Onnistunut käyttöönottoprojekti vaatii oikean kumppanin

Varsin usein liiketoimintaa pyritään kehittämään ottamalla käyttöön uusia, aiempaa tehokkaampia järjestelmiä. Aina käyttöönotto ei kuitenkaan suju ongelmitta.

Mitkä ovat yleisimmät virheet joihin uuden järjestelmän käyttöönottoprojektissa sorrutaan, entä kuinka käyttöönottoprojektin sudenkuopilta voisi välttyä?

Näitä aiheita pohdin tässä blogitekstissä, jatka lukemista niin kerron lisää kokemuksistani!

Epäonnistunut järjestelmän käyttöönotto näkyy myös liiketoiminnan luvuissa

Viime vuosina mediassa on ollut useita uutisia siitä, kuinka epäonnistunut järjestelmän käyttöönotto on rampauttanut pahimmillaan koko yrityksen liiketoiminnan; Oriola ei pystynyt toimittamaan elintärkeitä lääkkeitä, Tikkurilan tulos notkahti 15 miljoonaa epäonnistuneen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä eikä VR pystynyt myymään lippuja epäonnistuneen järjestelmäpäivityksensä vuoksi.

Olen myös itse ollut urani aikana monenlaisissa käyttöönotoissa mukana – sellaisissakin, joissa kaikki ei ole mennyt aina putkeen. Näiden projektien myötä olen huomannut, ettei pelkkä järjestelmän toimittaminen asiakkaan hankinnan alussa kertomien määritteiden mukaan usein riitä.

Käyttöönottoprojektit, joissa toimitaan tietojärjestelmälähtöisesti ovat lähes tuomittuja epäonnistumaan, kuten tämä Tuomioistuimen it-hanke kertoo. It-projektit ovat aina myös liiketoiminnan muutoshankkeita.

Nämä 5 haastetta ovat tyypillisiä juurisyitä järjestelmän käyttöönottoprojektin ongelmiin:

  1. Tavoitteet jäivät kuvaamatta. Kunnollisten tavoitteiden kuvaamatta jättäminen on usein yksi kynnyskysymyksistä siinä, onnistuuko käyttöönottoprojekti vai ei. Sen vuoksi jo ennen projektin alkamista kannattaa asettaa ja kuvata kunnolla ne tavoitteet, jotka ohjaavat koko projektitiimin tekemistä.
  2. Väärä roolitus. Jotta järjestelmän käyttöönottoprojekti lähtisi mahdollisimman sujuvasti käyntiin, kannattaa ihan aluksi varmistaa että mukana on sellainen kokoonpano ihmisiä, joiden osaaminen ja valtuudet vastaavat projektin tavoitteita.
  3. Epärealistiset aikatauluodotukset. Paitsi selkeät tavoitteet, myös aikataulu on syytä suunnitella mahdollisimman tarkasti ja realistisesti ennen projektin aloittamista. Totuudenmukainen aikataulu auttaa koko projektitiimiä suoriutumaan paremmin.
  4. Puutteellinen viestintä. Muista viestiä aktiivisesti projektin tavoitteista ja etenemisestä niin projektiryhmän sisällä kuin sen ulkopuolellakin. Osallista mahdollisimman paljon koko henkilöstöä mukaan muutokseen.
  5. Johdon tuen puuttuminen. Sitouta projektin kaikki eri sidosryhmät huolellisesti, mutta kiinnitä ennen kaikkea huomiota johdon sitouttamiseen projektiin ja sen tavoitteisiin.

Miksi pelkkä tietojärjestelmän toimittaminen ei riitä?

Järjestelmän käyttöönotossa on aina ensisijaisesti kyse toiminnan kehittämisestä ja toimintatapojen muuttamisesta ja vasta toissijaisesti tietojärjestelmähankkeesta. Kyse ei ole esimerkiksi pelkästä työvuorosuunnittelusta, vaan kokonaisvaltaisesta työvoiman hallinnan ohjauksesta.
Tämän vuoksi pelkkä tietojärjestelmän toimittaminen ei riitä, vaan tavoitteena on parantaa merkittävästi tuottavuutta. Käyttöönottoon tarvitaan aitoa ja rehellistä kumppania, joka pystyy ymmärtämään asiakkaan kokonaisprosessin sekä uskaltaa tarvittaessa liputtaa sellaiset asiat, jotka vievät asiakasta väärään suuntaan pois liiketoiminnan edun ajamisesta. Kumppanin pitää pystyä tukemaan toista silloin, kun omat jalat eivät vielä kanna ja olemaan valmis auttamaan tiukan paikan tullen.

Näillä vinkeillä järjestelmän käyttöönottoprojekti muuttuu sujuvammaksi:

  1. Selvitä projektin kokonaisuus ja tavoitteet ennen projektin varsinaista aloittamista.
  2. Pidä tiivis kumppaniyhteistyö projektin eri toimijoiden kesken läpi projektin.
  3. Hyödynnä monissa onnistuneissa projekteissa koeponnistettuja projektimenetelmiä.
  4. Luota asiantuntija-apuun. Kuten sanottua, ammattitaitoinen järjestelmäkumppani varmistaa onnistuneen käyttöönottoprojektin.
  5. Pyydä tarvittaessa tukea myös muutosjohtamiseen, jotta toimintamallien uudistaminen ja tehostaminen olisi mahdollisimman sujuvaa.

Lue lisää aiheesta:
Case Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut: Säästä rahaa ja aikaa järjestelmähankkeen esiselvityksellä
Case Oral: mutkien kautta kiitettävään lopputulokseen
Mistä lääke hoivatyön kriisiin?

Huolellinen esiselvitys auttaa järjestelmäprojektin vauhtiin

Visma Enterprisella tuottavuuden kasvattamisen mahdollistavat keinot ja suositukset kartoitetaan ennen projektia tehtävässä esiselvityksessä. Esiselvityksessä muun muassa kuvataan asiakkaan henkilöstöhallinnon nykyprosessit, niiden kehittämiskohdat, asiakkaan työvoiman hallinnan tavoitetila sekä asiakkaan valmius lähteä henkilöstöhallinnan kehittämishankkeeseen.

Projektia valmistellaan aina huolella WFM-käyttöönottomallin mukaisen projektisuunnitteluvaiheen ajan. Niin projektinhallinnan kuin henkilöstöhallinnon asiantuntijamme auttavat asiakkaitamme koko projektin etenemisen ajan ja ovat valmiita tarttumaan ohjaksiin tiukan paikan tullen.

Olen muun muassa itse entisenä työvuorosuunnittelijana ollut mukana auttamassa työvuorolistojen tekemisessä juuri ennen työvuorolistojen julkaisua tiukan aikataulun vuoksi. Teemme siis konkreettisesti yhdessä lopputulosta!

Mitä muuta onnistunut järjestelmän käyttöönottoprojekti tarkoittaa?

Kirjoitimme avuksi seuraavaan järjestelmän käyttöönottoprojektiisi pikaoppaan, josta saat täsmävinkit onnistumiseen. Lataa opas talteen klikkaamalla alta!