Osaava käyttäjä on avain käyttöönoton onnistumiseen
Kun ohjelmistohankinta on tehty, alkaa hankintaprosessiin kriittisin vaihe eli tietojärjestelmän käyttöönotto. Suurissa organisaatioissa käyttöönotto on myös koko prosessin kallein vaihe, joten se on tärkeää viedä kerralla kunnolla maaliin.
Ohjelmiston käyttäjien sitouttamisella ja kouluttamisella uuden työvälineen käyttöön on ratkaiseva merkitys ohjelmistohankinnan tavoitteiden saavuttamisessa. Lisäksi muutoksen hallinnalla ja muutosviestinnällä on suuri rooli. Laadukas projektinhallinta varmistaa projektin onnistumisen.
Visma Publicin asiantuntijat jakavat vinkkinsä onnistuneeseen tietojärjestelmän käyttöönottoon.
Oikeat henkilöt mukaan tietojärjestelmän käyttöönoton projektiryhmään
Ohjelmistotoimittaja ottaa tietojärjestelmän käyttöönottoprojektissa ohjakset käsiinsä. Sinulla asiakkaana on silti edelleen tärkeä rooli asianomistajana: tiedät parhaiten, mihin tarpeeseen ja millaisille käyttäjille ohjelmisto tulee käyttöön, ja millaista tukea käyttäjät eniten tarvitsevat.
Ennen käyttöönotonprojektin käynnistyspalaveria asiakkaan eli tilaajan sekä toimittajan projektipäälliköt laativat yhdessä käyttöönottosuunnitelman. Siihen on kirjattu käyttöönoton eri vaiheet, testaukset, koulutukset sekä ehdotus aikataulusta, jolla ohjelmisto otetaan käyttöön.
Tietojärjestelmän käyttöönottoon on tärkeää osallistaa oikeat henkilöt, jotta työ sujuu jouhevasti. Projektiryhmän kokoonpano kannattaa harkita tarkkaan.
Projektiryhmän avainkokoonpano:
- projektipäälliköt, jotka pystyvät viemään läpi isonkin projektin (tilaajalla ja toimittajalla on molemmilla oma projektipäällikkönsä)
- substanssiosaajat, jotka tuntevat hyvin ne tarpeet ja prosessit, joihin ohjelmistolla haetaan ratkaisuja
- tekninen osaaja, joka tuntee järjestelmät ja tarvittavat integraatiot
Vakioitu projektimalli vie tietojärjestelmän käyttöönoton maaliin
Laadukas projektinhallinta vaikuttaa merkittävästi projektin onnistumiseen.
Visma Public käyttää projektin läpiviemisessä sujuvaksi havaittua PPS-projektimallia (Practical Project Steering).
Projekti etenee mallin mukaan eri vaiheiden ja hyväkymispisteiden kautta valmistelusta toteutukseen. Kun käyttöönotto on suoritettu ja projekti päätöksessä, asiakas siirtyy toimittajan tukipalveluiden piiriin.
Malli ohjaa projektin hallittuun johtamiseen. Se on kehitetty ja testattu ja käytännön työssä. Malli ohjaa tarkastelemaan aktiivisesti projektin hyötyjä ja laatua sekä kontrolloimaan projektin tavoitteiden toteutumista koko projektin ajan.
Osaava ja motivoitunut käyttäjä ratkaisee tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumisen
Vain sellainen tietojärjestelmä pystyy tuottamaan lisäarvoa organisaatiolle, jota osataan ja halutaan käyttää. Käyttöönottokoulutukset ovat siksi käyttöönottoprojektin keskeistä sisältöä.
Visma Publicilla on koulutuksille vakiosisällöt, jotka voidaan toteuttaa asiakaskohtaisesti. Onnistuneen koulutuksen elementtejä ovat sopiva ryhmäkoko, mielellään maksimissaan kahdeksan osallistujaa per ryhmä, sekä käyttäjien roolien ja tarpeiden mukaan koottu ryhmä. Koulutukseen ei kannata osallistaa ihmisiä, joiden tehtäväkenttää koulutuksen sisällöt eivät konkreettisesti kosketa.
Etäkoulutuksissa tiiviys on valttia. Jotta koulutukset pysyisivät tehokkaina, niitä ei kannata venyttää yli kahden tunnin. Niille, jotka hoitavat useita prosesseja ja tehtäviä, voidaan järjestää useamman koulutuksen kokonaisuus.
Käyttöönottokoulutusten lisäksi Visma Publicin eAkatemia tarjoaa tiettyihin toimintoihin sekä järjestelmien uusiin ominaisuuksiin kohdennettuja webinaareja ja videoita sekä kirjallista koulutusmateriaalia. eAkatemiassa on tarjolla esimerkiksi lyhyitä videoita käyttäjän päivittäisen käytön tueksi. Niiden avulla voi nopeasti kerrata esimerkiksi, miten tehdään maksatus tai luodaan raportteja.
