Tilaa prosessi­konsultointi: pääset helpommalla

Askel kerrallaan prosessit selviksi ennen järjestelmähankintaa

Ohjelmistohankinnan tavoitteisiin lukeutuu hyvin usein organisaation toiminnan kehittäminen ja prosessien tehostaminen. Ennen uuden ohjelmiston hankintaa on siksi hyvä hetki kartoittaa pitkään käytössä olleet toimintamallit ja prosessit sekä kehittää niitä tarvittaessa. Prosessikonsultointi auttaa tarkastelemaan tekemistä ja onnistumaan järjestelmähankinnassa.

Prosessikonsultoinnissa kokenut asiantuntijamme tekee organisaatiosi prosessien ja toimintamallien nyky- ja toivetilan kartoituksen. Prosessikonsultointi selkeyttää, mitä organisaatiosi haluaa järjestelmältä. Konsultointi antaa myös eväitä kehittää prosesseja tarvittaessa. Kun prosessit ovat selkeät, ohjelmistohankinnalla on huomattavasti paremmat mahdollisuudet tuoda organisaatioon juuri sitä tehokkuutta ja lisäarvoa, mitä sillä tavoitellaan.

Prosessikonsultointi on järjestelmäriippumaton palvelu, joka auttaa sinua tarkastelemaan organisaatiosi prosesseja laajemmin kuin hankinnan kohteena olevien toiminnallisuuksien osalta. Palvelun avulla järjestelmien tarvemäärittely ja kilpailutus sujuvat helpommin.

Prosessikonsultointi paljastaa pullonkaulat ja valmentaa ohjelmisto­kilpailutukseen

Prosessikonsultointi sisältää prosessien ja toimintamallien nyky- ja toivetilan kartoituksen. Se selkeyttää asiakkaalle, mitä he järjestelmältä hakevat sekä auttaa ymmärtämään omia tarpeita ja kehityskohteita paremmin.

Prosessikonsultoinnin tarkoituksena on selvittää esimerkiksi taloushallinnon prosessien nykyinen kulku, jotta kokonaisuus ja mahdolliset ongelmat hahmottuvat. Prosessikonsultointi koostuu haastatteluista, työpajoista, raportista ja kehitysehdotuksista. Järjestelmäriippumattoman prosessikonsultoinnin jälkeen organisaatiolla on hyvät edellytykset kilpailuttaa järjestelmät.

Visma Publicin asiantuntija Tiina Tähkä kertoo, mitä prosessikonsultoinnissa tehdään, ja miten se hyödyttää ohjelmiston hankkijaa.

1. Haastattelujen avulla osallistamme osaajat

Aluksi haastattelemme organisaatiosi avainhenkilöitä. Haastattelussa selvitämme esimerkiksi myynti- ja ostoreskontran tai budjetoinnin osa-alueet, vastuuhenkilöt, järjestelmäintegraatiot sekä jo havaitut ongelmakohdat. Haastattelun perusteella suunnittelemme yhdessä asiantuntijoidesi kanssa, keitä työpajoihin kutsutaan, jotta eri prosessit tulevat huomioitua kattavasti.

2. Työpajoissa analysoimme prosessien eri vaiheet

Hallinnon prosessit tuntevan asiantuntijan vetämissä ryhmissä tietyn osa-alueen osaajat käyvät läpi prosessin etenemisen ja sen, mitä eri vaiheissa tapahtuu. Yhden osakokonaisuuden työstäminen vie yleensä 2–3 tuntia.

Työpaja tarjoaa ainutlaatuisen tilaisuuden koota prosessin eri pisteissä työskenteleviä ihmisiä yhteen ja hahmottaa kokonaisuutta. Työpajan osakokonaisuus siten voi olla vaikkapa laskutusprosessi alkaen asiakkaan tilauksesta ja edeten myyntilaskutuksen, maksun ja mahdollisen muistutusprosessin kautta laskun arkistointiin. Toinen osakokonaisuus voi olla esimerkiksi budjetointiprosessiin liittyvät eri vaiheet.

Ryhmän ja konsultin innostamana syntyy usein ideoita uusista toimintatavoista tai havaintoja pullonkauloista, jotka voivat arjessa jäädä huomiotta. Kaikki hyötyvät, kun toiminta tehostuu, ongelmakohdat katoavat tai lisätyt kontrollipisteet parantavat taloushallinnon laatua. Automaation vapauttamia resursseja voi käyttää esimerkiksi pullonkaulojen purkamiseen, täsmäytyksiin tai muuhun toimintaan, johon tarvitaan ihmisaivoja.

Vaikka osallistaminen, näkyväksi tekeminen tai yhteisöllisyyden rakentaminen ei olekaan ryhmätyöskentelyn päätarkoitus, avaavat työpajat mahdollisuuksia myös tähän. Ryhmissä oma rooli osana suurempaa kokonaisuutta kirkastuu ja myös valmiudet uusien toimintamallien omaksumiseen kasvavat. Uuteen järjestelmään motivoituminen ja sitoutuminen alkaa jo ennen hankintaa, kun mahdollisten muutosten tarve konkretisoituu.

3. Lopuksi raportoimme konkreettiset ratkaisuehdotukset

Kun työpajat on pidetty, konsultti työstää eri prosesseista raportin, jossa on myös toimenpide-ehdotuksia. Raportin perusteella on helppo listata, millaisia ominaisuuksia järjestelmältä vaaditaan. Kun entiset prosessit on käyty läpi ja havaittu, millaisiin asioihin halutaan parannuksia, on järjestelmätoimittajille helppo muotoilla tarjouspyynnöt. Lopulta myös hankintapäätös on helpompi tehdä, kun tietää mitä haluaa.

Asiakkaan prosessikonsultoinnista saamia hyötyjä

• Tunnistetaan mahdollisuudet järjestelmien välisten integraatioiden hyödyntämiseen, manuaalityövaiheet ja puutteet prosessien automatisoinnissa.

• Prosessien virtaviivaistaminen ja tehostaminen tuo toimintaan selkeyttä ja sujuvuutta.

• Prosessikonsultoinnin myötä asiantuntijat prosessien eri osa-alueista kokoontuvat yhteen, joskus ensimmäistä kertaa. Tämä lisää ymmärrystä siitä, kuinka prosessit toimivat kokonaisuutena. Tuloksena asiantuntijat oppivat myös hyödyntämään järjestelmää paremmin ja parhaimmillaan löytävät järjestelmästä uusia ominaisuuksia sellaisten tehtävien hoitamiseen, jotka aiemmin on hoidettu manuaalisesti.

• Prosessikonsultointi säästää aikaa myös käyttöönottoprojektista, kun hankkeen omistaja ymmärtää paremmin mitä haluaa ja miten asioita kannattaa tehdä.

• Prosessikonsultointi selkeyttää asiakkaalle, mitä he järjestelmältä hakevat, ja auttaa kysymään oikeita kysymyksiä järjestelmää kilpailuttaessaan.

Kuinka voimme palvella?

Täytä oheinen lomake ja kerro tarpeestasi. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.