Eli opas yrittäjille, joita taloushallinto ei kiinnosta tippaakaan
Taloushallinto ei useinkaan ole se ensimmäinen asia, johon yrittäjänä haluat käyttää aikaa ja vaivaa.
Tämän oppaan tarkoituksena ei olekaan saada sinua kiinnostumaan taloushallinnosta tai siihen liittyvistä järjestelmistä. Sen sijaan kerromme, miten voit hoitaa yrityksesi taloushallinnon tehtävät mahdollisimman tehokkaasti. Kun tiedät perusasiat yrityksen taloushallinnosta, voit keskittyä olennaiseen.
Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin:
- Yrityksen taloushallinnon fiksu järjestäminen
2. Taloushallinnon prosessit: yrityksen kirjanpito
- Taloushallinnon prosessit: laskutus ja saatavien hallinta
- Taloushallinnon prosessit: ostolaskujen käsittely ja kuittirumba
- Taloushallinnon prosessit: palkkahallinto
- Yrityksen talouden raportointi ja seuraaminen
- Muut taloushallinnon tehtävät
3. Yrityksen taloushallinto ja sen järjestäminen – kuka vastaa mistäkin?
1. Yrityksen taloushallinnon prosessit – mitä ne ovat, ja miksi niistä olisi syytä olla kiinnostunut?
Yrityksen taloushallinto koostuu monista eri prosesseista, joihin kuuluvat muun muassa kirjanpito, tilinpäätös, budjetointi, laskujen tekeminen ja maksaminen, palkanlaskenta sekä viranomaisilmoitusten tekeminen.
Näitä rutiineja tulee pyörittää vähintään viikottain ja kuukausittain, jotta yrityksen kassa pysyy kunnossa, toiminta terveellä pohjalla – ja yrityksen talouteen liittyvät lakipykälät ja viranomaismääräykset täyttyvät.
Taloushallinto on tärkeä osa myös yrityksen tulevaisuuden suunnittelua ja kasvua. Jos haluat kasvaa ja pärjätä yllättävissä tilanteissa, on sinulla oltava ajantasainen tieto yrityksesi taloudellisesta tilanteesta.
Kun osaat kiinnittää huomiota oikeisiin asioihin yrityksen taloushallinnossa nyt, varmistat sen, että menestyt myös tulevaisuudessa.
Yrityksen taloushallinnon fiksu järjestäminen
Heti kun raha alkaa liikkua, on yritykselläsi siis taloushallinnon prosesseja, jotka täytyy hoitaa by the book, eli määräysten ja lainsäädännän mukaisesti. Siitä ei pääse yli eikä ympäri. Voit kuitenkin vaikuttaa siihen, miten järjestät taloushallinnon prosessit, ja paljonko käytät niihin omaa, arvokasta aikaasi.
Otetaan esimerkiksi myyntilaskun teko:
Olet tehnyt asiakkaalle tarjouksen, jonka hän on hyväksynyt. Työ on tehty tai tuote toimitettu, ja on laskutuksen aika.
Voit kirjoittaa vaaditut tiedot alusta loppuun laskudokumenttiin, arkistoida kopiot, lähettää laskun vastaanottajalle ja seurata sitten, onko raha saapunut pankkitilillesi…
…tai voit käyttää sähköistä taloushallinto-ohjelmistoa yhdessä tilitoimistosi kanssa, hyödyntää valmiita pohjia ja asiakasrekisteriä, klikata laskun matkaan haluamallasi välitystavalla ja seurata maksun tilaa yhdellä vilkaisulla järjestelmässä.
Vaikka lopputulos on sama, prosessit ovat erilaisia: ensimmäinen on manuaalinen, aikaavievä ja vaikeasti seurattava, toisessa asioiden hoitaminen onnistuu yhdessä järjestelmässä ja tietoihin on helppo palata. Kun taloushallinto sujuu jouhevasti, jää yrittäjälle enemmän aikaa asiakkaiden tapaamiselle, myynnille ja itse tuottavan työn tekemiselle.
