Mitä eroa on työvoiman hallinnalla ja perinteisellä työvuorosuunnittelulla? Entä mitä tarkoittaa optimointi työvuorosuunnittelussa tai keskitetty suunnittelu? Tässä artikkelissa käymme läpi yleisimmät työvoiman hallintaan liittyvät termit ja niiden merkitykset. .jpg?width=1002&height=585&name=Solveon-blogi-featured-1200x700%20(12).jpg)
Työvoiman hallinta ja siihen liittyvät kiemurat, kuten erilaiset työvuorosuunnittelun keinot, termit sekä prosessit saavat pään pyörälle.
Vastaamme tässä useimmin kysyttyihin kysymyksiin aiheesta.
Mitä tarkoittaa työvoiman hallinta?
Työvoiman hallinnalla viitataan työaikaan ja työvoimaan liittyviin prosesseihin yrityksessä, kuten työajan seurantaan ja työvuorojen suunnitteluun.
Työvoiman hallinta on kokonaisvaltaista henkilöstöresurssien hallintaa aina työvuorosuunnittelusta palkkatulkintoihin ja johdon raportointiin. Työvoiman hallintaan liittyy oleellisesti myös työajan seuranta, joka pohjautuu työaikalakiin perustuvaan velvoitteeseen, jonka mukaan yrityksissä täytyy seurata työaikaa kirjallisesti ja tehdyistä tunneista täytyy maksaa lain sekä työehtosopimusten määräämät korvaukset.
Velvoite seurantaan ja palkanmaksuun on työnantajalla. Työajan seurannan velvoitteen voi täyttää joko sopimalla työntekijöiden kanssa säännöllisestä työajasta tai seuraamalla toteutunutta työaikaa esimerkiksi leimausjärjestelmän avulla. Työvoiman hallinnasta saatetaan puhua myös lyhenteellä WFM (Workforce management).
Mitä tarkoittaa osaamisen hallinta?
Osaamisen hallinnalla viitataan työntekijöiden osaamisen huomiointiin ja seurantaan organisaatiossa. Sen tavoitteena on varmistaa että 1) työntekijöiden osaaminen tulee huomioitua työtehtäviä ja työvuoroja suunniteltaessa ja 2) työntekijää tuetaan osaamistavoitteisiin pääsyssä.
Käytännössä osaamisen hallinta tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tehtäviin valitaan sellaiset henkilöt, joilla on valmiudet suoriutua niistä. Lisäksi osaamiseen hallintaan kuuluu usein kiinteästi työntekijöiden osaamisen seuranta, kehityspolkujen luominen ja koulutuksen tarjoaminen.
Mitä tarkoittaa työvuorojen optimointi?
Työvuorojen optimointi tarkoittaa automaattista työvuorolistojen tekoa. Siinä järjestelmä luo ehdotuksen siitä, miten työvuorolistan työt jaetaan henkilöstölle.
Optimointi voi arkikielessä viitata yksinkertaisimmillaan simppeliin prosessiin, jossa järjestelmä jakaa työvuorot tasaisesti saatavilla olevien työntekijöiden kesken.
Optimointi voi myös olla älykästä, jolloin järjestelmä huomioi vuoroja jakaessa esimerkiksi työntekijöiden toiveet, rajoitteet, osaamisen, työn tarpeen, työaikalain, työehtosopimukset ja työaikaergonomian. Tällaista optimointia nimitetään matemaattiseksi optimoinniksi. Matemaattisen optimoinnin avulla järjestelmä ehdottaa jaksolistoista versioita, jotka tukevat organisaation kannattavuutta, työhyvinvointia ja tasapuolisuutta. Sen ansiosta myös virheiden ja manuaalisen työn määrä vähenee.
Mitä erilaisia työvuorosuunnittelun tapoja on olemassa ja mikä niistä sopii organisaatiolleni?
