Ota työajan­seurannasta täysi hyöty irti

Työajanseurannalla tuot arvokasta dataa päätöksenteon tueksi: ymmärrät paremmin, mihin työntekijöiden aika kuluu, mitkä tehtävät sisältävät turhaa tai aikaavievää työtä sekä missä kohtaa prosesseja voisi sujuvoittaa ja kustannuksia madaltaa.

Samalla huomaat, missä kohtaa resursseja on mahdollista jakaa tasaisemmin työntekijöiden välillä – ja opit ennustamaan paremmin myös tulevia rekrytointitarpeita.

Työajanseurannan avulla voit myös kohdistaa työtunnit eri projekteille, asiakkaille tai työlajeille. Tämä helpottaa kannattavuuden seurantaa sekä auttaa laskuttamaan toteutuneiden tuntien perusteella. 

Lue lisää: Mitä hyötyä työajanseurannasta on asiantuntijayritykselle

Tuore tutkimus kertoo, että työajanseurannassa piilee hyödyntämättömiä mahdollisuuksia muun muassa työntekijöiden pidon, rekrytoinnin ja jaksamisen näkökulmista.

Esimerkiksi jopa 76 prosenttia toimihenkilöistä kertoi kokevansa työajanseurannan hyödylliseksi, mutta työnantajan tarjoamat työkalut tuntuivat jäävän tässä puutteelliseksi – joka neljäs toimihenkilö kertoi kirjaavansa tunteja omaan kalenteriinsa tai Exceliin.

Lue lisää: Näin työajanseurantaa voi hyödyntää tehokkaammin

Uuden työaikalain ja etätyön lisääntymisen myötä työajanseurannan käytäntöjä on jouduttu uudistamaan ripeällä tahdilla – mutta paljon olisi vielä tehtävää.

Tärkeintä on taata, että työn kirjaaminen on työntekijälle mahdollisimman sujuvaa sijainnista riippumatta: selain- tai mobiilipohjaisen sovelluksen tarjoaminen tuntien kirjaamiseen sekä työaikapankin hyödyntäminen liukumien ja ylitöiden seuraamiseen ovat peruspilareita joita kannattaisi löytyä jokaiselta yritykseltä.

Lue lisää: Näin työaikaa kannattaa seurata etätyössä

Työaikalaki vaatii, että työaikaa seurataan työntekijäkohtaisesti joko säännöllisen työajan kautta tai tehtyjen työtuntien mukaan. Molemmissa täytyy lisäksi kirjata erikseen poikkeukset, kuten yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotukset.

Työaikakirjanpitoa on säilytettävä lain mukaan sekä kuluva vuosi, että myös kaksi seuraavaa vuotta sen jälkeen. Työnantajan etu ja myös velvollisuus on että työajanseuranta on tehty lain vaatimusten mukaisesti.

Lue lisää: Mitä laki sanoo työajanseurannasta

Yleinen haaste erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa on se, että työntekijät eivät muista tai jaksa kirjata tuntejansa täsmällisesti ja säännöllisesti, vaan työaika kirjataan vasta viikon tai kuukauden päätteeksi. 

Kirjaaminen täytyy tuoda osaksi arkea avoimella kommunikaatiolla sekä paremmilla sisäisillä prosesseja ja työkaluilla. Kirjaustahtia voi lannistaa esimerkiksi monet erilaiset työvaiheet joita työntekijän on vaikea kategorisoida – tällöin näitä ei välttämättä haluttaisikaan tehdä näkyväksi, jolloin on erityisen tärkeä kommunikoida työntekijöille mihin tietoa käytetään. Harvassa organisaatiossa on kyse työntekijöiden valvonnasta, vaan juurikin tiedolla johtamisesta – jälkimmäinen näistä tuo paljon hyvää myös työntekijöiden arkeen.

Lue lisää: Asiantuntijat kertovat miten työntekijät kannattaa sitouttaa työajan kirjaamiseen

Moni yritys ajattelee työajanseurantaa erillisenä tehtävänä – joskus on kuitenkin järkevää ajatella asiaa laajemminkin, ja yhdistää työajanseuranta osaksi muuta työn hallintaa. Kun siis pohdit, miten työajanseuranta olisi fiksuinta toteuttaa, mieti samalla:

• Miten teillä hoidetaan lomien ja poissaolojen seuranta ja suunnittelu?
• Tarvitaanko työaikatietoja osaksi palkkamateriaalia? Eli toisin sanoen, vaikuttaako tehty työ tai sen luonne palkkanauhan loppulukemaan? Jos kyllä, TES-tulkinta kannattaa ehdottomasti automatisoida työajanseurantajärjestelmän avulla.
• Tehdäänkö teillä työvuorosuunnittelua?

Jos näille on tarvetta, valitse työajanseurantajärjestelmäksi sellainen järjestelmä josta löytyy myös nämä ominaisuudet – tai varmista että järjestelmä on helposti integroitavissa.

Lue lisää: Lataa työajaseuranta-opas