Aloita työaikaseuranta kevyesti – 3 + 1 vinkkiä

Tiima Go -työajanseuranta

Työajanseuranta on uuden työaikalain seurauksena jokaisen organisaation ja työntekijän agendalla. Vaikka ensimmäiseksi työajan kirjaaminen vie ajatukset työlääseen tuntirumbaan, seurannassa ei tarvitse olla kyse ydinfysiikasta, vaan liikkeelle voi lähteä hyvin kevyestikin.

Siksi kasasin tähän parhaat vinkkini siitä, miten työajanseurannan voi aloittaa mahdollisimman kevyesti ja helposti. Samalla avaan millaisia asioita seurantaa suunniteltaessa ja toteuttaessa tulee ottaa huomioon.

Haluatko siirtyä suoraan käytäntöön? Aloita työajanseuranta kevyesti ja kustannustehokkaasti!

1. Pistä perusta kuntoon

Jos et vielä seuraa työaikaa lainkaan, ensimmäinen askel on laittaa jonkinlainen seuranta pystyyn ja varmistaa, että tunnit tulee varmasti kirjattua oikein. Suorita siis seuraavat kaksi askelta:

  1. Kerää tarvittavat pohjatiedot henkilöstöstä, kuten nimi, henkilönumero, päivä- ja viikkotyöaika ja päivän aloitus- ja lopetusaika.
  2. Määrittele miten haluatte seurata tunteja. Tähän on oikeastaan kolme eri vaihtoehtoa: leimaaminen, oletusarvoinen tai projektikohtainen seuranta. Valitse näistä organisaatiollesi sopivin.

Leimaamisella tarkoitetaan mallia, jossa työntekijä kirjaa itsensä sisään työpäivän alussa ja ulos työpäivän lopussa. Kello tikittää tunnit suoraan sellaisenaan seurantajärjestelmään. Kirjaamisessa voidaan hyödyntää myös erilaisia syykoodeja (esim. normaali työaika, etätyö, ylityö, lomat, poissaolot ja niin edelleen).

Oletusarvoisella seurannalla tarkoitetaan sitä, että työntekijällä on kiinteät työvuorot (esim. aina arkisin 9–17). Tällöin seurantaa tehdään sillä oletuksella että työntekijä on työaikana töissä. Tässä mallissa riittää vain poikkeusten, kuten lomien ja poissaolojen kirjaaminen.

Projektikohtaisella seurannalla tarkoitetaan mallia, jossa työntekijä kirjaa tunnit erillisten projektien alle.

Projektikohtainen seuranta vaatii jo hieman enemmän suunnittelua ja vaivaa, joten jos haluat aloittaa matalalla kynnyksellä, on leimaaminen tai oletusarvoinen seuranta helpompi vaihtoehto. Varmista kuitenkin että kirjaustapa istuu organisaatiosi tavoitteisiin (katso seuraava kohta).

2. Selvitä miksi haluatte seurata työaikaa

Työaikalaki velvoittaa kaikki yritykset seuraamaan työaikaa. Jos se on ainoa motivaatiosi pitää työaikaa silmällä, on homma suht suoraviivaista. Mutta jos taustalla piilee muitakin syitä, vaikuttaa se siihen millaisin keinoin ja prosessein työaikaa kannattaa seurata.

Työaikalaki päämotiivina

Jos työaikalaki on ainoa syy miksi organisaatiossasi halutaan seurata tunteja, tärkeintä on varmistaa että tunnit tulee kirjattua oikein ja mahdollisimman helposti. 

Tällöin oletusarvoisen seurannan ohella leimaaminen on simppelein vaihtoehto. Työntekijä voi parilla painalluksella kirjata itsensä sisään, mahdollisille tauoille ja työpäivän lopuksi ulos.

Onko uusi työaikalaki jo sinulle tuttua kauraa, vai kaipaatko siitä kertausta? Kuuntele podcastistamme mitä muutoksia työaikalaki 2020 toi tullessaan

Tavoitteena työhyvinvoinnin kehittäminen

Työaikaa seuraamalla voidaan pitää silmällä myös työntekijöiden jaksamista ja näin kehittää työhyvinvointia paremmalle tasolle. Tällöin työaikaa seuratessa kannattaa pitää silmällä muun muassa sitä, kuinka paljon kuormitusta yhdelle henkilölle syntyy ja onko sitä mahdollista jakaa tasaisemmin muiden työntekijöiden kesken.

