Laatu on tärkeä osa tietojärjestelmän hankintapäätöstä
Julkisissa järjestelmähankinnoissa tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Tämä ei tarkoita sitä, etteikö laatu voisi olla yksi valintaperusteista.
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarkoittaa tarjousta, joka on
- hinnaltaan halvin
- kustannuksiltaan edullisin tai
- hinta-laatusuhteeltaan paras
Tietojärjestelmän elinkaari on pitkä, usein 10–15 vuotta, jolloin hankintahinta muodostaa järjestelmän kokonaiskustannuksista vain pienen osan. Ohjelmiston kautta saavutettavat hyödyt muodostavat merkittävän osan investoinnin tuotosta, ja toisaalta saavuttamatta jäävät tavoitteet muodostuvat helposti organisaatioille kulueräksi.
Hankintapäätöstä kannattaa siksi arvioida erityisesti kohtien 2 ja 3 valossa.
Lisätietoa valintaperusteista julkisten hankintojen neuvontayksikön sivulla: Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta
Tietojärjestelmän elinkaarikustannukset kertovat käytön hyödyistä
Julkisissa hankinnoissa tietojärjestelmähankinnan hintaan lasketaan mukaan käyttökustannukset vain 48 kuukauden ajalta. Järjestelmän elinkaaren aikana syntyvät kustannukset ja kustannussäästöt on siksi tärkeää arvioida tarkkaan, kun lasketaan ohjelmiston kokonaiskustannuksia.
Oleellisimman osan elinkaarikustannuksista muodostaa ihmisten työaika. Tietojärjestelmän automaation taso sekä sujuva käytettävyys ovat siksi erityisen tärkeitä.
Kallein yksittäinen kustannus syntyy yleensä siitä, jos harvoin ja vain tiettyihin yksittäisiin toimintoihin ohjelmistoa käyttävä asiantuntija ei saa hoidettua toimintoja sujuvasti. Isoissa organisaatioissa yksittäisistä hukkaminuuteista kertyy suuri määrä hukattua työaikaa ja euroja.
Kun organisaation eri osissa tehtäviä päällekkäisiä tai manuaalisia työvaiheita saadaan poistettua tai automatisoitua, syntyy ohjelmiston elinkaaren aikana merkittäviä kustannussäästöjä. Isoissa organisaatioissa säästöt voivat olla merkittäviä myös vuositasolla.
Esimerkki elinkaarikustannusten laskemisesta: Kuopion kaupunki
Visma Publicin pitkäaikainen asiakas Kuopion kaupunki on onnistunut säästämään merkittävästi työaikaa ja euroja järjestelmähankinnallaan. Kaupungilla on käytössä henkilötietojen hankintajärjestelmä Personec F ESS sekä osaamisen johtamisen työvälineen Personec F OSS.
Näin Kuopiossa laskettiin ohjelmiston elinkaaren aikana syntyviä kustannuksia Personec F ESS:n hankinnan yhteydessä:
Palkkajärjestelmästä ajettiin raportti siitä, paljonko tapahtumia on tallennettu manuaalisesti yhdessä vuodessa. Tallennuksia kertyi vuoden aikana enimmillään 25 000 yhdelle palkkasihteerille. Kyseessä olivat esimerkiksi poissaoloihin, lomiin ja palkkatapahtumiin liittyvien tietojen tallennukset.
Tiedon pohjalta arvioitiin
*mikä osuus tallennuksista voitaisiin hoitaa ESS:n kautta
*mikä osuus jäisi edelleen manuaalisesti tallennettavaksi
Näillä tiedoilla laskettiin potentiaalinen kustannussäästö, joka oli 15 henkilötyövuotta.
- Henkilötyövuoden hinnaksi arvioitiin 40 000 e.
- Arvioiduksi vuosittaiseksi säästöksi saatiin 600 000 euroa, joka on myös toteutunut.
Hinta-laatusuhdetta voi arvioida useilla eri kriteereillä
Laatu on tietojärjestelmähankinnoissa hyvin tärkeää, eikä järjestelmää tulisi koskaan valita pelkän hinnan perusteella. Julkisissa hankinnoissa halvin hinta painottuu usein vahvasti, mutta hankintalaki mahdollistaa myös laadun huomioimisen valintapäätöstä tehtäessä.
Tietojärjestelmän laadulliset kriteerit voivat liittyä esimerkiksi käytettävyyteen, teknisiin ja toiminnallisiin ratkaisuihin tai myynnin jälkeiseen tukeen. Laadun arvioinnin perusteet tulee julkisia hankintoja tehtäessä ilmoittaa tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa.
Visma Publicin asiantuntijoiden vinkit tietojärjestelmän laadun arvioimiseksi:
-
Tärkeintä on, että tietojärjestelmä vastaa organisaation tarpeisiin, ja että sitä osataan käyttää. Nämä kaksi seikkaa ovat hyvin oleellisia järjestelmäinvestoinnin kustannusten laskemisessa. Tarpeellinen määrä eri käyttäjäryhmiä palvelevaa käyttäjäkoulutusta on siksi tärkeä osa tarjousta, ja siihen on syytä kiinnittää erityistä huomiota.
-
Olethan varmistanut, että tietojärjestelmän käytettävyys on tarpeeksi hyvällä tasolla? Huono käytettävyys tulee kalliiksi, ja siksi siihen on tärkeä kiinnittää huomiota niin hankinnan valmistelussa kuin päätöksenteossakin. Järjestelmiä kilpailuttaessa kannattaa harkita käytettävyystestausta, jonka tulokset voi pisteyttää ja ottaa mukaan päätöksentekoon.
-
Onko tietojärjestelmän automaation taso tarvittavalla tasolla? Tämän on toteuduttava, jotta ohjelmistohankinnalle mahdollisesti asetetut säästöt realisoituvat. Työajan säästymisen kannalta on hyvin tärkeää pystyä arvioimaan osaako järjestelmä ohjata käyttäjää koko hänen suorittamansa prosessin läpi.
-
On myös tärkeä arvioida, millainen arvo hankittavalla järjestelmällä on johtamisen tukena: millaista tietoa se tuottaa, ja miten se muuttaa työprosesseja esimerkiksi päällekkäisen työn poistumisena ja työn delegoinnin helpottumisena. Uusi järjestelmä voi esimerkiksi kasvattaa lähiesihenkilöiden vastuita ja vapauttaa esihenkilöille lisää aikaa strategiseen johtamiseen.
Laajemmin ajateltuna onnistunut tietojärjestelmähankinta tuo euroissa mitattavaa hyötyä myös henkilöstön parantuneen työtyytyväisyyden muodossa.
Lue lisää tietojärjestelmän hankinnasta:
Kuinka voimme palvella?
Täytä oheinen lomake ja kerro tarpeestasi. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