Mitä suuremmaksi yrityksen koko kasvaa, sitä tärkeämpää on, että taloushallinnon prosessi hoituvat tehokkaasti. Siksi useimmat yrittäjät päättävätkin ulkoistaa osan taloushallinnon tehtävistä tai koko taloushallintonsa tilitoimistolle, joka tuntee prosessit jo valmiiksi kuin omat taskunsa. Näin yrittäjä säästää aikaa varsinaisen liiketoiminnan kasvattamiseen.
2. Taloushallinnon prosessit: Yrityksen kirjanpito
Kirjanpidon tehtävänä on pitää yrityksen tulot, menot, varat ja velat erillään yrityksen omistajan ja muiden yritysten tuloista, menoista, varoista ja veloista. Se kokoaa yhteen rahamääräiset tiedot kaikista yrityksen liiketapahtumista, ja muodostaa näin kokonaiskuvan talouden tilasta.
Yrityksen on tehtävä kirjanpitoa aina, yritysmuodosta ja liikevaihdon määrästä riippumatta. Kirjanpitolaki säätää yksityiskohtaisesti siitä, millä tavoilla eri tyyppisten yritysten on pidettävä raha-asiansa järjestyksessä. Lakia täydentää niin kutsuttu hyvä kirjanpitotapa. Se tarkoittaa yleisohjeita ja sääntöjä, joiden varaan kirjanpito ja tilinpäätöksen laadinta pitäisi perustaa.
Pienessä yrityksessä kaikki tekevät kaikkea – jos kiire on kova, niin minäkin laitan vaikka tupsuja pipoihin. Normaalisti työpöydälläni kuitenkin ovat reskontrat, henkilöstö- ja palkkahallinto, tilausten ja tuotannon koordinointi ja toimiston puolen muut työt. Kirjanpidon olemme ulkoistaneet tilitoimistoon.
Husky Oy:n toimitusjohtaja Marjo Kuparinen kertoo kokemustensa perustella, että teknologia tuo tullessaan parempia malleja yrityksen taloushallinnon hoitamiseen.
Maksuperusteinen vai suoriteperusteinen kirjanpito – ja mitä eroa niillä on?
Kirjanpito voi olla joko maksuperusteista tai suoriteperusteista. Maksuperusteinen kirjanpito on tulojen ja menojen kirjaamista sen mukaan, miten yrityksesi tilille tulee tai sieltä lähtee rahaa.
Suoriteperusteinen kirjanpito jaksottaa tulot ja menot toisin: ne merkitään kirjanpitoon sitten, kun tuote tai palvelu on vastaanotettu tai luovutettu. Suoriteperusteinen kirjanpito auttaa ennakoimaan yrityksen taloushallintoa tätä päivää pidemmälle. Tilinpäätös laaditaan aina suoriteperusteisesti.
Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito – mitä eroa niillä sitten on?
Suurin osa yrityksistä tekee kahdenkertaista kirjanpitoa täyttääkseen lain vaatimukset. Kahdenkertainen kirjanpito on jokaisen tilitapahtuman merkitsemistä kahdelle eri tilille: kredit-tili kertoo rahojen lähteestä, debet-tili rahojen käytöstä. Tilikauden päätteeksi kahdenkertainen kirjanpito toimii tilinpäätöksen pohjana.
Yhdenkertainen kirjanpito on lista yrityksen menoista, tuloista, koroista, veroista sekä yrityksen tarpeisiin hankittujen tavaroiden ja palvelujen käytöstä. Termi “yksinkertainen kirjanpito” tarkoittaa samaa asiaa. Tarkoituksena on pitää yrityksen varat erillään henkilökohtaisista varoista, ja lista toimii veroilmoituksen pohjana.
Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista vain toiminimi-yritysmuodon valinneille yksityisille elinkeinonharjoittajille, kun sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:
- taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
- liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa tai
- yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.
