjesta helpompaa
Työaikalainsäädäntö edellyttää työtuntien seurantaa ja kirjaamista
Työajan kirjaamisvelvoite on laissa määrätty. Työnantajalla on siis velvollisuus ylläpitää työaikakirjanpitoa, johon merkitään jokaisen työntekijän tekemät tunnit. Työaikakirjanpitoon on merkittävä säännöllinen työaika, erilaiset lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaitunnit sekä niistä suoritetut korotusosat.
Työaikakirjanpito tulee säilyttää kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisen jälkeen. Työntekijöiden työaikakirjanpito on pyynnöstä esitettävä työsuojeluviranomaiselle. Työntekijällä tai hänen valtuuttamallaan henkilöllä on myös oikeus pyydettäessä saada kirjallinen selvitys työntekijää koskevasta työaikakirjanpidosta. Lainmukainen vastuu työaikakirjanpidon järjestämisestä on aina työnantajalla.
Erilaiset työaikaryhmät ja työtuntien kirjaaminen tunti- ja kuukausipalkkaisilla työntekijöillä – mitä laki määrää?
Laki ei erottele tunti- ja kuukausipalkkalaisia tai kiinteää työaikaa tekeviä työntekijöitä toisistaan, joten kaikkien työsopimuksen tai virkasuhteen perusteella töitä tekevien on oltava työtuntien seurannan piirissä.
Poikkeuksen lakiin tekevät työntekijät, joilla on itsenäinen johtamis- ja päätösvastuu yrityksestä tai sen osasta. Ehkä tyypillisin esimerkki tällaisesta tehtävästä on yrityksen toimitusjohtaja tai muu johtoryhmän jäsen.
Toisenlainen esimerkki työajanseurannan ulkopuolelle jäävästä työntekijästä on itsenäisesti myyntityötä tekevät työntekijä, jonka palkasta suuri osa muodostuu toteutuneesta myynnistä maksettavasta provisiosta. Pelkkä provisiopohjainen palkkaus ei kuitenkaan poista työajanseurannan velvoitetta, vaan mallista on sovittava tarkemmin työsopimuksessa.
Miten työaika määritellään – mikä on työaikaa?
Työajaksi lasketaan kaikki työpaikalla tehty työ sekä työ, jonka työnantaja määrää suorittamaan yrityksen ulkopuolella.
Ovatko koulutukset, edustustilaisuudet tai terveystarkastukset työaikaa?
Työaikana työn yhteydessä järjestetty koulutus kuuluu työaikaan, samoin kuin työnantajan määräämä, työtehtävistä suoriutumiseksi välttämätön koulutus, kuten vaikkapa uuden järjestelmän opiskelu. Vapaaehtoisten koulutusten määrittelemisestä työ- tai vapaa-ajaksi on työntekijän sovittava erikseen työnantajan kanssa.
Sama periaate koskee myös edustustilaisuuksia: jos työnantaja määrää työntekijän edustustilaisuuteen, on se työaikaa. Lepoaikaa ei lasketa työajaksi, jos sen aikana voi poistua työpaikalta. Terveystarkastukset eivät ole työaikaa, ellei työntekijä ole sopinut siitä erikseen työnantajan kanssa.
Mitä työaikaan liittyvät termit tarkoittavat – pieni työaikalakisanasto
Työaikalaissa säädetään rajat päivittäiselle ja viikottaiselle työajalle, sen mahdollisille ylityksille ja työntekijälle taattavalle lepoajalle. Alta löydät perustiedot yleisimmistä termeistä. Tarkat työaikatermien määritelmät, rajat, ja poikkeukset on kirjattu lakitekstiin.
Työajanseurannan lakisääteisyys parantaa työntekijän turvaa
Työaikojen ja tuntien kirjaaminen takaa työntekijälle oikeusturvan. Oikein pidetyllä työaikakirjanpidolla on ratkaiseva merkitys esimerkiksi silloin, jos joudutaan selvittämään erimielisyyksiä tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Erilaisissa riitatapauksissa tällainen kirjanpito voi nousta arvoon arvaamattomaan.
Työaikakirjanpito auttaa työntekijöitä myös seuraamaan vuosilomapäivien ja saldovapaiden kertymistä – tämä on erityisen tärkeää silloin, kun työpaikalla on käytössä työaikapankki, joka mahdollistaa erilaiset joustot entistä paremmin. Kahdeksasta neljään -työaika ei nimittäin enää ole normi, vaan erilaiset työajan joustot yleistyvät kovaa vauhtia.
Tällaiset järjestelyt ovat molemmille osapuolille hyödyllisiä, mutta vaativat toimiakseen helpon tuntikirjanpidon – useimmiten työajanseurantajärjestelmän, jonka avulla tuntikirjaukset voi tehdä juuri silloin, kun työ tehdään. Näin tiedot pysyvät aina ajan tasalla, riippumatta siitä, mitä työskentelyrytmiä noudatetaan.
Liukuva työaika, työaikapankki ja etätyömahdollisuudet tekevät arjesta helpompaa
Vuonna 2020 voimaan tulleessa työaikalaissa säädetään mm. työaikapankin käytöstä järjestäytymättömille työnantajille. Lisäksi lain myötä työnantaja voi tarjota mahdollisuuden joustotyöaikoihin, jossa työntekijä itse päättää työajat ja tekopaikat – työnantaja vain määrittää tavoitteet ja kokonaisaikataulun.
Myös liukumien, eli tutummin saldojen, osalta työntekijöiden työaikajoustot ovat nykyään erittäin hyvät. Laki vaikutti myös yötöihin, joissa työntekijälle annetaan mahdollisuus määrittää tarkemmin oman jaksamisen mukaan, tekeekö vielä pari lisäyötä, kun ennen työnantaja pystyi sen teettämään kyselemättä.
Työaikalaki mahdollistaa työelämän joustot
Moderneissa työyhteisöissä on etätöiden monipuolinen tekeminen ollut mahdollista jo pitkään. Työaikalaki 2020 mahdollistikin ensimmäistä kertaa työaikapankin käytön järjestäytymättömille työnantajille, mahdollisuuden mm. joustotyöaikoihin sekä muutokset yötöihin.
Oman työajan ja -paikan päättäminen ja säätäminen on noussut – ja nousee jatkossakin – yhä isompaan rooliin niin parhaiden työntekijöiden rekrytoinnissa kuin työhyvinvoinnin ja tehokkaan työn kehittämisessäkin.
Teknologia on mahdollistanut etätöiden tekemisen muualla kuin työpaikan virallisessa osoitteessa jo pitkään. Työaikalaki mahdollistaa, että työn tekemisen erilaiset, joustavat mallit ovatkin sekä työnantajien että työntekijöiden hyödynnettävissä ja työelämästä tulee yhä joustavampaa.
Miten työajanseuranta kannattaa järjestää, jotta se palvelee tehokasta ja joustavaa työn tekemistä mahdollisimman hyvin ja helposti?
Löydät kattavan oppaan työajanseurannan järjestämiseen erilaisissa yrityksissä linkin takaa!