Tee strateginen tarve­määrittely: vältät hankinnat hudit

Huolellisesti määritelty tarve on avain onnistuneeseen hankintaan

Kokosimme tärkeimmät vinkit ja huomiot hankinnan valmisteluun, joka lähtee tietojärjestelmän strategisten tavoitteiden määrittelystä. Tämän jälkeen hankinta etenee käyttäjien tarpeiden selvittämisestä ja markkinakartoituksen tekemisestä kohti tarjouspyyntöä.

1. Määrittele tarve strategisesti

Tietojärjestelmät ovat keskeinen osa organisaatioiden toimintaa, ja niiden hankinta tärkeä strateginen päätös.

Tietojärjestelmähankinnan tarvemäärittely, joka on hankintaprosessin keskeisin osa, tuleekin siksi käynnistää strategiasta käsin: millaisiin tavoitteisiin ohjelmistohankinnasta toivotaan tukea? Entä millaisiin muutoksiin tietojärjestelmähankinnan toivotaan vastaavan?

Strategiasta nousevia tietojärjestelmähankinnan tavoitteita voivat olla esimerkiksi

• prosessien tehostaminen
• henkilöstön työmenetelmien kehittäminen
• liiketoiminnan kehittäminen ja kilpailuetujen saavuttaminen

Hankinnan ajureina voivat olla myös teknologinen kehitys, nykyisen ohjelmiston kulutaso tai tarve tehdä asioita uudella tavalla. Vain sellainen tietojärjestelmä, joka vastaa organisaation tarpeeseen, voi saavuttaa sille asetetut tavoitteet esimerkiksi toiminnan kehittämiseksi.

Hallinto-ohjelmistojen hankinnat ovat julkisella sektorilla hyvin isoja investointeja, ja niiden käyttöikä on tyypillisesti pitkä, noin 10–15 vuotta. Tämä korostaa hankinnan strategisen suunnittelun merkitystä.

Ennen hankinnan käynnistämistä on tärkeää käydä läpi nykyprosessit ja varmistaa, onko niissä esimerkiksi sellaisia pullonkauloja, joita korjaamalla ohjelmistohankinnasta saatava hyöty voidaan varmistaa. Apuna voi käyttää prosessikonsultoinnin palvelua, joka auttaa tarkastelemaan organisaatiosi prosesseja laajasti. Konsultoinnin jälkeen kilpailuttaminen ja tarpeiden määrittely on helpompaa.

2. Selvitä käyttäjäryhmien tarpeet, harkitse käytettävyystestauksia

Käytettävyys on nykyään erittäin tärkeä osa tietojärjestelmiä. Sen rooli on noussut viime vuosina merkittävästi, kun järjestelmien käyttöä on hajautettu organisaatioissa yhtä laajemmalle.

Järjestelmän eri käyttäjäryhmien tunnistaminen ja määrittely on siksi tärkeä tehdä huolellisesti. Samalla saadaan luotua kattava käsitys järjestelmältä vaadittavista ominaisuuksista.

Järjestelmän tärkeimmät toiminnallisuudet ja niiden käytettävyys on hyvä varmistaa tekemällä käytettävyystestaus tai pyytämällä toimittajalta live-esittely.

Käytettävyystestauksen voi suorittaa organisaation omat asiantuntijat tai ulkopuolinen käytettävyyskonsultti. Käytettävyystestauksessa eri järjestelmien käytettävyyttä vertaillaan tiettyjen prosessien osalta. Tällainen voi olla taloushallinnon ohjelmiston osalta esimerkiksi laskutusprosessi asiakkaan tilauksesta myyntilaskutuksen, maksun ja mahdollisen muistutusprosessin kautta laskun arkistointiin.

Käytettävyystestaukset ovat julkisissa hankinnoissa varsin harvinaisia. Niiden tekeminen kuitenkin kannattaa, sillä hyöty voi olla erittäin suuri. Käytettävyystestauksessa päästään paljon tarjoajan esittämää demoa syvällisemmin perehtymään siihen, miten järjestelmä käytännössä toimii.

Käyttäjien tarpeiden kartoituksessa on hyvä muistaa, että hankinnassa ei kuitenkaan ole hyvä tukeutua yksinomaan käyttäjien ja asiantuntijoiden luetteloimiin ominaisuuslistoihin. Ne eivät välttämättä tuo esille haluttua työskentelyn kehittymistä ja prosessien automatisointia, jota uudella järjestelmällä haetaan.

