Jos pohdit, miten palkkatulkinta onnistuisi fiksummin, tämä artikkeli on sinua varten
Palkkatulkinta on vaikea laji, joka saattaa haukata ison palan esihenkilön työajasta. Etenkin silloin, kun tulkintaa tehdään manuaalisesti TES:iä selaillen, taskulaskinta näpytellen ja sähköposteja lähetellen.
Tulkinnan ei kuitenkaan tarvitse olla työlästä. Fiksusti rakennettu työvoiman hallintajärjestelmä tekee sen lähes puolestasi, jolloin aikaa vapautuu muille töille.
Kokosimme alle viisi tapaa, miten säästät aikaa palkkatulkinnassa työvoiman hallintajärjestelmän avulla.
1. Kohdista kustannukset tarkasti
Kun palkkatulkinta tehdään työvuorosuunnittelu- tai työajanseurannan järjestelmissä, kustannukset voidaan kohdistaa tehdyn työn mukaan. Tarkempi tulkinta ja kustannusten kohdistus on mahdollista tuoda rajapinnan kautta myös palkanlaskentaan, jolloin palkkakustannusten kohdistumisesta saadaan täsmällistä tietoa arvioiden sijaan.
Tarkka kustannuskohdistus onkin yksi parhaista tavoista tuottaa tietoa budjetoinnin tueksi ja talouden seurantaan. Kun kustannukset kohdistuvat automaattisesti oikealle palkkalajille, kustannuspaikalle ja päivämäärälle, mahdollisten virheiden selvittäminen ja korjaaminen jälkikäteen nopeutuvat huomattavasti.
Samalla helpottaa myös kuukauden- tai vuodenvaihteen ylimääräinen kiire: vaikka jakso ei päättyisikään kuukauden tai kalenterivuoden loppuun, kustannukset kohdistuvat automaattisesti oikealle päivälle, jolloin vältytään erilaisilta manuaalisilta kohdistuksilta.
2. Korjaa virheet helposti
Kun ylityöt ja palkan muut lisät lasketaan työntekijöiden palkkoihin palkanlaskennassa käsin, palkkojen korjaus jälkikäteen on todellista salapoliisityötä.
Jos henkilön työaikatiedoista ei suoraan näe, mitkä tunnit ovat jääneet maksamatta – tai miksi palkkaa on maksettu liikaa – esihenkilö voi pahimmillaan joutua ottamaan laskimen ja TES:in kauniiseen käteen, ja ryhtyä selvittämään tilannetta itse.
Palkanmaksun takautuvilta korjauskierroksilta vältytään, kun sekä esihenkilöt että työntekijät ovat kartalla päättyneen jakson maksettavista työtunneista ja lisistä.
Esihenkilö näkee yksittäisen työntekijän työtunnit ja myös työntekijät voivat itse tarkistaa tietojen oikeellisuuden etukäteen. Kuten esimerkiksi sen, että ansaitut lisät, ylityö- ja muut korvaukset ovat varmasti mukana palkkalaskennassa.
3. Helpota työntekijöiden liikkumista eri yksiköiden välillä
Kun henkilöt liikkuvat yksiköiden välillä, ohjautuvat palkkakustannukset aina oikein työn teettäjälle. Malli madaltaa kynnystä henkilöiden liikkumiselle ja arvokasta henkilöresurssia voidaan ohjata kiiretilanteissa sinne, missä sille on eniten tarvetta – luonnollisesti sen mukaan, miten henkilöiden kanssa on sovittu.
Kustannuspaikan vaihtuminen lennossa ei aiheuta turhaa lisätyötä palkanlaskentaan, koska työvuorosuunnittelu- tai työajanseurantajärjestelmä kohdistaa kustannukset automaattisesti sinne, missä työ tehtiin. Parhaimmillaan tämä vähentää ulkopuolisten sijaisten tarvetta, koska työ on mahdollista teettää sujuvasti oman talon osaajien voimin.
Toki silloin, kun töitä on enemmän kuin tekijöitä, ongelmaa ratkomaan tarvitaan muitakin keinoja kuin nykyaikainen työvoiman hallintajärjestelmä. Mutta silloin kun työntekijöiden liikkuminen yksiköiden välillä aiheuttaa jälkikäteen taloushallinnossa lisätyötä, uusi järjestelmä helpottaa tilannetta merkittävästi.
4. Anna järjestelmän tehdä TES-tulkinta puolestasi
TES-tulkinta kannattaa jättää järjestelmän tehtäväksi kahdesta eri syystä:
- Kaikki esihenkilöt eivät ole TES-tulkinnan ammattilaisia, eikä heidän tarvitsekaan olla. Kun TES löytyy valmiiksi järjestelmästä, tulkinta tapahtuu automaattisesti, eikä siihen kulu turhaan esihenkilön aikaa.
- Tulkinta on tasapuolista. Järjestelmä tulkitsee saamansa tiedon aina samojen sääntöjen mukaisesti, jolloin inhimilliset tulkintavirheet eivät johda siihen, että työntekijöitä kohdeltaisiin eriarvoisesti.
Järjestelmä mahdollistaa työajan seuraamisen ja tulkitsemisen työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten mukaisesti – tasalaatuisesti ja virheettömästi.
TES-tulkinta perustuu aina kyseiseen henkilöön ja hänen tekemäänsä työhön riippumatta siitä, missä yksikössä tai kustannuspaikassa henkilö työvuorollaan työskentelee. Henkilön tuntitietoja ja tulkintaa tarkastellaan aina koko jakson kannalta.
5. Varmista, että kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta
Post it -lappuja, sähköpostiketjuja, paperisia erilliskorvauslomakkeita – jos nämä ovat olennainen osa organisaatiosi palkkatulkintaprosessia, kaiken siirtäminen yhteen järjestelmään vähentää virheitä ja nopeuttaa olennaisen tiedon löytämistä.
Koska mitä enemmän prosessiin kuuluu käsin kirjoitettuja muistiinpanoja, siellä täällä olevia tiedostoja ja sähköpostikeskusteluja, sitä enemmän esihenkilöllä kuluu aikaa oikean tulkinnan varmistamiseen – ja sitä suurempi on virheiden riski.
Kun kaikki tiedot ja dokumentit ovat helposti saatavilla ja hyödynnetään järjestelmien tarjoamaa automatiikka, tuottavuus lisääntyy ja palkat saadaan maksuun ajallaan ja oikein.
Lue lisää: Vinkit työvoiman hallintajärjestelmän käyttöönottoon
Mitä vaativammat tarpeet, sitä enemmän aikaa säästyy
Mitä enemmän työntekijät työskentelevät eri vuoroissa ja yksiköissä ja heille maksetaan erilaisia lisiä ja korvauksia, sitä enemmän palkkatulkinta teettää työtä. Enemmän manuaalista työtä tarkoittaa enemmän työaikaa, mikä tarkoittaa enemmän kuluja.
Haluatko kuulla tarkemmin, miten voit nopeuttaa työajan tulkintaa ja siten säästää aikaa, vaivaa ja rahaa? Varaa kartoitushetki ja kerro organisaatiosi tarpeista, niin katsotaan mikä työvoiman hallintaratkaisu teille sopisi parhaiten.
Varaa kartoitushetki asiantuntijan kanssa - tämä ei sido sinua mihinkään
Kerro meille organisaatiosi tarpeista, niin katsotaan mikä työvoimanhallintaratkaisu teille sopii.
