3 trendiä joiden tulisi ohjata työvuorosuunnittelua nyt ja tulevaisuudessa

Mihin suuntaan työvuorosuunnittelu kehittyy tulevaisuudessa? Asiantuntijamme Pirjo Ketola listasi 3 trendiä joiden tulisi ohjata työvuorosuunnittelua tulevaisuudessa.

oma numeron

Mihin suuntaan työvuorosuunnittelu kehittyy tulevien vuosien aikana? 

Työntekijöiden tyytyväisyys ja hyvinvointi vaikuttavat yhä enemmän ja enemmän siihen, kuinka he suoriutuvat työssään. Tutkimusten mukaan yritykset jotka investoivat työntekijäkokemukseen ovat jopa neljä kertaa tuottavampia kuin muut.

Siksi työtä suunniteltaessa tulisi antaa yhä enemmän painoarvoa työntekijöiden kokemuksille ja toiveille.

Kasasin tähän kolme trendiä, joiden tulisi ohjata työvuorosuunnittelua tulevina vuosina. Löydät trendien yhteydestä myös ideoita siihen, miten ne tuodaan käytäntöön ja osaksi organisaatiosi arkea.

Trendi 1: Työntekijät haluavat yhä enemmän vaikuttamisen mahdollisuuksia ja näkyvyyttä työvuorosuunnitteluun

Aloilla, joilla on pulaa työntekijöistä, työn vetovoimaisuus nousee erityisen merkitykselliseen asemaan. Sen lisääminen onnistuu onneksi suht yksinkertaisillakin toimenpiteillä.

Hyvä esimerkki tästä löytyy sosiaali- ja terveysalalta, jossa yli puolet erikoissairaanhoidon sairaanhoitajista arvioi alan vetovoiman vähäiseksi. Luku on hurja, mutta 62 % kuitenkin oli sitä mieltä, että jo pelkästään työn- ja perhe-elämän parempi yhteensovittaminen lisäisi alan vetovoimaa. Samalla jopa 41 % arvioi, että työaikaergonomia ja autonominen työvuorosuunnittelu lisäisivät vetovoimaa.

Onkin nähtävissä, että työntekijät janoavat yhä enemmän läpinäkyvyyttä ja vaikuttamisen mahdollisuuksia työvuorosuunnitteluun. He haluavat paitsi nähdä oman työn kannalta tärkeät tiedot reaaliajassa, myös päästä vaikuttamaan siihen miten työ- ja vapaa-aika loksahtavat yhteen.

Miten trendin tulisi näkyä työvuorosuunnittelussa?

Unohda paperiset vuorolistat, ja varmista että työntekijät pääsevät tarkastelemaan tulevia vuoroja ja toiveitaan reaaliajassa:

  • Lisää läpinäkyvyyttä ja vaikuttamisen mahdollisuuksia läpi työvuorosuunnittelun prosessin, aina jaksosuunnittelusta päivittäiseen resursointiin ja palkkatulkintaan.
  • Tarjoa mahdollisuus ilmoittaa työ-, vapaapäivä- ja lomatoiveet missä ja milloin tahansa sähköisen järjestelmän avulla.
  • Mahdollista tarvittaessa myös päivystys- ja vuoronvaihtotoiveiden ilmoittaminen sähköisesti.
  • Harkitse avointa keikkakalenteria, josta työntekijät voivat käydä poimimassa työvuoroja oman elämäntilanteensa ja osaamisensa mukaan. Erityisesti sijaisille ja keikkalaisille tämä tuo oivaa tasapainoa arkeen.

Trendi 2: Työntekijät kaipaavat työnantajalta tasapuolisuutta ja tukea 

Eezyn tutkimuksen mukaan työntekijät kaipaavat työelämässä ennen kaikkea lisää kannustavuutta ja ihmiskeskeisyyttä.

Työvuorosuunnittelussa tämä ilmenee tyypillisesti siten, että työntekijät haluavat kaikkien olevan lähtökohtaisesti samalla viivalla ja että annettujen toiveiden läpimeno varmistetaan avoimesti ja tasapuolisesti. 

