Tietojärjestelmä on organisaatiolle iso investointi
Järjestelmäkehityshankkeet ovat tunnetusti haastavia. Kansainväliset tutkimukset osoittavat, että jopa 60–80 prosenttia hankkeista epäonnistuu tuomaan toimintaan sitä tehokkuutta ja lisäarvoa, jota niillä tavoitellaan.
Hankinnan alkuvaiheessa tehtävällä suunnittelutyöllä ja valinnoilla voidaan onneksi välttää sudenkuoppia tehokkaasti. Osaksi hankinnan projektisuunnitelmaa on tärkeä tehdä riskienhallintasuunnitelma, johon kirjataan hankinnan yleisimmät riskit sekä toimenpiteet niiden välttämiseksi.
Visma Publicin asiantuntijat listasivat yleisimmät riskit, jotka riskienhallintasuunnitelmaan on hyvä kirjata. Kunkin riskin osalta on hyvä arvioida toteutumisen todennäköisyys, riskin merkitys sekä toimenpiteet riskin välttämiseksi.
1. Varaa aikaa ja resurssia – oikeilta henkilöiltä
Ajan ja työtuntien riittävyyden riski on ohjelmiston hankintaprojekteissa ilmeinen, mutta samalla niin yleinen, että sen huomioimista ei voi liikaa korostaa. Tietojärjestelmän hankinta on iso ja merkittävä investointi, jolla haetaan usein pitkän aikavälin tuloksia esimerkiksi organisaation toiminnan tehostumiseen tai liiketoiminnan kehittymiseen. Siksi hankintaan tulee varata riittävästi aikaa oikeilta henkilöiltä. Koska ohjelmistohankinnat ovat strategisesti merkityksellisiä, organisaatioiden avainhenkilöiden on usein välttämätöntä osallistua hankintaprosessiin joko projektiryhmän jäseninä, päätöksentekijöinä tai muussa roolissa.
Hankinnassa on tärkeä olla mukana
- substanssiosaaja, joka tuntee hyvin ne tarpeet ja prosessit, joihin tietojärjestelmällä haetaan ratkaisuja
- tekninen osaaja, joka tuntee järjestelmät ja tarvittavat integraatiot, ja joka on myös järjestelmän tuleva pääkäyttäjä
- projektipäällikkö, joka pystyy viemän läpi isonkin projektin
Julkisissa hankinnoissa on lisäksi tärkeää olla mukana hankintalain ja -käytännöt tunteva ammattilainen tai ulkopuolinen hankinta-asiantuntija.
2. Käytettävyyden huomioiminen
Käyttökokemuksen merkitys on korostunut hankinnoissa merkittävästi viime vuosina, kun tietojärjestelmien käyttö on hajautunut organisaatiossa yhä laajemmalle. Pienelle käyttäjäjoukolle keskitettyjä järjestelmiä, jotka aiemmin olivat yleisiä, ei juurikaan enää oteta käyttöön. Huonon käytettävyyden tuomat haasteet koskevat siksi monia, ja tulevat kalliiksi.
Kannattaa harkita kilpailutukseen osallistuvien tietojärjestelmien käytettävyystestausta. Sen voi suorittaa organisaation oma asiantuntija tai ulkopuolinen käytettävyysasiantuntija. Käytettävyystestauksessa eri järjestelmien käytettävyyttä vertaillaan tiettyjen prosessien osalta. Tällainen voi olla taloushallinnon järjestelmän osalta esimerkiksi laskutusprosessi asiakkaan tilauksesta myyntilaskutuksen, maksun ja mahdollisen muistutusprosessin kautta laskun arkistointiin.
Käytettävyystestaukset ovat julkisissa hankinnoissa valitettavan harvinaisia. Niiden tekeminen kuitenkin kannattaa, sillä hyöty voi olla erittäin suuri. Käytettävyystestauksessa päästään paljon tarjoajan esittämää demoa syvällisemmin perehtymään siihen, miten järjestelmä käytännössä toimii.
Yksi järjestelmähankinnan yleisistä riskeistä on myös käyttäjien haluttomuus uuden ohjelmiston käyttöön. Paras tapa ennakoida tilannetta on varata riittävästi resursseja käyttöönottokoulutuksiin.
3. Liittymien kartoitus
Liittymäintegraatioihin liittyvä selvitystyö on tyypillisesti aihepiiri, johon ohjelmiston hankkija ei ole käyttänyt tarpeeksi selvitysaikaa ennen hankinnan aloittamista. Tämä on riski hankinnan onnistumiselle, sillä liittymäintegraatiot muodostavat tietojärjestelmissä usein merkittävän osan ohjelmiston toiminnasta.
Lisäksi integraatiot vaikuttavat datan laatuun, reaaliaikaisuuteen ja oikeellisuuteen, ja sitä kautta tiedolla johtamiseen. Tämä lisää niiden painoarvoa niin julkisen sektorin kuin yritystenkin järjestelmähankinnoissa.
Eri järjestelmät, jotka hankittavaan ohjelmistoon on toiveena liittää, tulee kuvata tarjouspyynnössä tarkasti. Ohjelmiston toimittaja voi näin tarjousta tehdessään varmistaa, että kaikki asiakkaalle tärkeät liittymäintegraatiot on varmasti mahdollista suorittaa onnistuneesti, ja että järjestelmä varmasti palvelee asiakkaan tarpeita.
4. Hankintakäytäntöjen ja projektityöskentelyn osaaminen
Hankintaprojektit ovat varsinkin julkisissa organisaatioissa aina isoja kokonaisuuksia, joiden onnistunut läpivieminen vaatii sovittuja käytäntöjä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi Teamsin tai muun yhteisen alustan käyttö sovitusti viestimiseen ja dokumenttien kommentointiin sekä palaverikäytännöt. Jos projektityöskentely ei ole osallistujille tuttua, kannattaa kouluttaa osallistujat projektikäytäntöihin ennen projektin alkua. Näin vältytään turhalta hämmingiltä.
Julkisia hankintoja ohjaa hankintalaki, jonka tunteminen on tärkeää. Jos organisaatiossa ei ole hankintaosaamista, kannattaa harkita hankinta-asiantuntijan palveluiden hyödyntämistä.
Julkisista hankinnoista löytyy kattavasti tietoa julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilta osoitteesta www.hankinnat.fi.
Lue lisää tietojärjestelmän hankinnasta:
Kuinka voimme palvella?
Täytä oheinen lomake ja kerro tarpeestasi. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
