Siirry sisältötekstiin

Koronaexit ja uusi työ – näin työajanseuranta tukee etätyötä ja työn hybridimallia

Miten järjestelmät voivat tukea uudenlaisia työnteon järjestelyjä, ja mitä kaikkea työpaikkojen korona-exitissä kannattaa huomioida?

Työajanseuranta etätyössä

Monessa yrityksessä suunnitellaan jo tulevaa syksyä, ja työelämän “uutta normaalia”. Puhetta työn järjestämisestä koronaexitin jälkeen ja erilaisista exit-strategioista ja -suunnitelmista on etenkin niissä yrityksissä, jotka siirtyivät toimistotyöstä etätyöhön ja ovat olleet etämoodissa jo pitempään. 

Helsingin Sanomien taannoin julkaisemassa artikkelissa kerrottiin, että yli 80% yhdeksästä tuhannesta konsulttiyhtiö Accenturen haastattelemasta työntekijästä halusi tulevaisuudessa tehdä työtä nimenomaan etä- ja toimistotyötä yhdistävällä hybridimallilla. Tulos on osoitus siitä, että työnantajien tulee pystyä tarjoamaan joustavia tapoja työntekoon – ja huolehtia myös siitä, että järjestelmät tukevat erilaisia paikkariippumattoman työskentelyn malleja.

Työnteon hybridimalli vaatii luottamusta, työtehtävien ymmärtämistä ja tiimiautonomiaa

Hybridityö, kuten etätyökin, vaatii onnistuakseen luottamusta. Sekä työnantajan että työntekijän välillä, mutta myös tiimiläisten kesken. Toisille etämalli on saattanut sopia todella hyvin, kun taas toiset kaipaavat enemmän toimistolla tapahtuvaa vuorovaikutusta. Hybridimallin avulla mahdollisimman moni pystyy hyödyntämään sekä etä- että läsnätyön parhaat puolet.

Hybridimallin avulla mahdollisimman moni pystyy hyödyntämään sekä etä- että läsnätyön parhaat puolet.

Esimiesten ja tiiminvetäjien on ymmärrettävä aiempaa paremmin, millainen toimintamalli tukee kutakin tiimiläistä, sekä tiimissä tehtäviä erilaisia työtehtäviä. Moni keskittymistä vaativa, yksilöllinen asiantuntijatehtävä sopii etänä tehtäväksi, mutta suunnittelutyö ja esimerkiksi yhteinen ideointi onnistuvat parhaiten aktiivisessa vuorovaikutuksessa – siis yhdessä, jopa samassa huoneessa.

Työaikajärjestelmä tukee luottamuksen rakentamista

Uudenlaiset tavat töiden järjestelyssä edellyttävät siis aiempaa syvempää luottamussuhdetta työnantajan ja työntekijöiden välillä. Läpinäkyvä työajanseuranta on tapa rakentaa tätä luottamusta ja uusien työtapojen pelisääntöjä.

Läpinäkyvä työajanseuranta on tapa rakentaa luottamusta ja uusien työtapojen pelisääntöjä.

Työajanseurantajärjestelmän avulla läpinäkyvyys toteutuu kumpaankin suuntaan: työntekijä näkee, että lomapäivät, ylityötunnit ja saldot kerääntyvät sopimusten ja raportoidun työajan mukaan, ja työnantaja voi seurata valmistuvien työtehtävien lisäksi myös niihin tarvittua aikaa. 

Kun työtä tehdään itselle parhaiten sopivassa paikassa, korostuu työn kirjaamisen merkitys: projekteittain ja kustannuspaikoittain eriteltävät kirjaukset auttavat pysymään kärryillä eri tehtäviin tarvittavasta ajasta. 

Toisaalta järjestelmän täytyy myös venyä kaikkiin tarvittaviin työajan kirjaustapoihin: mobiileihin tuntikirjauksiin, tehtävän kestoa seuraavaan kirjaukseen, sekä erilaisiin leimauslaitteisiin. Sujuva ja hyvä käyttäjäkokemus kaikissa kirjaustavoissa varmistaa, että järjestelmä myös toimii kaikkien työntekijöiden arjessa. 

Tutustu Visma Entryyn – se on monipuolinen työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla työajan kirjaaminen, tarkistaminen, hyväksyntä ja siirto palkanlaskentaan käy sujuvasti!