Osakeyhtiön kirjanpito
Osakeyhtiö on yleisin Suomessa käytetty yritysmuoto. Sen osakkeenomistajat ovat vastuussa yhtiön velvoitteista vain sijoittamansa pääoman edestä. Osakeyhtiö on omistajista erillinen, itsenäinen oikeushenkilö, joka vastaa itse omista velvoitteistaan.
Osakeyhtiön kirjanpito on kirjanpitolain tarkasti säätelemää, ja se on tehtävä aina kahdenkertaisena. Jos lain ja verotuksen koukerot eivät ole lähellä sydäntäsi, kannattaa osakeyhtiön kirjanpito antaa osaavan kirjanpitäjän tai tilitoimistokumppanin käsiin.
Toiminimen kirjanpito
Yksityinen elinkeinonharjoittaja tunnetaan puhekielessä nimellä “toiminimiyrittäjä”. Toiminimi ei ole yrittäjästä erillinen oikeushenkilö. Se tarkoittaa, että toiminimellä toimiva ammatin- tai liikkeenharjoittaja vastaa kaikista tekemistään sitoumuksista kaikella yritystoimintaansa kuuluvalla ja henkilökohtaisella omaisuudellaan. Hänellä on myös mahdollisuus nostaa yrityksestä varoja niin halutessaan.
Yksityinen elinkeinonharjoittaja voi olla joko ammatinharjoittaja tai liikkeenharjoittaja. Ennen vuotta 2016 näiden kahden ero vaikutti yrityksen kirjanpitoon: yhdenkertainen kirjanpito oli mahdollista vain ammatinharjoittajalle. Nykyään yhdenkertainen kirjanpito onnistuu molemmilta, jos ylempänä tässä artikkelissa mainitut ehdot täyttyvät.
Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön kirjanpito
Avoin yhtiö on itsenäinen oikeushenkilö, jonka muodostavat ns. yhtiömiehet. He vastaavat yrityksen taloudesta henkilökohtaisesti. Kommandiittiyhtiö on samankaltainen henkilöyhtiö, jossa voi olla mukana myös äänettömiä yhtiömiehiä. Heidän taloudellinen vastuunsa rajoittuu sijoitettuun pääomaan.
Molemmissa yhtiömuodoissa on tehtävä kahdenkertaista kirjanpitoa. Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön erot osakeyhtiöön verrattuna liittyvätkin ennen kaikkea verotukseen.
Osuuskunnan kirjanpito
Osuuskunta on yhteisöllinen yhtiömuoto, jossa yhteisön jäsenmäärää ja osuuspääomaa ei ole etukäteen määrätty. Se voi jakaa voittoa mukana oleville vain, jos sen säännöissä erikseen määrätään. Vaikka osuuskunta ei tavoittelisi voittoa, se on kirjanpitolain mukaisesti kirjanpitovelvollinen liikeyritys.
Taloushallinnon prosessit: laskutus ja saatavien hallinta
Myyntilaskutus, puhekielessä usein pelkkä laskutus, on taloushallinnon prosessien joukosta yrittäjälle varmasti se mieluisin. Laskun tekemisen ja lähettämisen aika koittaa, kun olet toimittanut tuotteen tai palvelun asiakkaalle. Myyntilasku muodostaa myyjälle saatavan ja ostajalle ostovelan. Usein lasku muodostetaan hyväksytyn tarjouksen perusteella.
Laskutettu raha ei kotiudu yrityksille aina ajallaan. Siksi saatavien hallinta on osa yrityksen taloushallintoa. Tehtävää voi hoitaa manuaalisesti verkkopankkia selaten, mutta huomattavasti tehokkaampaa se on, jos käytät prosessin jokaiseen vaiheeseen – myyntilaskujen tekemiseen, lähettämiseen ja saatavien hallintaan – samaa, sähköistä ohjelmaa.
📖 Lue myös: Myyntilaskutus ja myyntireskontra – usein kysytyt kysymykset
Näppäilen Fivaldiin kolme ensimmäistä kirjainta paikkakunnan nimestä ja kaikki tiedot ovat valmiina. Muokkaan vain hoitopäivien lukumäärää ja mahdollisia lisätietoja, ja verkkolasku on tehty. Voin seurata maksua ja tehdä mahdollisen korjaus- ja hyvityslaskun helposti. Ylimääräinen sähläys jää pois, kun ei tarvitse viedä kirjeitä postiin ja soitella maksujen perään.
