Tilitoimistot murroksessa
– datan syöttäjästä
sen tulkitsijaksi

Osa 1

Johdanto: Maailma on muuttunut – tilitoimistojenkin kannattaa muuttua

Mikään ei ole niin varmaa kuin muutos. Koronapandemia laittoi monella toimialalla sekä liiketoiminnan perusteet että arvot täysin uusiksi. Pitkään jatkuneesta negatiivisten korkojen ajasta ollaan siirtymässä tilanteeseen, jossa rahalla on taas hinta.

Se, mikä vielä eilen vaikutti hyvältä toimintatavalta saattaa tänään olla tuhansia euroja ja työpaikkoja maksava virhe.

Yhä useampi nykyaikainen yritys toimi joustavasti ja ketterästi, joten ne pystyvät reagoimaan muutoksiin riittävän nopeasti.

Teknologian nopea kehitys pakottaa myös tilitoimistoja ottamaan kantaa uudistumiseen. Kirjanpidon sähköistyminen ja automatisoinnin yleistyminen muuttavat toiminnan luonnetta perin pohjin.

Käymme tässä oppaassa läpi tekijöitä, jotka auttavat tilitoimistoja menestymään muutoksessa. Kerromme ohjeita ja listaamme vinkkejä uudenlaisen toimintatavan rakentamiseen ja asiakkaiden menestykselliseen auttamiseen.

Polku voi tuntua joskus mutkikkaalta, mutta sille kannattaa lähteä. Vain ketterästi muuttuvat yritykset menestyvät. 

Toivomme, että koet oppaan äärellä ahaa-elämyksiä ja saat kipinän paremman tulevaisuuden rakentamiseen. Visma Financial Solutions on mielellään kumppanisi tällä matkalla.

 

Visma Financial Solutions pähkinänkuoressa

Visma Financial Solutions Oy on laskutuksen, perinnän ja juridiikan asiantuntijatalo. Monipuoliset Credit Management -ratkaisumme kattavat koko ketjun laskun lähetyksestä maksusuoritukseen. Tehtävämme on tehostaa erikokoisten asiakkaidemme liiketoimintaa ja nopeuttaa asiakasyritystemme rahankiertoa.

Palvelemme asiakkaitamme noin 110 asiantuntijan voimin ja jatkuva palveluiden kehitystyömme pohjautuu tiiviiseen yhteistyöhön asiakkaidemme ja kumppaniverkostomme kanssa. Olemme osa nopeasti kasvavaa Visma-konsernia.

Visma-verkoston kattava tuote- ja palveluvalikoima auttaa myös tilitoimistoja toimimaan tehokkaammin. Visma Financial Solutionsin selkeät ja automatisoidut saatavienhallinnan palvelut ovat osa nykyaikaista toimintatapaa, joka lisää sekä asiakkaiden että oman henkilökunnan tyytyväisyyttä.

 

Nykyään yhä useampi rutiinitoimi voidaan tehdä automaation avulla, ja sähköinen kirjanpito on arkipäivää. Tämä muuttaa myös sitä, millaista arvoa tilitoimisto voi tuottaa asiakkaalleen. Moni toimisto on jo ottanut konsultoivamman otteen toiminnassaan, osa on vasta matkalla sinne.

Omaa toimintaa kannattaa lähteä kehittämään avoimella mielellä. Yrityksen identiteettiä on hyvä katsoa kriittisesti. On tärkeää, että perusasiat hoituvat edelleen oikein, mutta katse täytyy siirtää yksityiskohdista suuremman kokonaiskuvan katsomiseen.

Asiakkaille kannattaa tarjota sitä, missä vuosien kokemuksen keränneet kirjanpidon asiantuntijat ovat parhaimmillaan: miten yrityksen toimintaa voidaan kehittää talousdatan avulla.

Tilitoimisto ei ole enää vain tapahtumien kirjaaja, vaan liiketoiminnan kehittäjä

Perinteisesti kirjanpidon katse on ollut menneisyydessä. On varmistettu, että menot on kirjattu oikein ja tulopuoli balanssissa. Menneen vuosineljänneksen tulot raportoidaan eteenpäin ja annetaan jonkinlainen ohjeistus kuluvan kvartaalin näkymistä.

Katse kannattaa kuitenkin kääntää vahvasti eteenpäin. Historiasta voi oppia, mutta kiintopisteen on oltava tarpeeksi pitkällä, jotta kurssia voidaan muuttaa jo ennen kuin ongelmat kasaantuvat.

