eTaika Koulutusten hallinta -työkalun ominaisuudet

Tutustu työkalun käyttöominaisuuksiin kuten koulutuskalenteriin, tapahtumien osallistujien hallintaan sekä raportointiin ja palautteen keräämiseen.

eTaika Koulutusten hallinnan monipuoliset työkalut käytössäsi:

• Koulutusten luokittelu ja sisältökuvausten tiedot ovat asiakaskohtaisesti määriteltävissä.
• Käytettävissä on laaja valikoima valmiita ja vapaamuotoisia kenttiä.
• Koulutusten hallintanäkymiä voidaan perustaa eri käyttäjäryhmille ja eri käyttötarkoituksiin esimerkiksi yksikkökohtaisesti, sisäisiin tai ulkoisiin koulutuksiin, kouluttajille ja koulutuksen järjestäjille.
• Koulutuksen julkaisu, ilmoittautuminen ja automaattiset viestit ajastettavissa.
• Ilmoittautumisen osallistujamäärä, jonotus, vahvistusviesti ja peruutusehdot tapahtumakohtaisesti määriteltävissä.
• Ilmoittautumislomakkeen sisältö tapahtumakohtaisesti määriteltävissä.
• Koulutuksen sisältökuvaukset ja ilmoittautumislomake voidaan kieliversioida.
• Koulutuksiin voidaan asettaa hyväksyntäprosessi esihenkilölle.
• Ilmoittautumislomakkeella GDPR-yhteensopiva suostumus henkilötietojen käsittelyyn käsittelyperusteen mukaan.
• Myös koulutusviestinnän suunnittelu on osa koulutusten suunnittelun kokonaisuutta. eTaika-järjestelmästä lähetät viestit ja kyselyt suoraan koulutukseen ilmoittautuneille ja tarvittaessa erikseen esimerkiksi osallistuneille ja peruuttaneille. Myös palaute kerätään automaattisesti.

Koulutusten suunnittelu

Koulutusten laatiminen ja resursointi

Koulutustarjonnan luominen on nopeaa ja joustavaa.

• Nykyisistä koulutuksista voi tehdä kopioita tulevaisuuteen.

• Koulutukset kytketään organisaation osaamistavoitteisiin ja näin voidaan seurata tavoitteiden toteutumista.

• Henkilöstö ja esihenkilöt voivat syöttää koulutuksen tiedot koulutusehdotuksena.

• Rakentamalla opinto- ja pätevöitymispolkuja luodaan opintokokonaisuuksia, jotka selkeyttävät koulutusten suunnittelua, toteutusta sekä suorittamista.

• Järjestelmässä aikataulutetaan yksittäiset koulutukset ja koulutuskokonaisuudet ja resursoidaan niille oikeat kouluttajat sekä valmentajat.

• Myös koulutusviestinnän suunnittelu on osa koulutusten suunnittelun kokonaisuutta. Keskitetyllä viestinnällä organisaation viestintästrategian noudattaminen on helppoa.

• eTaika-järjestelmästä lähetät viestit ja kyselyt suoraan koulutukseen ilmoittautuneille ja tarvittaessa erikseen esimerkiksi osallistuneille ja peruuttaneille.

Koulutusten hallinta

Koulutuskalenteri

eTaika Koulutusten hallinnan koulutuskalenteri tuo koulutusten ja tapahtumien tiedot selkeään kalenterinäkymään. Koulutukset saa esille sekä julkisesti, esimerkiksi verkkosivuille, tai kirjautuneille käyttäjille sisäiseen palveluun.

• Kalenteri on responsiivinen ja toimii myös mobiililaitteilla. Ulkoasu on täysin muokattavissa vastaamaan oman organisaatiosi graafista ilmettä.

• Kalenterissa näkyy koulutusten ja tapahtumien halutut tiedot. Käyttäjät voivat ilmoittautua kalenterin kautta haluamiinsa lähikoulutuksiin ja käyttää verkkokursseja.

• Kalenterin hakuehdot voidaan määrittää asiakaskohtaisesti. Kalenteriin voidaan myös liittää jaettavia kurssimateriaaleja, ja sen kautta voidaan kerätä palaute osallistujilta.

• Kalenteri tukee RSS-, Atom- ja JSON-syötteitä julkaistuista koulutuksista ja sen voi integroida muun muassa Google Analyticsin ja HubSpotin kanssa.

Osallistumisen hallinta

Lähetä kutsut järjestelmästä ja hallitse ilmoittautumisia sekä osallistumisia yhdellä työkalulla.

• Koulutuksiin voi osallistua ilmoittautumalla koulutuskalenterin ja OmaPalvelun kautta, henkilökohtaisen sähköpostikutsun kautta sekä täyttämällä koulutushakemuksen. Järjestelmän hallintakäyttäjät voivat myös lisätä osallistujia tapahtumille.

• Ilmoittautuminen on nopeaa ja helppoa. Pikalomakkeella ilmoittautuminen on erityisen vaivatonta, ja tarvittaessa voi käyttää myös tarkempaa lomaketta. Ilmoittautumis- ja hakulomakkeiden tiedot ja kentät ovat muokattavissa.

• Kaikki tapahtumaan liitetyt kontaktit ovat tapahtuman osallistujatiedoissa nähtävillä. Kontaktit jaotellaan osallistumistiloihin, jotka kertovat ilmoittautumisprosessin etenemisestä. Yksittäisiä kontakteja voi tuoda tapahtumaan osallistujaksi eri tiloihin. Osallistujien tilaa voi muokata helposti ja osallistujille lähettää viestejä sekä ilmoituksia keskitetysti suoraan järjestelmästä.

