Loomis kuljettaa, käsittelee ja hallinnoi käteistä. Mutta miten käsitellään ja hallinnoidaan Loomiksen työvuorosuunnittelua?

Palvelualalla yrityksen suurin yksittäinen kuluerä muodostuu työntekijöiden palkoista. Työvoiman käyttö on alalla olennainen kilpailutekijä, ja kun kansainvälinen pörssiyhtiö päivittää järjestelmiään, on palasten loksahdettava paikoilleen kaikilla organisaation tasoilla.

Käteisen rahan käsittelyyn ja kuljetukseen erikoistunut Loomis oli haasteen edessä, kun pitkään käytössä olleen työvoiman hallintajärjestelmän tuki päättyi vuonna 2011. Hyviä vaihtoehtoja riitti, mutta lopulta valinta kohdistui Numeroniin, joka pystyi jo silloin vastaamaan Loomiksen erilaisiin tarpeisiin kattavasti.

Työvoiman hallintaan ei riitä pelkkä järjestelmä

Järjestelmän päivitys tarjoaa hyvän tilaisuuden tarkistaa, mitä sen todella halutaan tekevän ja mikä taas toisaalta on yhdentekevää. Modernissa työelämässä yritysten tarpeet päivittyvät tiuhaan tahtiin ja järjestelmätoimittajan on kyettävä vastaamaan toiveisiin myös yhteistyön aikana. Käyttöönotto on kuitenkin yhteistyön onnistumisen kannalta elintärkeä, ja siinä Loomiksella oli selkeät suuntaviivat.

Loomiksen henkilöstöjohtaja Ari Perkan mukaan tärkeintä oli löytää kumppani, joka todella pystyy auttamaan perimmäisen haasteen kanssa.

– Palvelualan yrityksessä yli puolet kuluista muodostuu työntekijöiden palkoista, eli työvoiman käyttö on meille erittäin olennainen kilpailutekijä. Tarvitsimme työvuorojen suunnittelijoille teknistä tukea ja Numeronilla oli hyvät valmiudet tuoda todellista osaamista henkilöiden taakse. Järjestelmässä oli alusta alkaen ominaisuuksia, joita muilta ei löytynyt.

Työvoiman hallinta on merkittävässä roolissa myös yrityksen kustannustehokkuuden varmistamisessa.

– Halusimme sellaisen järjestelmän, jossa voi omin käsin operoida tulkitun palkkamateriaalin hallinnointia, jotta palkanlaskenta olisi yksinkertaisempaa, kustannustehokkaampaa sekä helpommin kilpailutettavissa, Perkka toteaa.

Työvoiman hallinta näkyy organisaation eri tasoilla

Loomis on ollut alusta alkaen hyvin aktiivinen Numeronin käyttäjä, ja järjestelmää hyödynnetään läpi organisaation eri tasojen.