Tutustu Visma Entryyn!

Tärkeää: työajanseuranta auttaa työntekijää myös huolehtimaan itsestään ja ajankäytöstään

Etenkin kotona tehtävä etätyö hämärtää työ- ja vapaa-ajan välistä rajaa. Siksi on tärkeää seurata, etteivät työntekijöiden tuntimäärät kasva liian suuriksi ja aikaa jää myös työstä palautumiselle. Kun tiiminvetäjät, esihenkilöt ja työntekijät eivät kohtaa toisiaan fyysisesti, tarjoaa työajanseurantajärjestelmä yhdenlaisen ikkunan ihmisten hyvinvointiin. 

Jos esimerkiksi työntekijä raportoi jatkuvasti ylitöiksi venyviä päiviä, on tehtävien kuormitusta, jakautumista ja työn tekemisen tapaa varmasti syytä tarkastella yhdessä. Työajanseurannan avulla työntekijä pysyy itsekin kärryillä antamastaan panoksesta ja pystyy arvioimaan erilaisiin tehtäviin tarvittavaa aikaa. 

Työnantaja: pysy pulssilla riippumatta työn suorituspaikasta

Hybridimalli ja etätyö eivät saa tarkoittaa yhteyden katkeamista työnantajan, tiiminvetäjien, HR:n ja työntekijöiden välillä. On tärkeää pysyä pulssilla myös siitä, mitä itse kullekin kuuluu

Työajanseurantajärjestelmä voi toimia apuna myös tässä: esimerkiksi Visma Entryyn on toteutettu edelläkävijäasiakkaille fiilismittarikyselyitä, jolla työntekijä voi päivän tunteja kirjatessaan kirjata myös näppärästi päivän tunnelmat. Jos työpaikan kulttuuri tukee luottamusta ja avoimuutta, on tällainen nopea fiiliskirjaus hyvä tapa pysyä ajan tasalla yrityksen yleistunnelmasta. 

Näin varmistat, että yrityksesi työajanseurantajärjestelmä tukee hybridityötä:

  • Tarkista, että järjestelmän kirjausominaisuudet ja käyttäjäkokemus toimivat toimistolla, kotona ja tien päällä.
  • Varmista, että työtuntien kirjaaminen onnistuu esimerkiksi projekti- ja kustannuspaikkatasolla. Tämä varmistaa läpinäkyvyyden eri tehtävien välillä. 
  • Anna työntekijälle, tiiminvetäjille, HR:lle ja johdolle mahdollisuus tarkastella kirjauksia oikealla tasolla. Työntekijä tarvitsee tiedot loma-, liukuma- ja työaikapankkikertymistä, tiiminvetäjä katsauksia eri tehtävien vaatimaan aikaan, ja johto todennäköisimmin yleiskuvan toiminnan kehittämistä varten. Näin kenenkään työaika ei kulu raporttien laatimiseen, ja tiedot ovat ajantasaisesti kaikkien saatavilla.
  • Tarjoa mahdollisuudet kirjata työtuntien yhteyteen myös muistiinpanoja ja esimerkiksi fiilismittari. Näin tarvittavat kirjaukset voi suorittaa yhdessä järjestelmässä, ja ne tulevat helpommin tehdyiksi.

Lue myös:

Opas: Työajanseuranta 101: täydellinen opas työajanseurannan järjestämiseen kaiken kokoisissa yrityksissä

Parhaat työajanseurantajärjestelmät 2021 – työaikajärjestelmät vertailussa

Opas: Pikaopas työajanseuranta­järjestelmän valintaan

Millainen on hyvä työajanseurantajärjestelmä pk-yritykselle?

Mikä on työaikapankki ja miten se toimii?

Visma Entry asiakaskokemuksia – Case Serviz Oy: Työajanseuranta pk-yrityksen tarpeisiin

Visma Entry asiakaskokemuksia – Surveypal Oy: Monipuolinen työajanseuranta­järjestelmä tukee kasvuyrityksen arkea


Tutustu Visma Entryyn! Entry on helppokäyttöinen työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla työajan kirjaaminen, tarkistaminen ja hyväksyminen onnistuu helposti, kaikilla laitteilla, missä ja milloin vain.

Tutustu Visma Entryyn

Suosituimmat