Perhekoti Nurmipirtin yrittäjä Anne Riissanen teki aiemmin myyntilaskut erilliseen laskupohjaan, tulosti ja postitti ne kunkin kunnan taloushallintoon. Kopiot hän toimitti tilitoimistoon.
👉 Lue, miten sähköiseen yhteiskäyttöön siirtyminen muutti pk-yrityksen taloushallintoa!
Taloushallinnon prosessit: ostolaskujen käsittely ja kuittirumba
Yrityksen kulujen käsittely voi olla sekava soppa: saapuvia verkkolaskuja, automaattisia luottokorttiveloituksia, käteisostoja kuitteineen… Lisäksi maksuja pitää usein kierrättää eri vastuuhenkilöillä ennen kirjanpitoon hyväksymistä.
Jos luot ostolaskuille jouhevan käsittelyprosessin, varmistat laskujen oikea-aikaisen käsittelyn ja näet, mihin yrityksesi rahat kuluvat. Kuittien hallintaan kannattaa käyttää kuittisovellusta, joka lukee kuitin tietoineen talteen taloushallinto-ohjelmaan helposti älypuhelimen avulla.
Kirjanpitoa varten kaikki saapuneet laskut ja kulut on tiliöitävä eli luokiteltava sen mukaan, millainen kulu on kyseessä. Sähköiseen taloushallintoon liittyvän automaation avulla pystyt nopeuttamaan ostolaskujen tiliöintiä. Se säästää yrityksen taloushallintoon kuluvaa aikaa myös tilikauden päättyessä, kun on aika tehdä tilinpäätös.
📖 Lue myös: Ostolaskutus ja ostoreskontra – usein kysytyt kysymykset
Taloushallinnon prosessit: palkkahallinto
Palkanlaskenta on olennainen osa yrityksen taloushallintoa, ainakin jos työntekijöiltäsi kysytään. Siihen kuuluu maksettavien euromäärien laskeminen, maksatus työntekijöiden pankkitileille sekä joukko erilaisia ilmoituksia muun muassa verottajalle, työeläkeyhtiöihin ja ammattiliittoihin.
Voit laskea palkat vaikkapa taulukkolaskentaohjelmassa itse tehdyillä lomakepohjilla, mutta silloin inhimillisten virheiden mahdollisuus kasvaa. Sen lisäksi joudut asioimaan useissa eri palveluissa maksatus- ja ilmoitusvaiheessa.
Tehokkaampi vaihtoehto on käyttää palkanlaskentaohjelmaa, joka on usein liitetty sähköiseen taloushallintojärjestelmään: silloin koko prosessi hoituu täysin sähköisesti. Tietojen keräämisessäkin voit säästää reilusti aikaa.
Työajanseurantajärjestelmän avulla voit nimittäin siirtää työntekijöiden palkanlaskennan perusteena olevat työtunnit sähköisesti suoraan palkanlaskentaan.
Yrityksen talouden raportointi ja seuraaminen
Kattava ja reaaliaikainen taloushallinnon raportointi antaa tukea yrityksesi päätöksentekoon ja talouden kehittämiseen. Jotta voit seurata yrityksesi taloutta riittävän tarkasti, kaipaat todennäköisesti ainakin näitä tietoja:
- Kustannuspaikkakohtainen seuranta ja raportointi
- Tase ja tuloslaskelma: kuluva tilikausi, edellinen tilikausi ja vertailu
- Kuluvan tilikauden liikevaihtotiedot ja vertailu vastaavaan
- ALV-ilmoitustiedot
- Viranomaisraportit sekä tulorekisteriin siirrettävät palkkatiedot
Raporttien pitää olla helposti saatavilla – eihän niitä muuten kukaan muista kaivella esiin. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa yrityksen taloustilanteen reaaliaikaisen seuraamisen sekä auttaa päätöksenteossa. Tietoja ei tarvitse siirtää tiedostosta toiseen, vaan raportti muodostuu suoraan kirjanpitoon syötetyistä tositteista ja reskontratiedoista.