• Henkilöstö ja muut osallistujat näkevät oman koulutushistoriansa ja tulevat koulutuksensa OmaPalvelu-portaalin kautta. He voivat myös hakea ja ilmoittautua uusiin koulutuksiin.

• Osallistujat voivat verkostoitua ja sopia palvelun kautta tapaamisia keskenään. Osallistuja ilmoittaa tapahtumaan, haluaako nimensä näkyviin osallistujalistaan, ja merkitsee sopivat tapaamisajankohdat. Kaikki halukkaat näkevät muut tapaamisesta kiinnostuneet ja voivat näin sopia tapaamisen suoraan OmaTapahtuma-palvelun kautta.

• Osallistujille voi myös lähettää keskitetysti viestejä: jos koulutus joudutaan perumaan tai siirtämään viime hetkellä, voi asiasta lähettää tekstiviestin kaikille osallistujille suoraan järjestelmästä. Tämä säästää aikaa sekä vaivaa varsinkin suuremmissa koulutuksissa, ja osallistujakokemus säilyy positiivisena, kun viestintä on sujuvaa.

Verkko-oppiminen ja hybridioppiminen

eTaika hallitsee myös verkko-oppimisen. Puhtaiden lähiopetus- sekä e-Learning-mallien lisäksi järjestelmä tukee monimuotokoulutuksia (blended learning). Koulutusten hallintajärjestelmä voidaan integroida kaikkiin yleisimpiin verkko-oppimisympäristöihin. MPS Prewise-, Scorm Cloud- ja Moodle-integraatiot kuljettavat kurssitiedot eTaika- ja LMS-järjestelmän välillä automaattisesti.

• Verkkokurssin liittäminen koulutukseen

• Verkkokurssin julkaisu koulutuskalenterissa

• Suoritustietojen välittäminen LMS-alustalta eTaikaan

• Verkkokurssisuoritusten näyttäminen OmaPalvelussa

Maksulliset koulutukset ja laskutus

Laskuta osallistumiset suoraan koulutusjärjestelmästä ja vie tiedot taloushallintoon parilla klikkauksella.

• Maksullisten tapahtumien ja koulutusten laskutuksen voi kohdistaa sekä osallistujille että tilaajayrityksille.

• Laskutustapa voi olla joko kurssikohtainen tai koontilasku.

• Järjestelmä myös näyttää laskuttamattomat kurssit, koulutukset ja osallistujat.

• Laskut voi lähettää jo heti ilmoittautumisen yhteydessä tai tapahtuman jälkeen.

• Verkkomaksujärjestelmänä käytössä on Paytrail ja eTaikaan on tarjolla laskutusintegraatiot esimerkiksi näihin järjestelmiin: Netvisor, Procountor, OpusCapita, Tikon, Efima, SAP ja Microsoft Dynamics.

Koulutusten arviointi, seuranta ja raportointi

• Seuraa henkilöstön koulutuksia ja tarkastele järjestettyjä tapahtumia.

• Hyödynnä koulutusvähennys helposti käyttäen valmista koulutusvähennysraporttia.

• Kehitä koulutustesi laatua keräämällä palautteet automatisoidusti.

Raportointi

Raportointityökalulla voidaan koostaa selkeitä ja visuaalisia raportteja käyttäen hyödyksi raporttipohjia ja niille tapahtumahallinnasta valituilla hakukriteereillä haettuja tietoja. Arviointi ja seuranta on helppoa, sillä visuaalisilla ja helposti omaksuttavilla raporteilla voi tarkastella erilaisin hakusuodattimin esimerkiksi koulutusten, tapahtumien ja osallistujien perustietoja, osallistujamääriä sekä osallistumisten eri tiloja.

• Luot ja tallennat haluamasi koulutushallinnan raportit monipuolisilla työkaluilla.

• Tiedot tulevat reaaliaikaisesti suoraan järjestelmästä ja voit tehdä Pivot-työkalulla nopeasti erilaisia ad hoc -raportteja.

• Valmiita raporttipohjia koulutus-, osallistuja-, kouluttaja-, palaute-, sekä koulutusvähennysraportteihin.

• Räätälöitävät Excel-raportit täyttävät vaativimmatkin raportointitarpeet. Raporttien lukuoikeudet voidaan rajata käyttäjäroolikohtaisesti.

Palautteiden ja kartoitusten keräys ja käsittely

Koulutuspalautteiden kerääminen on automatisoitu ja palautekyselyt voi lähettää osallistujille suoraan eTaikasta. Palautteista voi nopeasti luoda halutut raportit.

• Lähetä osallistujille ennakkoon kartoittavat kyselyt (esimerkiksi lähtötason kartoitus, osallistujien odotukset tai ruokavaliota majoitusta tai muita vastaavia seikkoja koskevat käytännön järjestelyt) ja kerää tapahtuman jälkeen palaute.

• Tarkastele vastauksia joko suoraan järjestelmässä tai vie ne ulos jatkokäsiteltäväksi.

• Palautekyselyiden luominen on nopeaa valmiiden pohjien avulla, ja uusienkin lomakkeiden laatiminen on vaivatonta.

• Kysymysten vaihtoehtoisia vastauksia voi myös pisteyttää muun muassa keskiarvojen laskentaa ja raportointia varten.

Takaisin sivulle eTaika Koulutusten hallinta »

Takaisin sivulle eTaika Osaamisen hallintajärjestelmä »