Miten viet mappiasiakkaasi sujuvasti sähköiseen taloushallintoon?

Tilitoimiston liiketoiminta kasvuun -sarjan finaalijaksossa jatketaan edellisen jakson keskustelua taloushallinnon sähköistämisestä. Nyt laitamme kädet kunnolla saveen: miten tilitoimiston kannattaa käytännössä toimia, jos haluaa sähköistää omat asiakkaansa mahdollisimman sujuvasti?

Asiantuntijavieraamme Marina Nyberg ja Nea Mustonen saapuivat studioon Tilitoimisto Lundströmiltä. Kaksikolla on vyöllään lukematon määrä sähköistyksiä – ja käytössään mm. 80 kohdan check list sujuvaan sähköistämiseen! Katso tilitoimistoille tarkoitettu webinaari tai lue hyödylliset neuvot alta. 👇

Taloushallinto kulkee kohti sähköisyyttä, oli siitä mitä mieltä tahansa. Vaatimuksia tulee monesta suunnasta: pk-yrityksen asiakkaat saattavat esimerkiksi vaatia verkkolaskutusta, ja paperisten ostolaskujen laskutuslisät nousevat kohisten. 

Siksi on hienoa auttaa yrittäjiä taloushallinnon sähköistämisessä, ja samalla helpottaa heidän arkeaan, Nyberg sanoo.

Näin se tapahtuu käytännössä:

1. Tunnista potentiaaliset asiakkaat sähköistämiseen

2. Luo selkeä toimintatapa asiakkaiden sähköistämiseen

3. Varmista, että asiakas hyödyntää kaikkia sähköisiä toimintoja

1. Tunnista potentiaaliset asiakkaat sähköistämiseen

Lähes kaikenlaiset yritykset voivat hyötyä sähköisestä taloushallinnosta. Tilitoimistojen työtä se helpottaa monin tavoin, ja siksi asiakkaita kannattaa kannustaa muutokseen. Mutta miten kirjanpitäjä tunnistaa omien asiakkaidensa joukosta ne, joille sähköistämistä kannattaisi ehdottaa saman tien? Nyberg ja Mustonen kiinnittävät huomiota ainakin näihin seikkoihin: 

• Uudet yrittäjät haluavat usein hoitaa taloushallintonsa saman tien sähköisesti
• Myös toiselta tilitoimistolta siirtyvä asiakas on potentiaalinen innostuja. Muutosprosessi onnistuu samalla, kun vaihtamisen rumba on muutenkin käynnissä.
• Jos yrittäjä toimii alalla, jossa laskutetaan kuntia, kaupunkeja ja muita julkisia toimijoita, hänen on tehtävä verkkolaskunsa tietyssä muodossa. Myyntilaskujen sähköistäminen on siksi luonteva puheenaihe.
• Osa yrittäjistä on tarkkoja luvuista. He kiinnostuvat muita helpommin sähköisestä taloushallinnosta, sillä yhteiskäyttöinen ohjelmisto lisää kirjanpidon läpinäkyvyyttä. Yrittäjä voi seurata reaaliajassa, mihin mikäkin kulu on kirjattu ja onko laskut maksettu ajoissa.
• Yrittäjän ikä ei ole määräävä tekijä – asenne ratkaisee.

Aivan pienimmille toiminimiyrittäjille, joilla tositteita on alle kymmenkunta kuukaudessa, Mustonen ei lähtisi aktiivisesti ehdottamaan taloushallinnon sähköistämistä. Mutta heti toiminnan kasvaessa tilanne on toinen.

Muutoksen voi ottaa puheeksi silloin, kun kirjanpitäjä huomaa jonkin käytännön ongelman, jonka sähköistäminen ratkaisisi. Ajatellaan esimerkiksi yli 20 kuukausittaista ostolaskua, jotka yrittäjä maksaa vanhaan tapaan yksitellen verkkopankissa. Laskujen käsitteleminen taloushallinto-ohjelmiston näkymässä säästäisi reilusti aikaa. Kyse voi olla myös turhasta rahanmenosta. Tänä päivänä pelkästään paperisten ostolaskujen laskutuslisät saattavat olla samaa suuruusluokkaa kuin lisenssimaksu, jonka pk-yrittäjä maksaisi ohjelmistosta kuukaudessa, Nyberg muistuttaa.

Vinkki: Jaa asiakkaallesi tämä simppeli opas siitä, mitä kuuluu pk-yrityksen taloushallintoon

Yrittäjän ikä ei ole ratkaiseva tekijä siinä, kiinnostaako sähköinen taloushallinto. Tässä asiassa asenne ratkaisee.