Nykyaikainen tilitoimisto kulkee asiakkaan rinnalla joka päivä, ohjaten ja opastaen. Tilitoimistot ovat rahan liikkeiden asiantuntijoita, ja niillä on paljon annettavaa asiakkaidensa liiketoiminnalle. Loppujen lopuksi kaikki yritystoiminta on kiinni siitä, että raha kiertää.

Tilitoimisto pystyy osaamisensa avulla neuvomaan esimerkiksi järkevässä budjetoinnissa. Talousdatan ja kokemuksen pohjalta voidaan tehdä tanakampaa tulevaisuustyötä laatimalla erilaisia skenaarioita tulevien vuosien kehitykselle.

Uudenlaiseen toimintamalliin siirtyminen ei aina ole helppoa, mutta se on tarpeen, jotta voit turvata sekä oman että asiakkaasi talouden muuttuvassa maailmassa.

 

Miten saat datan toimimaan?

”Tieto on valtaa” ja ”Data on uusi öljy”. On paljon sanontoja ja iskulauseita, jotka korostavat tiedon merkitystä. Tietojohtamisesta on puhuttu pitkään, mutta kovin harva yritys on vieläkään aidosti dataohjautuva. 

Fiilis ja takapuolituntuma istuvat sitkeästi mukana päätöksenteossa.

Onko tulevaisuutta edes mahdollista arvioida luotettavasti? Tiettyyn rajaan asti, kyllä. Ennustaminen on tarkkaa, kun prosessit ovat selkeät ja päätösten taustalla oleva data pysyy kuranttina. 

Vahvasti datalla perustellut päätökset tuovat talousjohtajalle mielenrauhaa.

Tämä on selvä paikka, jossa tilitoimisto voi tuottaa asiakkailleen lisäarvoa.

Löydä olennainen tieto

Digitalisaatio tuottaa yhä enemmän dataa. Kaikki data ei kuitenkaan ole samanarvoista, ja vaatii taitoa löytää se tieto, joka on yritykselle oleellista. Usein data ei myöskään ole sellaisenaan käyttökelpoista, vaan sitä pitää ensin siivota ja muokata tarkoitukseen sopivaksi.

Talousdatan etu on, että se on varsin pitkälle määrämuotoista. Lait ja säädökset määrittelevät, miten ja mitä tietoa pitää tallentaa. Yritystä hyödyttävien näkemysten saaminen datasta vaatii kuitenkin osaamista, ja tässä on tilitoimistoille oiva tilaisuus tarjota osaamistaan asiakkaille – hyvään hintaan.

 

Hyvää luottopolitiikkaa datan avulla

Esimerkki tilanteesta, jossa datan avulla voidaan tuottaa lisäarvoa, on luottopolitiikka. Se on välttämätön ja olennainen osa yrityksen arkea. Luottopolitiikka tukee myyntiä kertomalla, millaisilla ehdoilla kauppaa kannattaa käydä kunkin asiakkaan kanssa.

Oikeanlainen luottopäätös toimii ennakoivasti, ja se pohjautuu olemassa olevaan dataan. Ennakoiva riskienhallinta tulee halvemmaksi kuin jo tapahtuneeseen vahinkoon reagointi. Riitaisten saatavien perintä oikeusteitse ei ole halpaa.

Mitä enemmän ja laadukkaampaa tietoa on saatavilla, sitä parempia luottopäätöksiä yritys voi tehdä. Usein tietoja haetaan mm. väestötietojärjestelmästä ja luottotietorekisteristä. Ongelmana on, että tiedot eivät ole välttämättä ajan tasalla eivätkä siten vastaa asiakkaan todellista maksuvalmiutta.

Perintäyhtiöiden maksuviivemerkintöjen avulla voidaan kuitenkin ennakoida maksukyvyn heikkenemistä jopa 30–50 päivää ennen kuin asiakkaalle tulee julkinen maksuhäiriömerkintä. Näin yritys voi tehdä vastuullisempia ja kannattavampia luottopäätöksiä.

Osa 3

Älä laskuta tunneista, vaan lisäarvosta

Monella alalla laskutus perustuu tehtyihin työtunteihin. Tilitoimistot eivät ole poikkeus. Tämä on hyvä periaate silloin, kun työ edellyttää tietyssä paikassa olemista tietyn ajan verran.      