Muutoksenhallinta on tärkeä osa tietojärjestelmän käyttöönottoa
Muutoksenhallinta on tietojärjestelmähankkeen onnistumisen kannalta yksi keskeisimpiä asioita. Se tarkoittaa paitsi ammattimaista projektihallintaa ja ennalta sovittuja toimintatapoja, myös säännöllistä viestintää.
Visma Publicin PPS-projektimallissa muutoksenhallinnasta on sovittu omat käytännöt. Tilaajan ja toimittajan projektipäälliköt esittelevät kirjallisena ohjausryhmälle kaikki sellaiset muutospyynnöt, jotka vaikuttavat käyttöönottoprojektin tuotoksiin, työmääriin, kustannuksiin tai aikatauluun. Projektipäälliköt voivat sopia keskenään sellaisista pienistä muutoksista, jotka eivät vaikuta projektin työmäärään eivätkä aikatauluun.
Tietojärjestelmän käyttöönotto on organisaatiossa hyvin usein ennen kaikkea muutoshanke, ei pelkkä järjestelmähanke. Tietojärjestelmähankkeen tavoitteena voi tyypillisesti olla esimerkiksi toiminnan tehostaminen tai päällekkäisistä työvaiheista luopuminen. Tämä voi puolestaan tarkoittaa muutoksia työnkuviin tai uudelleenorganisoitumista.
Ohjelmiston tuleville käyttäjille on hyvä viestiä säännöllisesti ainakin näistä aihepiireistä:
- missä aikataulussa käyttöönotto etenee
- milloin koulutusta on tarjolla eri käyttäjäryhmille
- miten uusi järjestelmä vaikuttaa työhöni ja miten hyödyn uudesta järjestelmästä
- mitä muutoksia järjestelmällä haetaan yhteisiin toimintatapoihin
Testausta ei voi koskaan tehdä liikaa
Järjestelmän ja sen eri sovellusten testaus on olennainen osa onnistunutta käyttöönottoa. Sitä voi harvoin tehdä liikaa.
Järjestelmän käyttöönottaja eli asiakas vastaa sisällöllisestä testaamisesta ja järjestelmän toimittaja puolestaan järjestelmien ja liittymien teknisestä testauksesta. Hyväksymistestaus, joka tehdään ennen järjestelmän käytön aloittamista, on sekin asiakkaan vastuulla. Tämä työnjako ei aina ole kaikille selvä, siksi sitä on hyvä korostaa.
Mitä kaikkea asiakkaan sitten pitäisi testata?
Erilaisten prosessien toimivuuden testaaminen on hyvin tärkeää. Laskutus on hyvä esimerkki monimutkaisesta prosessista, jossa laskuja voi mennä esimerkiksi yksityishenkilöille ja yrityksille ja joiden korkolaskutus ja perintäprosessit poikkeavat toisistaan. Testaamalla selviää, onko prosessi kunnossa ja toimiiko järjestelmä niin kuin pitää.
Kaikkien prosessien osalta on hyvä testata, että prosessit toimivat kirjauksesta aina raportointiin ja tilastointiin saakka.
Myöskään konversiotestausta ei sovi unohtaa, kun siirretään palkkatietoja järjestelmästä toiseen. Testauksen yhteydessä tarkistetaan, että työsuhdetiedot siirtyvät oikein, ja että palkanlaskenta lähtee oikein liikkeelle uudessa järjestelmässä.
Lisäksi on hyvä nostaa esille liittymäintegraatioiden testaus. Integraatiot eri järjestelmiin muodostavat usein hyvin suuren osan tietojärjestelmäkokonaisuudesta.
Ohjelmiston tehokas käyttö maksaa investointisi takaisin
Mitä tehokkaammin ja tarkoituksenmukaisemmin ohjelmistoja käytetään, sitä paremmin ne palvelevat organisaation tavoitteita ja tarpeita. Ja sitä lyhyempi on investoinnin takaisinmaksuaika.
Jatkuva tuki ja käytön kehittäminen on siksi tärkeää. Kun käyttöönottoprojekti on päättynyt, asiakas siirtyy säännöllisen tukipalvelumme piiriin. Palveluntuottajana huolehdimme ohjelmistojen ylläpidosta ja versiopäivityksistä. Visma Publicin asiakastuki auttaa silloin, kun järjestelmän käytössä ilmenee kysyttävää tai haasteita.
Tehokkaan käytön tueksi olemme kehittäneet Tutkan, maksuttoman ohjelmistokäytön tehokkuusmittarin, jota ei kannata jättää hyödyntämättä. Tutkan avulla kartoitamme, kuinka tehokkaasti käyttäjät hyödyntävät järjestelmien ominaisuuksia. Samalla saamme selville, millaista tukea ja apua juuri sinun organisaatiosi tarvitsee järjestelmien käytön tehostamiseksi.
Kartoitusten tulokset käymme aina yhdessä asiakkaan kanssa läpi ja varmistamme, että ne päätyvät käyttöön. Voit hyödyntää tuloksia esimerkiksi organisaatiosi asiantuntijoiden koulutuksia suunnitellessasi.
Lue lisää tietojärjestelmän hankinnasta:
Kuinka voimme palvella?
Täytä oheinen lomake ja kerro tarpeestasi. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