Ei ole olemassa selkeää yleistä nyrkkisääntöä siihen, millainen työvuorosuunnittelu sopii mihinkin tilanteeseen. Siksi tähän on vaikea antaa suoraviivaista vastausta. Tästä syystä suosittelemme hyödyntämään meiltä löytyvää tarvekartoitusta oikean prosessin löytämiseksi.
Keskitetty suunnittelu
Keskitetyssä suunnittelussa työvuorot suunnitellaan kerralla useampaan yksikköön. Suunnittelijana toimii työvuorosuunnittelun ammattilainen, joka tuntee työehtosopimukset, työaikalain sekä toiminnan johon suunnittelua tehdään. Keskitetyllä suunnittelulla pyritään säästämään suunnitteluun käytettävää aikaa sekä jakamaan ja hyödyntämään resursseja tehokkaammin yksiköiden välillä.
Yksikkökohtainen suunnittelu
Yksikkökohtaisessa suunnittelussa vuorot suunnitellaan kerralla vain yhteen yksikköön. Tällöin suunnittelijana toimii yleensä yksikön vetäjä tai esihenkilö. Yksikkökohtainen suunnittelu sopii tyypillisesti parhaiten tilanteisiin, joissa yksikön vuorot jaksosta toiseen toistuvat hyvin samanlaisina.
Toimintalähtöinen eli työntarvelähtöinen suunnittelu
Toimintalähtöisessä suunnittelussa lähtökohtana on aina työn tarve, eli millaisia tehtäviä vuorossa täytyy saada suoritetuksi ja paljonko tekijöitä ja osaamista se vaatii. Suunnittelussa selvitetään alkuun työn tarve ja sen jälkeen etsitään parhaat käytettävissä olevat osaajat jokaiseen vuoroon. Toimintalähtöisen suunnittelun avulla listoissa tulee huomioitua vaihteleva työvuororakenne, ruuhkahuiput, rauhallisemmat ajanjaksot sekä työn vaativa osaaminen. Tarvittavien työntekijöiden määrä vaihtelee näiden mukaisesti.
Toimintalähtöiseen suunnitteluun tarvitaan tyypillisesti automatiikkaa ja optimointia avuksi, sillä ihmisvoimin se on turhan työlästä.
Henkilölähtöinen työvuorosuunnittelu
Henkilölähtöinen työvuorosuunnittelu mielletään usein perinteiseksi työvuorosuunnitteluksi. Siinä lähtökohtana on saatavilla olevat resurssit, eli montako henkilöä organisaatiossa tai yksikössä on, joille työvuoroja suunnitellaan. Jos yksikössä on esimerkiksi 20 työntekijää, heidät jaetaan eri vuoroihin niin että työntekijöiden kanssa sovitut tuntimäärät täyttyvät.
Autonominen eli yhteisöllinen työvuorosuunnittelu
Autonomisessa yövuorosuunnittelussa esihenkilö on määritellyt tulevan jakson vuorojen määrät (A,I,Y). Tämän pohjalta työntekijät keskustelevat ja sopivat keskenään, miten tulevan jakson työvuorot jaetaan. Jos vuoroja avoimeksi, vaatii prosessi lisäksi neuvottelukierroksia.
Yhteisöllinen suunnittelu vaatii usein yhdessä sovittuja sääntöjä toimiakseen. Esimerkiksi esihenkilö voi pyytää, että yövuorot jaetaan ensiksi, koska niihin on tyypillisesti vaikeinta löytää tekijää.
Yhteisöllinen työvuorosuunnittelu on parhaimmillaan pari- ja tiimityöskentelyssä. Haasteita ilmenee siinä kohtaa, jos työntekijöitä on paljon. Usein myös yhteisöllisen suunnittelun haasteena on se, että hiljaisille ja poissaolijoille jää ”jämävuorot”.
