Sote-hallinnon ohjelmistohankinnoissa hinnan ei tulisi olla määräävä tekijä

Julkisuudessa nousee esiin tasaisin väliajoin epäonnistuneita järjestelmähankintoja. Osassa tapauksista järjestelmien käyttöönotto viivästyy, hankintaprosessi pitkittyy tai lopputuotteen hinta aiheuttaa epämiellyttävän yllätyksen.

“Koko hankintaprosessin ajan kaikkien osapuolien on pidettävä mielessä, että hankittavan järjestelmän tulee palvella loppuasiakasta parhaalla mahdollisella tavalla. Samalla täytyy olla tarkkana että järjestelmien hinnan kohdalla huomioidaan ja tarkastellaan koko hankinnan elinkaarikustannuksia, eikä vain hankintahintaa. Myös ostajalle syntyy työvoimakustannuksia, jotka voivat vaihdella reippaasti”, tiivistää Visma Publicin myynti- ja markkinointijohtaja Jani Muhonen.

Asiantuntemusta tarvitaan niin toimittajan kuin ostajan päässä

Kansainvälisesti jopa yli 80 prosenttia IT-hankkeista epäonnistuu – eikä sote-ala ole tällä saralla poikkeus. Sosiaali- ja terveysalan hallinnon ohjelmistojen ostamiseen liittyy myös paljon erityispiirteitä, etenkin sote-uudistuksen kontekstissa.

Ensinnäkin kyseessä on ainutlaatuinen ja poikkeuksellisen mittava tilanne: kukaan ei voi tukeutua siihen, miten edelliskerralla toimittiin. Toiseksi täytyy huomioida, kuinka suuressa mittakaavassa muutos tapahtuu. Mukana ovat kunnat, sairaanhoitopiirit ja palvelukeskukset, ja samalla aikataulu on erittäin tiukka.

Muhonen muistuttaa, että digitalisaation tavoite sote-alalla kiteytyy siihen, että työntekijöiden aikaa vapautuu hallinnollisista tehtävistä heidän ensisijaiseen tehtäväänsä, joka on ihmisen kohtaaminen. Ohjelmistojen, järjestelmien ja erilaisten työkalujen tehtävä on helpottaa sote-alalla työskentelevien työtaakkaa, jotta kohtaamisissa fokus pysyy ihmisissä.

Hankinnoissa tulee huomioida enemmän elinkaarta

Julkisen sektorin kilpailutuksissa hintaa, mahdollisimman alhaista sellaista, painotetaan usein vahvasti. Onkin tärkeää huomioida, että hankintahinta harvoin jää järjestelmähankinnan ainoaksi kulueräksi. Hankinnan keskellä onkin tärkeää pohtia, millainen hintalappu muodostuu esimerkiksi tarvittavista lisätoiminnallisuuksista, ohjelmistopäivityksistä, käyttöönotosta sekä käyttöosaamisen ylläpidosta. Hankintahinnan lisäksi on siis äärimmäisen tärkeää huomioida elinkaarikustannuksia kokonaisvaltaisemmin, jotta epämiellyttäviltä yllätyksiltä vältytään.

“Olisi äärimmäisen tärkeää, että hankinnoissa laadulla olisi enemmän painoarvoa kuin hinnalla.”

Jani Muhonen, Myynti- ja markkinointijohtaja, Visma Public

Koko elinkaarikustannus voi siis muodostua paljon suuremmaksi, kuin tarjouksessa esitetty hankintahinta. Tämän seurauksena budjetit paukkuvat, projekti venyy, perustekeminen saattaa häiriintyä – ja suuremmissa, näkyvyyttä keränneissä hankkeissa negatiivinen julkisuus voi yllättää.

“Olisi äärimmäisen tärkeää, että hankinnoissa laadulla olisi enemmän painoarvoa kuin hinnalla. Halvalla kun harvoin saa hyvää”, Muhonen summaa.

Ohjelmistoa tulee arvioida useista näkökulmista

Ohjelmistohankinnoissa kannattaa arvioida ainakin seuraavat näkökulmat:

1. Ominaisuudet. Ohjelmiston tulee tehdä ne asiat ja vastata niihin tarpeisiin, joihin asiantuntijat tulevat sitä käyttämään.
2. Vaatimukset. Joskus ohjelmistoihin kohdistetaan vaatimuksia, jotka eivät ole tarkoituksenmukaisia. Tällaisissa tilanteissa ostajan kannattaa miettiä uudelleen käytössään olevat prosessit.
3. Käyttöönotto. On tärkeää pohtia, kuinka ohjelmisto saadaan otettua käyttöön ja mitä kaikkea se vaatii – aina omista toimintamalleista ja erilaisista integraatioista lähtien.
4. Elinkaari. Elinkaaren tarkastelussa tulee huomioida kuinka pitkään ohjelmistoa voi käyttää, miten se kehittyy, paljonko se kokonaisuudessaan maksaa (hankintahinta ja elinkaarikustannukset) ja toimiiko se vielä, jos prosessit muuttuvat tulevaisuudessa.

“Sote-uudistuksen toteuttaminen on valtava ponnistus lyhyessä ajassa. Tämän vuoksi järjestelmien mutkaton toimivuus on jo muutenkin kuormittuneelle henkilöstölle äärimmäisen tärkeää”, Muhonen toteaa.