Näistä mahdollisuuksista syntyy vahva oikeudenmukaisuuden ja arvostuksen kokemus. 

Miten trendin tulisi näkyä työvuorosuunnittelussa?

Avoimuutta ja tasapuolisuutta toteuttamaan tarvitaan selkeitä ratkaisuja:

  • Päättäkää yhdessä kuinka monta toivetta yksi henkilö saa esittää tulevalle jaksolle ja niin edelleen ja luokaa yhteiset pelisäännöt työvuorotoiveisiin.
  • Ota automatiikka avuksi varmistamaan, että hiljaisempienkin ääni tulee kuulluksi, ja kaikkien työvuorotoiveet huomioidaan yhtäläisesti.
  • Ota käyttöön automatisoitu työvuorosuunnittelu, joka jakaa vuorot automaattisesti toiveiden, osaamistasojen ja yksikön työn tarpeen pohjalta. Näin tasapuoliseen suunnitteluun kuulumattomat seikat eivät pääse vaikuttamaan vuorojen määräytymiseen.
  • Kerro avoimesti, millaiset vaikuttimet ovat tehtyjen ratkaisujen taustalla, ja millä perusteella työvuorot jakaantuvat.
  • Mikäli organisaatiossa on useita eri toimipisteitä, keskitetty suunnittelu on hyvä vaihtoehto. Sen avulla vapautat esimiehen työaikaa aikaavievästä työvuorosuunnittelusta.

Trendi 3: Työn tarve ja osaaminen tulisi kytkeä yhä tiiviimmäksi osaksi työvuorosuunnittelua ja resursointia

Deloitten kansainvälisessä HR-trenditutkimuksessa todettiin, että organisaatioissa ei tulisi enää keskittyä puhtaasti työn kuormittavuuteen vaan pohtia, miten työhyvinvointia saa rakennettua jo työtä suunniteltaessa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että varhaisen puuttumisen malli ei ole enää riittävä tapa rakentaa työhyvinvointia. Sen sijaan työnantajien tulisi muotoilla uusiksi se miten, milloin, missä, ja kenen toimesta työtä tehdään.

Organisaatioissa tulisikin kytkeä työn tarve ja osaaminen työvuorosuunnitteluun ja päivittäiseen resursointiin. Näin työntekijöiden osaamisesta tulee merkityksellistä ja työhyvinvointi kasvaa, kun henkilö tekee vain niitä tehtäviä joihin hänet on perehdytetty.

Miten trendin tulisi näkyä työvuorosuunnittelussa? 

  • Selvitä millaista osaamista yrityksestäsi löytyy. Varmista että eri henkilöiden osaaminen, luvat, perehdyttämistieto ja työhön liittyvä erikoisosaaminen on kuvattu jossain kirjallisesti. Näin tiedät kuka soveltuu mihinkin työvuoroihin, ja näet nopeasti onko osaaja löydettävissä omista työntekijöistä vai tarvitaanko uusia rekryjä tai ulkopuolisia sijaisia.
  • Varmista että organisaatiossa tehtävät työt ja niiden osaamisvaatimukset on kuvattu ja kirjattu ylös. Näin tiedät millaisia osaajia tarvitset vuoroihin.
  • Varmista että työntekijät näkevät millaisia osaamisia tai rajoitteita heistä on kirjattu ja mitä heidän kanssaan on sovittu. Näin työvuorojen määräytyminen on avointa ja samalla työntekijän on mahdollisuus kehittää osaamistaan toivottuun suuntaan. 
  • Ikäjohtamisen näkökulmasta varmista, että olet aina ajan tasalla siitä, millaista osaamista työntekijä vie mukanaan, kun henkilön työsuhde päättyy. Kun luotte uusia palveluita, varmista että näet ajantasaista tietoa siitä, onko teillä jo olemassa osaaminen jota uuden palvelun tuottamiseen tarvitaan, vai pitääkö osaamista kasvattaa rekrytoinneilla.