Tehtyjen tuntimäärien lisäksi kannattaa tarkkailla myös sairauspoissaolojen määrä, sillä ne viestivät siitä, että henkilöstön jaksaminen on koetuksella.

Työhyvinvointia seuratessa on tärkeää valita työaikakirjauksiin sellainen työkalu, joka tukee tätä tavoitetta. Esimerkiksi sähköpostihälytykset henkilöstöhallinnolle silloin kun työntekijän tunnit alkavat paukkua on kätevä ominaisuus.

Tarve seurata kannattavuutta

Kannattavuus on asia jota organisaatioissa halutaan tyypillisesti seurata erilaisten projektien tai asiakastyön yhteydessä.

Tällöin tehdyt tunnit kannattaa kirjata erillisten projektien alle, jolloin kuhunkin projektiin käytetyt tunnit on helppo tarkistaa yhdestä paikasta.

Samalla voit pitää silmät auki pullonkaulojen varalta, eli selvittää viekö jokin tehtävä turhan paljon aikaa. Ongelma saattaa löytyä esimerkiksi puutteellisista prosesseista, koulutuksesta tai työkaluista, jolloin korjausliikkeillä tehtävän saa käännettyä jälleen kannattavaksi.

Lue miten DSV onnistuu säästämään joka kuukausi useita päiviä työaikaa

Halu ennustaa tulevaa

Työaikaa seuraamalla voit halutessasi myös oppia lisää tulevasta ja varautua siihen paremmin.

Kun tiedät paljonko aikaa työntekijöiltä kuluu mihinkin tehtävään, tiedät paremmin kuinka paljon resursseja tarvitset jatkossa ja milloin kannattaa alkaa suunnittelemaan seuraavaa rekrytointia.

Myös tällöin työaikaa kannattaa seurata projektikohtaisesti, ja pitää kirjaa siitä, millaisia projekteja työpöydille on rantautumassa lähikuukausien aikana.

3. Tee kirjaamisesta mahdollisimman helppoa ja luontevaa

Kuten monessa muussakin asiassa, myös työaikakirjauksessa toimivat työkalut ovat kaiken A ja O. Mikäli työntekijät kokevat kirjaamisen syystä tai toisesta hankalaksi tai aikaavieväksi, tuppaa se unohtumaan tai jäämään päivän (tai jopa kuukauden) viimeiseksi tehtäväksi.

Varmista siis että kirjaaminen onnistuu muiden tehtävien lomassa kätevästi. Muuten riskeeraat sen, että työaika kirjataan muistista, jolloin loppulukema vääristyy ja menetät ne edut joita työajan kirjaamisella tavoittelet.

Esimerkiksi mobiilileimaus on tänä päivänä must have -ominaisuus helppouden kannalta. Näin varmistat että leimauslaite kulkee työntekijän taskussa jokaiselle työpisteelle ja että nappia on helppo painaa työpäivän alussa, lopussa ja työtehtävää vaihtaessa.

Myös erilaiset automaatiot tukevat kirjaamista. Järjestelmä voi esimerkiksi laskea liukumasaldon työntekijän puolesta ja varmistaa, että työaika huomioidaan oikein osapäivän poissaolo- ja ylityötilanteissa.

4. Valmista että työntekijät ymmärtävät miksi tuntien kirjaaminen on tärkeää

Työajan kirjaamista ei kannata sälyttää sellaisenaan työntekijän vastuulle, sillä muuten se lipsuu tehtäväksi joka tehdään vastahakoisesti ja myöhässä. 

Erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa joissa työaikaa ei välttämättä ole totuttu seuraamaan, työntekijöille voi tulla yllätyksenä äkillinen vaatimus seurata työaikaa tarkemmin kuin aiemmin.

  • Viesti avoimesti miksi tunteja seurataan organisaatiossanne ja mitä sillä tavoittelette
  • Sovi toimintamallit yrityksen sisällä eli milloin tuntien pitää olla kirjattuna, miten se tehdään, kuka ne hyväksyy ja niin edelleen
  • Ohjeista henkilöstö ja avaa sovitut toimintamallit myös heille
  • Sovi aloituspäivä selkeästi jotta kaikki tietävät mistä alkaen tunteja seurataan

Haluatko aloittaa tuntiseurannan kevyesti? Tiima Go:lla voit aloittaa mobiilileimaamisen organisaatiossasi yhdessä päivässä!

Lue lisää Tiima Go:sta

2