Tilitoimistot kuitenkin kauppaavat ajasta ja paikasta riippumatonta asiantuntemustaan, jolloin hinnoittelun periaate kannattaa miettiä uusiksi.

Jos annat asiakkaalle vinkin, jonka ansiosta hän säästää seuraavien vuosien aikana satoja tuhansia euroja, laskutatko siitä vain satasen, ”kun neuvontaan meni vain vartti”? Ja sitten veloitat tuplasti enemmän kuittien selvittelystä, jonka harjoittelija  voisi tehdä halvalla tai automatiikka käytännössä ilmaiseksi?

Asiakassuhteen hyväksi voi tehdä monenlaista, mutta omaa ammattitaitoa ei kannata antaa ilmaiseksi pois.

Toimintatapoja ei ole helppo muuttaa, mutta työ sen hyväksi kannattaa aloittaa heti. Myös asiakkaan pitää pystyä ymmärtämään mahdolliset uudet hinnoitteluperusteet. Viestinnän asiakkaan suuntaan tästä on oltava selkeää, läpinäkyvää ja sitä pitää olla paljon.

Kokonaisvaltaista palvelua paketoimalla

Olet päättänyt ottaa askeleen  eteenpäin ja modernisoida toimintaasi enemmän lisäarvoa tuottavaan suuntaan. Hienoa! Miten tästä päästään seuraavaan vaiheeseen? Hyvä keino on tarkastella kriittisellä silmällä omaa palveluvalikoimaa.

• Onko asiakkaallesi selvää, mistä palvelusta hän maksaa?
• Ovatko hinnat eri palveluille selkeästi saatavilla?
• Räätälöidäänkö sopimukset erikseen asiakkaan mukaan?

Monen tilitoimiston helmasynti on ylipalvelu. Asiakasta saatetaan auttaa erilaisissa asioissa, mutta työ jätetään laskuttamatta, jos se ei kuulu perinteisiin tilitoimistopalveluihin. Puolen tunnin puhelu ei välttämättä tunnu paljolta, mutta kun nämä kertautuvat, samatta voi jäädä merkittävä summa rahaa.

Asiakkaiden auttaminen on rahanarvoista työtä!

Voit aloittaa tarkastelemalla omia palvelujasi ja paketoimalla ne selkeiksi kokonaisuuksiksi. Tämän jälkeen voit miettiä, millaisia lisäpalveluita haluat tarjota pakettien päälle, ja hinnoitella nämä erikseen. Kun hinnat ja palvelut on määritelty selkeästi, laskutuksenkaan kanssa ei tarvitse turhaan arkailla.

Suomessa on noin 4500 tilitoimistoa, mutta vain harva on tuotteistanut palvelunsa. Paketit ovatkin erinomainen keino erottautua joukosta ja nousta myös hakukoneiden tuloksissa paremmin esille. Kun asiakkaalle on heti alusta selvää, millaista palvelua hän saa ja mihin hintaan, ostaminen on myös huomattavasti helpompaa.

 

 

Nostetaan kissa pöydälle – miten puhut vaikeista asioista asiakkaille?

Tietoa syntyy jatkuvasti lisää. Ihmiset myös viestivät keskenään huomattavasti aiempaa enemmän. Erilaisia viestintäkanavia on huima määrä.

Tilitoimiston ja asiakkaan suhdetta rakennettaessa viestintä on avainasemassa. Jos haluat toimia asiakkaasi luotettuna kumppanina, sinun on pystyttävä puhumaan myös hankalista asioista.

Otetaan esimerkiksi tilanne, jossa huomaat, että asiakkaallasi on viivästyneitä saatavia tuhansien tai kymmenien tuhansien eurojen edestä. Miten menettelet?

Älä turhaan viivyttele, vaan lähde proaktiivisesti asiakkaan kanssa keskustellen miettimään keinoja tilanteen parantamiseksi. Tuo mukaan dataa, jolla voit esitellä tilanteen, ja hakekaa ratkaisuja asiapohjalta. Asiakas kyllä ymmärtää rahan tärkeyden.

Me Visma Financial Solutionsilla olemme saatavienhallinnan asiantuntijoita, ja aihe on meille erittäin tuttu. Tunnemme hyvin perintään liittyvät ennakkoluulot. Olemme kuitenkin huomanneet käytännössä, että hyvin hoidettu perintäprosessi voi myös vahvistaa asiakassuhdetta.