Ergonominen työvuorosuunnittelu
Ergonomisella työvuorosuunnittelulla keskiössä on työntekijöiden hyvinvointi ja terveys. Sen tavoitteena on tasapainottaa työ- ja lepoaikaa niin, että työstä palaudutaan kunnolla. Ergonomisessa suunnittelussa huomioidaan työaika, sen säännöllisyys ja joustavuus. Tyypillisesti tätä suunnittelumuotoa pidetään erityisen tärkeänä kolmivuorotyössä, sillä epäsäännöllinen työaika lisää usein työn kuormittavuutta ja tekee työn ja vapaa-ajan tasapainottamisesta haastavampaa.
Ergonomista työvuorosuunnittelua voi yhdistää muihin työvuorosuunnittelun keinoihin luomalla erilaisia sääntöjä suunnittelun taustalle.
Päivittäinen töiden järjestely
Valitusta työvuorosuunnittelun metodista huolimatta, jokaiseen vuorosuunnitteluprosessiin kuuluu yleensä myös päivittäinen töiden järjestely. Parhaisiinkin listoihin tulee jakson aikana muutoksia ja yllättäviä poissaoloja, kuten sairaslomia. Tällöin on edessä sijaistarpeen arviointi ja sijaiskutsujen lähettäminen.
Lisäksi toimintalähtöisessä suunnittelussa työn tarpeeseen saattaa vielä kesken listojenkin tulla muutoksia. Päivittäisessä töiden järjestelyssä reagoidaan muutoksiin reaaliajassa ja varmistetaan että vuoroista löytyy oikea määrä tarvittavia tekijöitä.
Mitä tarkoittaa työajan automaattinen tulkinta?
Työehtosopimukset ja paikalliset sopimukset ohjaavat palkkalaskelman lopputulemaa. Tällaisia ovat esimerkiksi se, miten ylitöistä maksetaan ja millaisia lisiä työntekijöille kuuluu.
Perinteisesti näiden sääntöjen vaikutukset lasketaan työntekijöiden palkkoihin palkanlaskennassa käsin, tarkastelemalla toteutunutta työaikaa. Nykypäivänä moni kuitenkin turvautuu automaattiseen työajan tulkintaan: siinä laskenta siirretään järjestelmälle, ja työaikatapahtumat saapuvat palkanlaskentaan valmiiksi tulkittuna.
Tällaisen automaation avulla varmistetaan, että palkat tulee tulkittua tasalaatuisesti ja maksettua ajallaan ja oikein. Samalla säästetään manuaalisen työn tarvetta ja palkanlaskennan kustannuksia.
Mitä tarkoittaa työajan tasoittumisjärjestelmä
Työajan tasoittumisjärjestelmä, taikka tasoittumisjakso tarkoittaa, että työaikaa voidaan suunnitella vaihtelevilla viikkotunneilla, mutta kokonaistyöajan täytyy tasoittua tasoittumisjakson aikana siten, että se ei keskimäärin ole yli sovitun työajan. Työaikalaki ja työehtosopimukset määrittävät tiettyjä rajoituksia mm. Viikon maksimitunteihin, vuorokautiseen työaikaan ja lepoaikoihin, joita suunnittelussa pitää noudattaa. Tasoittumisjakso voi olla jopa 12 kuukautta.
Kauanko työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönotossa kestää?
Kesto riippuu siitä, millaisia ominaisuuksia järjestelmältä kaivataan, millaisia integrointeja kaivataan ja miten monipuolisesti automatiikkaa hyödynnetään. Jos tavoitteena on kehittää vain työajankirjausta, käyttöönotto onnistuu suhteellisen sukkelasti. Jos taas rinnalle tarvitaan automaattista työajan TES-tulkintaa ja tiedot halutaan palkanlaskentaan sähköisesti, vaatii se enemmän selvittelyä.
Lisäksi kestoon vaikuttaa se, millaiset organisaation nykyiset prosessit ovat. Erityisesti jos aiemmin on tehty asioita pitkälti manuaalisesti ja prosessi on hyvin perinteinen, pelkkä teknologian käyttöönotto ei riitä, vaan samalla tulee selvittää miten prosesseja tulisi muuttaa.
Käyttöönotto saattaa oikeastaan siis kestää mitä vain kahden viikon ja usean kuukauden välillä.
