Siirry sisältötekstiin

Työajanseuranta etätyössä – miten poikkeuksellinen vuosi on muuttanut työajan seurantaa ja raportointia?

Miten etätyön työajanseuranta kannattaa hoitaa, ja miten poikkeusolot ovat muuttaneet työajan ja tuntikirjausten seurantaa ja järjestämistä?

Työajanseuranta etätyössä

Keväällä 2020 sosiaalisessa mediassa kiersi meemi, jossa kysyttiin, vastasiko yrityksen digitalisoinnista CDO, CTO vai COVID-19? Leikki sikseen: pandemia-aika digitalisoi valtavan määrän toimistoissa tehtävää työtä kertalaakista. Myös paikan päällä tehtävä työ on muuttunut, kun ihmisten välisiä kontakteja on turvallisuussyistä pyrittävä minimoimaan, niin työtehtävissä kuin tauoillakin.

Kulunut vuosi on vaatinut muutoskestävyyttä ja ponnisteluja sekä esihenkilöiltä, HR-ammattilaisilta että työntekijöiltä. Työnantajien ja yksikönjohtajien on puolestaan pitänyt huolehtia siitä, että työllä ja työhön käytetyllä ajalla on oikeanlainen seurantamalli, ja työntekijöillä työkalut seurannan hoitamiseen.  

Karrikoidusti sanottuna: toimiston ovella vartioiva fyysinen NFC-leimauslaite ei auta työajanseurannassa silloin, kun työt tehdään konttorin sijaan keittiön pöydän ääressä. Jos yrityksen työkalut eivät aiemmin ole mahdollistaneet mobiilia tai verkon yli tapahtuvaa työajan kirjaamista, on työajan kirjauksista täytynyt huolehtia excelillä tai kynä & paperi -metodilla. Silloin työajanseurannan modernisoinnille on syntynyt lähes huutava tarve. 

Fiksut työkalut helpottavat työn järjestämistä, mutta myös kontaktien vähentämistä

Monelle tutut fyysiset kellokortti- ja leimauslaitteet sekä taukohuoneiden seinillä säilytettävät työvuorolistat edellyttävät toistuvaa paikan päälle menemistä. Jos työ tehdään jossain muualla; kotitoimistolla tai asiakkaan luona, ovat nämä käynnit tyystin turhia aikasyöppöjä ja saattavat aiheuttaa myös tarpeettomia kontakteja työntekijöiden välillä. 

Tiedän jopa tapauksia, joissa työntekijän on erikseen mentävä toimiston ovelle leimaamaan itsensä lomalle – se on esimerkki täysin turhasta mutkasta, joka on helppo oikaista työajanseurantaohjelmiston avulla. Organisaation tarpeisiin fiksusti valittu järjestelmä parantaa samalla koko työyhteisön viestintää ja läpinäkyvyyttä siihen, kuka milloinkin on paikalla. 

Jos käytössä on ohjelmisto, jossa omat työajat ja saldot ovat näkyvillä ja jonka kautta voi tarkistaa työvuorot, lomakertymät ja jopa sopia lomien pitämisestä, säästyvät sekä työntekijät, tiiminvetäjät että HR-ammattilaiset turhilta pirueteilta ja kaikki tiedot säilyvät yhdessä paikassa. Tiedot on helppo tarkistaa ajasta ja paikasta riippumatta.

Visma Entry on helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla työajan kirjaaminen, tarkistaminen ja hyväksyminen onnistuu helposti, kaikilla laitteilla, missä ja milloin vain.

Tutustu Visma Entryyn!

Kellokorteista kohdistettavaan kirjaamiseen

Työn kohdistaminen toimipaikan mukaan on tärkeää työturvallisuuden takia: pandemia-aikana työnantajan on tiedettävä, missä kukin työntekijä työskentelee, koska mahdolliset koronatartunnalle altistuneet työntekijät täytyy pystyä luetteloimaan. Toimipaikkatietoja tarvitaan tietysti myös normaaliolosuhteissa, jotta tapaturmatapauksissa tiedetään, kuka työntekijöistä on työskentelemässä missäkin. 

Työajan kohdistaminen jo kirjausvaiheessa eri projekteille, asiakkaille ja kustannuspaikoille lisää läpinäkyvyyttä, helpottaa laskutusta ja asiakastyön raportointia. 

Luottamus edellyttää läpinäkyvyyttä

Uudenlaiset tavat töiden järjestelyssä, etenkin etätyö, edellyttävät luottamussuhdetta työnantajan ja työntekijöiden välillä. Läpinäkyvä työajanseuranta on tapa rakentaa tätä luottamusta ja etätyön pelisääntöjä.

Työaikajärjestelmän avulla läpinäkyvyys toteutuu kumpaankin suuntaan: työntekijä näkee, että lomapäivät, ylityötunnit ja saldot kerääntyvät sopimusten ja raportoidun työajan mukaan, ja työnantaja voi seurata valmistuvien työtehtävien lisäksi myös niihin tarvittua aikaa. 

Tärkeää: työajanseuranta auttaa työntekijää myös huolehtimaan itsestään ja ajankäytöstään

Etenkin kotona tehtävä etätyö hämärtää työ- ja vapaa-ajan välistä rajaa. Siksi on tärkeää seurata, etteivät työntekijöiden tuntimäärät kasva liian suuriksi ja aikaa jää myös työstä palautumiselle. Kun tiiminvetäjät, esihenkilöt ja työntekijät eivät kohtaa toisiaan fyysisesti, tarjoaa työajanseurantajärjestelmä yhdenlaisen ikkunan ihmisten hyvinvointiin. 

Jos esimerkiksi työntekijä raportoi jatkuvasti ylitöiksi venyviä päiviä, on tehtävien kuormitusta, jakautumista ja työn tekemisen tapaa varmasti syytä tarkastella yhdessä. Työajanseurannan avulla työntekijä pysyy itsekin kärryillä antamastaan panoksesta ja pystyy arvioimaan erilaisiin tehtäviin tarvittavaa aikaa. 

Ja aika – se on kaiketi arvokkainta, mitä meillä ihmisillä käytössämme on. Siksi erilaisiin työtehtäviin tarvittavan ajan mittaaminen auttaa sekä työntekijöitä että työnantajia rakentamaan parempaa työelämää, myös poikkeusaikojen hellittäessä.

Lue myös:
Parhaat työajanseurantajärjestelmät 2021
Opas: Pikaopas työajanseuranta­järjestelmän valintaan
Millainen on hyvä työajanseurantajärjestelmä pk-yritykselle?
Mikä on työaikapankki ja miten se toimii?


Tutustu Visma Entryyn! Entry on helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla työajan kirjaaminen, tarkistaminen ja hyväksyminen onnistuu helposti, kaikilla laitteilla, missä ja milloin vain.

Tutustu Visma Entryyn

Suosituimmat