Marina Nyberg, Tilitoimisto Lundström

2. Luo selkeä toimintatapa asiakkaiden sähköistämiseen

Vaihdos sähköiseen taloushallintoon ei käy sormia napsauttamalla. Nyberg ja Mustonen korostavat asiakkailleen, että tilitoimisto on asiakkaan tukena siirtymässä ja hoitaa mahdollisimman paljon asioita yrittäjän puolesta. Tällainen avaimet käteen -palvelu on osoittautunut suosituksi. Asiakkaiden kynnys muutokseen on selvästi madaltunut.

Näin sähköiseen taloushallintoon siirtyminen alkaa Nybergin ja Mustosen vinkeillä:

1. Ensin tilitoimisto toimittaa allekirjoitetut valtakirjat pankkiin. Näin tarpeelliset linkitykset ohjelmiston ja asiakkaan pankkitilien välillä saadaan toimimaan hyvissä ajoin. 
2. Seuraavaksi tilitoimisto tilaa sovitut palvelupaketit ohjelmistotoimittajalta.
3. Sitten on vuorossa asiakkaan perustaminen taloushallinnon järjestelmään. Tili Lundströmillä tämän vaiheen hoitaa tehtävään erikoistunut, pieni tiimi. Tiimi käy läpi pitkän tarkistuslistan, jolla varmistetaan, että asiakkaan asetukset ovat yksityiskohtia myöten kunnossa.
4. Asiakkaan kouluttaminen alkaa tuote- ja asiakasrekisterien rakentamisella. Laskujen tekoa voi harjoitella joko oikeiden asiakastietojen tai testimielessä luotujen asiakasprofiilien avulla.
5. Lopuksi tilitoimisto sopii vielä asiakkaan kanssa, kumpi lähettää kaikille ostolaskujen toimittajille ilmoituksen uudesta verkkolaskuosoitteesta.

Kirjanpitäjä pohtii jokaisen yrittäjän kanssa erikseen, millainen rakenne esimerkiksi tuoterekisteriä varten kannattaa rakentaa. Yhteistyö jatkuu uusien toimintojen opettamisella sitä mukaa, kun asiakas saa edellisiä haltuun. Jokainen oppimisprosessi on omanlaisensa, ja se on palkitsevaa tilitoimiston asiantuntijoillekin.

Tilitoimistolle asiakkaan sähköistäminen on prosessi. Mitä selkeämmin sen vaiheet on määritellyt itselleen ja koko toimiston väelle, sitä helpommalla pääsee.

Marina Nyberg, Tilitoimisto Lundström

3. Varmista, että asiakas hyödyntää kaikkia sähköisiä toimintoja

Jos pk-yrittäjä on ottanut e-laskutuksen käyttöön verkkopankissaan, eikö hän silloin ole jo sähköinen asiakas? Nyberg ja Mustonen törmäävät tähän harhaluuloon silloin tällöin. Tilitoimiston näkökulmasta asia ei ole näin. Asiakas joutuu tekemään valtavasti työtä, kun hän tulostaa e-laskut ensin pdf:ksi tai paperille ja toimittaa ne sen jälkeen perinteiseen tapaan tilitoimistoon.

Aito sähköinen taloushallinto on ohjelmiston yhteistä käyttöä tilitoimiston kanssa. Olennaista on, että kaiken pystyy hoitamaan yhdessä ohjelmassa, Mustonen painottaa. Sisäänkirjautumisen jälkeen yrittäjä tai kirjanpitäjä näkee kerralla myyntisaatavat, ostovelat ja pankkitilin saldon. Kaikki tositteet löytyvät yhdestä paikasta ja pakka pysyy kasassa.

Muutaman ensimmäisen kuukauden ajan tilitoimiston kannattaa kulkea asiakkaansa rinnalla erityisen tiiviisti, jotta sähköistämisen hyödyt tulevat käyttöön. Sinä aikana varmistetaan, että laskut todella tulevat ja lähtevät yhdestä paikasta, eikä synny sekavia hybridikäytäntöjä.

Nyberg kannustaa tilitoimistoja panostamaan erityisen paljon siirtymän alkuvaiheeseen sekä uusien toimintatapojen muodostamiseen asiakkaan kanssa. Juuri se tuo toivottua tehokkuutta ja ajansäästöä tilitoimistonkin työskentelyyn.

Onnistunut taloushallinnon sähköistäminen on sitä, että hoidat kaiken yhdessä ohjelmassa. Pakka pysyy kasassa.

Nea Mustonen, Tilitoimisto Lundström

Katso myös webinaarisarjan muut jaksot

Tilitoimiston liiketoiminta kasvuun -webinaarisarjan avulla tehostat asiakashankintaa sekä saat konkreettisia neuvoja tuotteistukseen, hinnoitteluun ja mappiasiakkaiden sujuvaan sähköistämiseen!