Näin tuot työntekijöiden äänen osaksi organisaatiosi työvuorosuunnittelua ja päivittäistä resursointia

Valinnanvapaus ja mahdollisuus vaikuttaa työhön näkyvät suoraan työhyvinvoinnissa, poissaolojen vähentymisenä sekä työn laadussa.

Työntekijöiden tyytyväisyyden ja hyvinvoinnin tulisikin olla työnantajan prioriteettilistan ykkösenä.

Miten työntekijöiden toiveet ja näkökulmat sitten tuodaan sujuvaksi osaksi organisaation työvuorosuunnittelua? 

Ratkaisu: OmaNumeron mahdollistaa työntekijöiden liittämisen tiiviisti työvuorosuunnitteluun ja työvoiman hallinnan prosessiin

Halusimme tuoda työntekijöiden äänen kuuluviin työvuorosuunnittelussa. Siksi kehitimme työvoiman hallinnan järjestelmäämme Numeronia yhteistyössä asiakkaidemme loppukäyttäjien kanssa.

Lopputuloksena syntyi OmaNumeron, työntekijöiden oma sovellus, joka tuo työntekijät tiiviimmäksi osaksi työvuorosuunnittelua.

Se sisältää mm. seuraavat ominaisuudet:

  • Osaaminen läpinäkyvänä osana resursointia. Henkilö itse näkee mitä hänen kanssaan on sovittu ja millaisia rajoitteita tai pätevyyksiä hänestä on kirjattu.
  • Tieto on siellä missä sitä tarvitaan. Työntekijä pääsee käsiksi tarvittaviin tietoihin missä tahansa, olipa se sitten illalla perheen kesälomareissua suunniteltaessa tai kaupan kassajonossa.
  • Reaaliaikainen näkymä työvuoroihin. Ei pelkkä jaksolista, vaan kaikki muutokset ovat heti näkyvissä.
  • Laiteriippumaton. OmaNumeronia voi käyttää niin tietokoneella kuin mobiilistikin
  • Moniammatillinen. Sopeutuu kaikille, joiden työvuorosuunnittelusta tai läsnäolosta halutaan tietää ja joiden työaikaa tulkitaan
  • Toiveiden ilmoittaminen oman organisaation pelisääntöjen mukaisesti. Tarvittaessa OmaNumeron valvoo yhdessä sovittuja pelisääntöjä eikä anna ylittää sovittua mallia.
  • Keikkakalenteri. Oma henkilöstö, keikkalaiset ja sijaiset voivat varata keikkakalenterista haluamiaan vuoroja. Numeron tarkistaa automaattisesti, että keikan varauksen yhteydessä työlle määritelty osaamisvaatimus täyttyy 
  • Sijainen voi ilmoittaa käytettävyytensä tulevina viikkoina suoraan järjestelmään.
  • Työntekijöiden saldot. Muun muassa työaikapankin, tasoittumisjakson ja aikahyvityksien tilanne näkyy myös työntekijälle.
  • Korvaukset työntekijöiden tallentamina. Työntekijä voi ehdottaa tiettyjä korvauksia itse, ja esimiehen hyväksyttyä ne etenevät automaattisesti palkanlaskentaan.
  • Jakson toteuman ilmoittaminen ja seuranta. Mahdolliset muutokset voi ilmoittaa suoraan järjestelmään. Jos toteuma tulee reaaliaikaisista leimauksista, ne näkyvät suoraan järjestelmästä. Samalla työntekijä näkee miten esimies on käsitellyt jaksoa ja millainen TESsin mukainen tulkinta jaksosta on tulossa.
  • Jakson sähköinen hyväksyntä ja poikkeamailmoitukset esimiehelle. Jos työntekijä on eri mieltä esim. lisistä, korvauksista ja ylitöistä, voi hän ilmoittaa poikkeamasta sähköisesti. Esimies käsittelee ilmoituksen ja vastaa työntekijälle. Lopuksi työntekijä allekirjoittaa toteuman sähköisesti.

OmaNumeron on osa Numeron työvuorosuunnittelu- ja työvoiman hallinnan ratkaisua. 

Haluatko tutustua Numeroniin tarkemmin? Lue lisää täältä!

Suosituimmat