Tarjouspyyntöön on tärkeää jättää avoimuutta, ja toimittajalle vapautta ratkaista ongelmasi eri tavoin kuin miten olet itse ajatellut. Älä lukitse ratkaisua liian tiukasti, vaan pyydä toimittajaa osoittamaan konkreettisesti valittujen toteutustapojen hyödyt.

3. Älä unohda integraatioiden merkitystä

Integraatioiden toimivuus ratkaisee viime kädessä järjestelmän tehokkuuden. Siksi on tärkeää sisällyttää integraatiot hankintaan, jotta toimittaja kykee huomioimaan asian.

Rajapintojen ja integraatioiden merkitys ja johdonmukaisuus korostuvat hankkeiden suunnittelussa päivä päivältä vahvemmin. Järjestelmähankkeen onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää ymmärtää mitä tietoa hyödynnetään missäkin järjestelmässä ja kuinka sen odotetaan liikkuvan järjestelmien välillä. Integraatioiden ja rajapintojen avulla varmistetaan, että tieto on reaaliaikaista ja laadukasta, ja sitä voidaan näin hyödyntää luotettavasti.

4. Varmista avainhenkilöiden mukanaolo sekä hankintaosaaminen

Tietojärjestelmän hankinta on iso ja merkittävä investointi, jolla haetaan usein pitkän aikavälin tuloksia esimerkiksi organisaation toiminnan tehostumiseen tai liiketoiminnan kehittymiseen. Siksi hankintaan tulee varata riittävästi aikaresursseja oikeilta henkilöiltä.

Hankinnassa on tärkeä olla mukana

• substanssiosaaja, joka tuntee hyvin ne tarpeet ja prosessit, joihin ohjelmistolla haetaan ratkaisuja
• tekninen osaaja, joka tuntee järjestelmät ja tarvittavat integraatiot, ja joka on myös ohjelmiston tuleva pääkäyttäjä
• projektipäällikkö, joka pystyy viemään läpi isonkin projektin

Julkisissa hankinnoissa on lisäksi tärkeää olla mukana hankintalain ja -käytännöt tunteva ammattilainen tai ulkopuolinen hankinta-asiantuntija.

Julkisissa hankinnoissa voi käyttää erilaisia hankintamenettelyjä, joista ohjelmistohankintoihin soveltuu hyvin erityisesti neuvottelumenettely. Se mahdollistaa tarpeiden läpikäymisen sekä alustavien tarjouspyyntöjen pyytämisen eri toimittajilta.

5. Kartoita markkinatilannetta

Markkinoiden kartoittaminen ennen tarjouspyynnön jättämistä on osa hankinnan suunnittelua. Tietoa järjestelmistä, käyttäjäkokemuksista ja referensseistä voi kerätä potentiaalisilta järjestelmätoimittajilta tai vaikka heidän asiakkailtaan. Toimittajia voi pyytää esittelemään ratkaisujaan, ja heille voi antaa ennakkotietoa tulevasta hankinnasta.

Markkinakartoitukset ovat mahdollisia ja suositeltavia myös julkisissa hankinnoissa.

Julkisen organisaation hankintayksikkö voi muiden keinojen ohella tehdä markkinakatsausta julkaisemalla ilmoituksen julkisten hankintojen palvelussa Hilmassa (www.hankintailmoitukset.fi), ja pyytää kyseisen alan toimittajia osallistumaan vapaamuotoiseen dialogiin hankinnan kohteesta ja sen määrittelystä.

Tiedonhaku eri lähteistä ja vuoropuhelu eri toimittajien kanssa on tärkeää, ja auttaa hahmottamaan hankinnan realiteetteja: mikä on mahdollista ja mikä ei.

Lisätietoa markkinakartoituksesta julkisten hankintojen neuvontayksikön sivuilla

6. Tarjouspyyntö matkaan

Tarjoajien on noudatettava tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia tarkasti. Epäolennaiset ominaisuudet pakollisina vaatimuksina voivat siksi turhaan karsia tarjoajia. Käyttötarkoitukseen nähden ylimitoitetut vaatimukset puolestaan voivat nostaa tarjousten hintoja tarpeettomasti.

Hyvä tarjouspyyntö keskittyy siksi organisaation tarpeen ratkaisemiseen, eikä sitä ole kuorrutettu ylimääräisillä vaatimuksilla.

Asiantuntijamme vinkit auttavat sinua onnistumaan.

Lue lisää: Ole realisti ja rajaa rohkeasti, älä yritä syleillä kaikkea – Visma Publicin asiantuntijan vinkit onnistuneen tarjouspyynnön tekemiseen

Kuinka voimme palvella?

Täytä oheinen lomake ja kerro tarpeestasi. Olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.