 

 

Uuden ajan tilitoimiston huoneentaulu

Osa 4

Teknologiasta kilpailuetua

Sähköinen taloushallinto on ollut arkipäivää jo pitkään. Termi on kuitenkin jo vanhahtava ja se ymmärretään usein monella eri tavalla. Jos sähköinen taloushallinto on sitä, että kopioidaan lukuja PDF-kuiteista ERPpeihin, ollaan vielä todella kaukana digitalisaatiosta.

 

Todellista hyötyä teknologiasta saa, kun mahdollisimman paljon rutiinitoimintoja automatisoidaan. On tehotonta  käyttää ihmistä rutiineihin, jotka kone tekee väsymättä ja paremmin. Aidosti digitaalinen taloushallinto tehostaa tilitoimistojen työtä ja mahdollistaa laskutettavan lisäarvotyön kasvattamisen.

On hyvä muistaa, että teknologia itsessään ei ole ihmelääke kaikkeen. Kannattaa pohtia, missä teknologia voi aidosti auttaa, ja missä taas ihminen on vahvimmillaan.

Tilitoimistosta ei myöskään tarvitse tulla kaikkien teknologioiden asiantuntijaa, vaan parhaita käytäntöjä voi miettiä osaavan kumppanin kanssa.

 

Kehitä asiakkaan prosesseja automatisoidulla saatavienhallinnalla

Automatisoitu saatavienhallinta on erinomainen lisäpalvelu tarjottavaksi tilitoimistojen asiakkaille. Tämä on hyvä tie päästä sisään kehittämään asiakkaan prosesseja ja olemaan tiiviimmin mukana heidän liiketoimintansa kehittämisessä.

Perinteisesti tilitoimistojen fokus on ollut ostolaskujen seurannassa ja kirjaamisessa, mutta suurempi vaikutus saadaan aikaan sillä, että päästään tulevan rahan alkulähteille, myyntilaskuihin.

Kunnollinen automatisointi edellyttää koko laskutus-, muistutus- ja perintäprosessin perinpohjaista tarkastelua. Ratkaisun käyttöönotto toimii silloin hyvänä kimmokkeena koko saatavienhallintaprosessin virittämiseen optimaaliseksi.

Saatavienhallinta on kokonaisuus, johon perintä kuuluu oleellisena osana – kerro tämä asiakkaillesi!

Yritys saa automatisoinnista kaksinkertaisen hyödyn: omat prosessit tehostuvat, ja tämä näkyy myös asiakkaalle parempana palveluna.

Hyvä asiakaskokemus ei välttämättä ole ensimmäinen asia, joka perinnästä tulee mieleen. Tutkimuksen mukaan kuitenkin 35 % yrityksistä koki automatisoidun saatavienhallinnan vaikuttaneen positiivisesti asiakaskokemukseen. Vielä suurempi vaikutus oli oman henkilöstön tyytyväisyyteen, jossa myönteisestä kehityksestä kertoi 51 % vastaajista

Saatavien kiertoaika on yrityksen terveyden mittari. On suuri ero siinä, tulevatko maksut tilille eräpäivänä vai satunnaisina aikoina viikkojen tai jopa kuukausien päästä. Kun saatavat ovat hyvin näpeissä, yritys pystyy ennakoimaan muutoksia jo ennen kilpailijoitaan ja sopeuttamaan toimintaansa proaktiivisesti ja harkiten.

 

Missiomme:

Luottamusta ja lisäarvoa, helposti. Kitkaa vähentäen!

Edistämme asiakkaidemme liiketoiminnan kasvua, vähennämme kitkaa sekä parannamme yritystoiminnan ja luottokaupan edellytyksiä tuottamalla tehokkaita, vaikuttavia ja vaivattomia palveluita.

Tähtäämme asioiden ratkaisemiseen asiakkaidemme edun nimissä ja kohtelemme asiakkaitamme, työntekijöitämme ja muita sidosryhmiämme kunnioittavasti ja Visma-arvojemme mukaisella tavalla.

Lue lisää ratkaisuistamme ja jätä yhteydenottopyyntö asiantuntijoillemme, jos haluat tuoda nykyaikaisten taloushallinnon ohjelmistojen hyödyt yrityksesi käyttöön.

Palaa etusivulle

Varaa aika asiantuntijalle