1. Johdon työkaluna Numeron on ennen kaikkea tilanteenhallinnan väline. Sen avulla nähdään helposti, miten tehdyt toimenpiteet käytännössä vaikuttavat liiketoiminnan tuloksellisuuteen. Loomiksen tapauksessa esimerkiksi rahankuljetusautojen reititysten onnistuminen on nopeasti tarkistettavissa visuaalisen ja selkeän käyttöliittymän avulla. - Olemme aika kovia ennustajia, ja haluamme katsoa pitkälle taaksepäin, jotta voimme nähdä pitkälle tulevaisuuteen. Järjestelmän avulla voimme seurata, toteutuvatko organisaatiotason tavoitteet ja saamme syitä siihen, miksi tavoitteisiin päästään tai ei päästä, Perkka summaa.Johdolle tärkeässä roolissa on myös kattava raportointinäkymä yrityksen toimintaan. Konsernitasolla työvoiman hallintajärjestelmä auttaa yritystä raportoimaan esimerkiksi koulutuksiin kuluneista tuntimääristä. Henkilöstöhallinnon johdon näkökulmasta merkittävää on myös se, että järjestelmän avulla voidaan seurata varhaisen välittämisen mallin toteutumista ja kehitystä aina yksilötasolle asti.
2. Keskijohdon työkaluna Numeron näyttäytyy työvuorosuunnittelussa ja operatiiviselle tasolla. Järjestelmä kasaa kaiken suunnitteluun liittyvän tiedon yhteen paikkaan, josta voi helposti tarkistaa, ovatko esimerkiksi yksittäisen työntekijän viranomaisluvat voimassa tai onko tietylle ajankohdalle pyydetty vapaapäiviä. - Ennen vanhaan suunnittelijoilla oli pöydät täynnä post-it -lappuja. Tämä ruljanssi vietiin Numeroniin, josta jokaisen työntekijän toiveet löytyvät nyt kootusti. Hallinnointi on huomattavasti tehokkaampaa ja erityisesti suurissa yksiköissä suunnittelijoiden työ on helpottunut merkittävästi, Perkka kertoo.Järjestelmän tarjoaman tiedon avulla yrityksessä voidaan pureutua viimeisen kuukauden tapahtumiin ja kaivaa sieltä mielenkiintoista tietoa, jonka avulla mahdolliset ongelmakohdat pystytään paikantamaan reaaliajassa.
3. Arvokuljettajien ja rahankäsittelijöiden työkaluna Numeron kulkee aina mukana taskussa. Mobiilikäyttöliittymän avulla työntekijät näkevät työvuoronsa, joustovapaansa ja lomakertymät aina tarvittaessa. Puhelimen avulla työntekijät voivat myös esittää työvuorotoiveita tai vastaanottaa ylimääräisiä vuoroja.- Erityisesti osa-aikaisille työntekijöille voidaan tarjota Numeronin avulla helposti lisähommia. Järjestelmä tukee myös suunnittelijaa, joka voi ketterästi ja tasapuolisesti tarjota töitä osaajillemme, jotka saavat mahdollisuuksista aina välittömästi tiedon.

Lue lisää kokemuksia Numeronista:

• Case Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut: Säästä rahaa ja aikaa järjestelmähankkeen esiselvityksellä>>
• Case Oral: mutkien kautta kiitettävään lopputulokseen>>
• Case Kårkulla: Numeron toimi muutoksessa vetoapuna>>

Automaatio työntekijöiden oikeana kätenä

Loomiksen työvuorosuunnittelun arkeen on vaikuttanut merkittävästi myös lisääntynyt automaatio ja yrityskohtaiset säännöstöt, jotka noudattavat lakia ja työehtosopimuksia. Aiemmin esimerkiksi sairaslomatapauksissa suunnittelijoiden tuli itse selvittää, onko poissaolo palkallinen vai palkaton tai sisältyykö siihen karenssia työsuhteen keston mukaisesti. Nyt Numeron on valjastettu kysymään näihin liittyviä kysymyksiä suunnittelijoilta ennakoivasti, jolloin järjestelmän säännöstöt auttavat tekemään kaikissa tilanteissa oikean tulkinnan.

Perkan mukaan Loomiksen mahdollisuudet palkkatulkintojen virheisiin ovat pienentyneet automaation avulla merkittävästi.

– Meillä palkkojen oikeellisuustaso on erittäin korkea ja virheiden määrä on marginaalinen. Yhtenä isona tekijänä tässä on ollut Numeron.

Numeron auttaa Loomista menestymään

Perkka on ollut tyytyväinen Numeroniin, joka on kulkenut Loomiksen mukana jo pitkän matkan. Ongelmiin on aina löydetty yhdessä ratkaisu ja toimintavarmuus on osoitettu vuosien varrella jo moneen kertaan.

– Meillä on työkalu, jolla seurata tehtyjen muutosten vaikuttavuutta. Sama työkalu tukee suunnittelijoiden työtä, jotta oikeat tiedot on aina käytettävissä. Lopulta kokonaiskuva näyttäytyy koko henkilöstölle, kun palkat tulevat oikein ja kaikkia kohdellaan oikeudenmukaisesti työvuorojen suunnittelussa.

Perkka kiittää yhteistyön ketteryyttä ja sitä, että asiakkaan toiveita on kuunneltu herkällä korvalla. Numeronin ketteryyden rinnalle on tullut myös Visman tarjoama kansainvälisen järjestelmätoimittajan varmuus. Vismalla on tarjolla kokonaisvaltaisen henkilöstöhallinnon kumppanuuden työkalut.