Sähköisellä raportoinnilla pääset käsiksi yksittäisiin laskuihin ja tositteisiin ja löydät ne tarvittaessa helposti myös jälkikäteen. Säästät aikaa, kun et joudu erikseen kyselemään tietoja tilitoimistosta.
Muut taloushallinnon tehtävät
Kirjanpito, laskutus ja palkkahallinto kuuluvat päivittäiseen yritystoiminnan pyörittämiseen. Sen lisäksi yrityksen taloushallinto on pitkäjänteistä suunnittelua. Esimerkiksi huolellinen budjetointi on avain liiketoiminnallisten tavoitteidesi saavuttamiseen.
Budjetti on yhdistelmä uusia suunnitelmia ja olemassaolevaa raporttidataa. Se tehdään yleensä syksyllä seuraavaa kalenterivuotta varten. Maailma muuttuu kuitenkin nopeasti. Kerran vuodessa asetettu tavoite voi vanhentua heti uuden vuoden alkumetreillä. Sen vuoksi budjetin rinnalla voidaan käyttää myös mahdollisimman tarkkoja talousennusteita, joiden laatimisessa reaaliaikaisesta raportoinnista on kosolti hyötyä.
3. Yrityksen taloushallinto ja sen järjestäminen – kuka vastaa mistäkin?
Voit hoitaa kirjanpidon joko itse tai ulkoistamalla taloushallinnon tai osan sen prosesseista. Tilitoimistosta saat asiantuntevia neuvoja esimerkiksi siihen, millainen yritysmuoto kannattaa valita ja millaiset säädökset ja asetukset ohjaavat juuri sinun toimialasi kirjanpitoa.
Yrityksen taloushallintoon koulutetut tilitoimistojen ammattilaiset tuntevat myös hyvän kirjanpitotavan jatkuvasti päivittyvät ohjeistukset.
👉 Etsitkö yrityksellesi hyvää kirjanpitäjää? Tästä listasta löydät esimerkkejä Fivaldin luotetuista tilitoimistokumppaneista!
Yrityksen taloushallinnon hoitaminen itse on hyvä vaihtoehto silloin, jos yrityksessä työskentelee taloushallinnon rautaisia osaajia jo valmiiksi. Varmista silloin, että käytössä on hyvät työkalut, jotka tehostavat taloushallinnon prosesseja.
5. Taloushallinnon ja kirjanpidon hinta
Kuinka paljon yrityksen kirjanpito maksaa? Vastaus on monen asian summa, johon vaikuttavat muun muassa yrityksen koko, yritysmuoto sekä tilitoimiston ja yrityksen välinen vastuunjako.
Muista laskea arvoa myös omille työtunneillesi. Onko yrityksen taloushallintoon käytetty aika pois tuottavasta ydinliiketoiminnasta?
Taloushallinnon ulkoistamisen hinta riippuu sovitusta palvelupaketista ja tilitoimiston tai kirjanpitäjän hinnoittelumallista.
Sähköisessä taloushallinnossa kokonaisuuteen vaikuttaa myös taloushallinto-ohjelmiston hinta – voit arvioida oman yrityksesi ohjelmistokustannuksia kätevän hintavertailulaskurin avulla!
💎 Vinkki: Vertaile Suomen suosituimpien taloushallinto-ohjelmien hintoja. Kokeile ilmaista taloushallinto-ohjelmien hintavertailulaskuria
Visma Fivaldi on jo 700 tilitoimiston valinta – ja yli 8 000 yritystä käyttää Fivaldia yhdessä tilitoimistonsa kanssa
Tutustu Fivaldin ominaisuuksiin ja mahdollisuuksiin yhdessä asiantuntijan kanssa. Varaa maksuton etäesittely sinulle sopivana ajankohtana!