Suomen Lähetysseura
Taloushallinnon rutiinitöiden automatisointi onnistui vaihtamalla vanhat ohjelmistot Wintimeen.
Suomen Lähetysseurassa päätettiin uusia taloushallinnon ohjelmistot, koska vanhat käytössä olevat järjestelmät aiheuttivat paljon manuaalista työtä eikä tilinpäätöksestä ollut suoraa yhteyttä kirjanpitoon. Käytössä olleet järjestelmät olivat usealta eri toimittajalta, mikä koettiin hankalana. Järjestelmähankkeen tavoitteena olikin saada yhdeltä toimittajalta kattava taloushallinnon kokonaisratkaisu.
”Näkemyksemme oli ottaa yhdeltä toimittajalta niin kokonaisvaltainen ohjelmistoratkaisu kuin mahdollista. Tavoitteena oli myös päästä eroon sellaisesta manuaalityöstä, joka pystytään automatisoimaan”, Suomen Lähetysseuran talouspäällikkö Anita Sihvonen kertoo.
Suomen Lähetysseura valitsi toimittajaksi Visma Publicin. Valintaan vaikutti erityisesti kolme asiaa:
- Visma Publicin Wintime-tuoteperheestä löytyi sopiva kokonaispaketti budjetoinnista raportointiin saakka.
- Ratkaisevana tekijänä oli ratkaisun hinta-laatusuhde, joka nousi tarjouskierroksella ylitse muiden.
- Varmuutta päätökseen toi se, että talouspäälliköllä oli aiempaa käyttökokemusta Visma Publicin tuotteista ja siten tieto siitä, mitä tuotteilla voidaan saavuttaa.
Suomen Lähetysseuran järjestelmäuudistus oli kokonaisvaltainen, sillä samalla uudistettiin muun muassa tilikartat ja laskentakohteet. Ennen käyttöönottoprojektia Visma Public teki perusteellisen alkukartoituksen, johon kirjattiin projektin tavoitteet, asiakkaan hyödyt ja projektin mahdolliset riskit.
“Asiakkaan etu painoi ja näkyi projektin hallinnassa paljon. Manuaalinen työ on helpottunut, työ nopeutunut ja virheet vähenevät, kun ei tehdä kirjauksia enää niin paljon käsin.”
Kyseessä oli iso uudistus organisaatiolle, joten luonnollisesti projektiin mahtui muutama yllättäväkin haaste. Ne kuitenkin ratkaistiin aina asiakkaan etua ajatellen. Sihvosella on vain hyvää sanottavaa käyttöönotosta.
”Jos projektissa tuli ongelmia vastaan, konsultit yrittivät kaikin tavoin kampittaa ne ja selvittää, millä tavoin niistä päästään yli. Se millä pieteetillä asioihin suhtauduttiin oli varmaan kaikista positiivisin juttu”, kehuu Sihvonen.
Wintimeen vaihto sujuvoitti monia taloushallinnon työvaiheita
Uuden ohjelmiston tuomat hyödyt huomataan erityisesti manuaalisten työvaiheiden vähentymisenä. Loppukäyttäjät käyttävät nyt selkeitä raporttipohjia sen sijaan, että raportteja rakennettaisiin alusta asti itse. Virheiden ja korjattavien tietojen määrä on vähentynyt huimasti. Wintimeen siirtymisen myötä budjetointi on aiempaa sujuvampaa, koska ohjelma on selkeä ja raportit helposti haettavissa. Positiivisena erona aiempaan koetaan se, että tilintarkastajat saavat järjestelmästä itsenäisesti kaikki tilinpäätökseen liittyvät asiat. Myös veroilmoitusten teko helpottui, kun kaikki tieto on helposti saatavilla.
Käyttöönoton loppuvaiheessa pidetyt koulutukset koettiin hyvinä, ja käyttöönoton päätyttyä Suomen Lähetysseurassa keskitytään ohjelmistojen hyödyntämiseen. Tulevaisuudessa heillä on tarkoitus osallistua Visma Publicin maksuttomaan Tutka-käyttötapakartoitukseen, jolla mitataan käyttäjien osaamista ja varmistetaan käytön tehokkuus. Suomen Lähetysseura on tyytyväinen Visma Publicin monipuolisiin tukipalveluihin ja toteaa, että varsinkin käyttövinkkejä kaivataan arjessa käyttöönottokoulutusten jälkeenkin.
Asiakkaan hyödyt
-
manuaalisten työvaiheiden väheneminen nopeuttaa työtä ja vähentää virheitä
-
selkeän ohjelman ansiosta budjetointi on aiempaa sujuvampaa
-
monipuoliset tukipalvelut varmistavat käytön tehokkuuden.
Haluatko kuulla lisää Wintimestä?
Asiantuntijamme palvelevat sinua niin ohjelmistojen hankinnassa ja käytössä, kuin kehittämisessäkin.
Tuki
Tukipyynnöt pääkäyttäjän toimesta Communityyn:
Visma Public Community »
Laskutus
finance.puf@visma.com
Yhteystiedot
Visma Publicin yhteystiedot »
