Tampereen kaupunki otti käyttöön Personec F ESS –henkilöstöhallinnon sähköiset itsepalvelut ja helpotti sillä monin tavoin työkuormaansa. Päällekkäisen työn vähentyessä ja päätöksentekoprosessin keventyessä henkilöstön aikaa vapautuu muihin tehtäviin. Looginen ja helppokäyttöinen ohjelma on otettu hyvin vastaan.

Kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksessa hoidetaan koko henkilöstön palkanlaskenta sekä tilitys- ja raportointitehtävien lisäksi myös poissaolojen ilmoittaminen. Toimintamalli poissaolojen ilmoittamiseen ja hallinnointiin oli uusimisen tarpeessa. Vanhassa mallissa poissaololomakkeiden käsittelyn eri vaiheet aiheuttivat moninkertaista päällekkäistä ja manuaalista työtä eri yksiköissä.

Työaikaa säästyi prosessien nopeuduttua

Personce F ESS ”Essi” on nopeuttanut lomien ja poissaolojen käsittelyprosessia ja säästää samalla työaikaa.

Essin ansiosta manuaaliset välivaiheet ovat vähentyneet. ”Essissä” työtekijä voi helposti itse hakea vuosilomansa, sairauslomansa ja muut poissaolonsa.Tieto anomuksesta tulee heti lähimmän esimiehen sähköpostiin nähtäväksi ja hyväksyttäväksi. Työntekijä itse näkee reaaliaikaisesti kuinka paljon hänellä on vuosilomaa käytettävissään. Päätöksenteko on tuotu lähemmäs työntekijöitä, mikä parantaa johtamista.Tieto poissaoloista kulkee järjestelmästä suoraan myös palkanlaskentaan. Tämä vähentää huomattavasti virheiden ja työvaiheiden määräämanuaalistenkäsittelyvaiheiden jäädessä pois.

Esimiehille vapautui aikaa

Yksiköiden toimintasäännöt ja delegointipäätökset päivitettiin Essin mahdollistamiin uusiin raameihin. Uudistuksen mukana päätöksentekoprosessi keveni, kun lähiesimiehet hyväksyvät poissaolot lähes kaikilta osin. Palkkaprosessin näkökulmasta vastuu poissaolotietojen oikeellisuudesta siirtyi entistä enemmän esimiehille, mutta Essi pitää asiat järjestyksessä. Esimiehet pystyvät käyttämään enemmän aikaansa alaistensa lähijohtamiseen turhan paperinpyörittelyn sijaan.Käyttäjäpalaute on ollut kokonaisuudessaan erittäin positiivista. Looginen ja fiksu Essi opettaa käyttäjäänsä ja helpottaa kaikkien tekemistä.

Asiakkaan hyödyt

• paperitöiden väheneminen ja päällekkäisen työn eliminointi
• päätöksentekoprosessin keveneminen
• looginen ja helppokäyttöinen ohjelma helpottaa kaikkien tekemistä
• työntekijä näkee reaaliaikaisesti, kuinka paljon hänellä on vuosilomaa käytettävissään.

Tampereen kaupunki on Suomen kolmanneksi suurin kaupunki, jossa asukkaita on yli 220 000. Kaupungilla on työntekijöitä yli 15 000. Tampereen kaupunki on edelläkävijä kuntien toimintamallien kehittämisessä asiakaslähtöisesti.Palvelut järjestetään tilaaja-tuottaja-mallilla, jossa tamperelaiset osallistuvat itsekin palveluidensa kehittämiseen.