Automaatio tukee ihmistä – valmis­ohjelmistoilla laatua ja tehoa julkiselle sektorille

”Sanotaan asia niin kuin se on. Hyvin harvan kannattaa enää tehdä omaa tai vahvasti räätälöityä tietojärjestelmää”, toteaa Visma Publicin toimitusjohtaja Juha Mäntylä. ”Kenelle enää tulee mieleen rakentaa autoa itse? Tai hartiapankkitaloa kiristyvien vaatimusten keskellä? Markkinoilla on parempia, toimivaksi testattuja ja turvallisia ratkaisuja.”

”Tietojärjestelmissä on sama tilanne. Julkisen sektorin kannattaa hakea tehoja ja toimivuutta hyväksi todistetuista valmisohjelmistoista.”

Meidän IT ja talous (Meita), Provincia ja Visma ovat sopineet yhteistyöstä, jossa Visma toimittaa Meitalle ja Provincialle henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden aina toteutuksesta jatkuvaan tukeen ja kehittämiseen. Palvelukeskusten asiakkaita ovat hyvinvointialueet, kaupungit ja kunnat.

”Yhteistyö on merkittävä asia meille”, Mäntylä sanoo. ”Se on valtava tunnustus palvelukyvyllemme, ratkaisuillemme ja tavallemme toimia. Onnistumisen takana on osaava tiimi, joka koostuu erittäin kokeneista palkanlaskennan ja järjestelmäteknologian asiantuntijoista. Mukana on osaajia, joilla on alalta jopa 30 vuoden kokemus.”

Meitan toimitusjohtaja Salli Kortelainen kertoo ostajien hakeneen strategista kumppania, joka pystyy auttamaan yhtenäisten tuotantojärjestelmien ja toimintamallien toteuttamisessa sekä siirtää tuotannon onnistuneesti pilvipalveluksi.

”Odotamme vahvaa kumppanuusmallia, joka perustuu jatkuvaan vuoropuheluun, kuunteluun ja rehellisyyteen esimerkiksi kyvykkyyksien suhteen”, Kortelainen sanoo. ”Visma on kokemuksemme mukaan avoin ja välitön. Yhteistyössämme emme ole havainneet taipumusta optimoida yksittäisiä tilanteita vain toisen osapuolen eduksi.”

Hyötyjä hakemassa – automaatio tuo säästöjä julkiseen talouteen

Provincian toimitusjohtaja Anna-Kaisa Packalénin mukaan hankkeen keskeinen tavoite on mahdollisimman pitkälle automatisoitu ja sujuva palkanlaskennan prosessi. Kymmenien tuhansien ihmisten palkkojen maksun on tapahduttava luotettavasti ajallaan. Käsityöstä ja virheistä halutaan hyvinvointialueilla, kaupungeissa ja kunnissa päästä eroon.

Automatisoitu prosessi tarkoittaa myös taloudellista hyötyä. Siis julkisen talouden säästöä.

”Haemme samanaikaisesti tehoa ja laatua”, Packalén sanoo. ”Haluamme, että asiakkaamme pystyvät välttämään manuaalista työtä, ja että virhemarginaalit pienenevät toimivan automatisoidun prosessin myötä.”

Onnistumisen takaamiseksi Visman asiakastiimi tuodaan hankkeeseen mukaan jo aikaisessa vaiheessa. Työtä rytmitetään jouhevalla ohjausryhmätoiminnalla, jatkuvassa vuoropuhelussa kumppanien kesken.

Modernissa IT-kumppanuussuhteessa asiakasorganisaatiot arvostavat teknologista kompetenssia, mutta edellyttävät samalla ihmisläheistä toimintatapaa. Ohjelmistokumppanin on kyettävä reagoimaan asiakkaan muuttuviin tilanteisiin tarvittaessa nopeastikin.

Sekä Meitan Kortelainen että Provincian Packalén puhuvat omasta henkilöstöstään arvostaen.

”Osaajamme ovat hyvin sitoutuneita ja taitavia”, Kortelainen kertoo. ”He tuntevat kuntien ja hyvinvointialueiden prosessit läpikotaisin ja tietävät miten järjestelmien tulee toimia. Visman kokeneet asiantuntijat saavat heiltä hyvää syötettä palkanlaskennan ja järjestelmien kehittämiseen. Hanke yhdistää hyvät tekijät.”

Packalén korostaa palvelukeskusten osaamisen olevan avainasemassa julkisen sektorin ohjelmistopalveluiden onnistumisessa.

”Asiakkaat ovat kovin erilaisia”, hän toteaa. ”Suuren kaupungin ratkaisu ei välttämättä sovi pienelle kunnalle. Pelissä ovat veronmaksajien rahat, joita tulee käyttää järkevästi. Kumppanin on ymmärrettävä asiakkaan tarpeet.”

Tähtäimessä toimivampi julkisen sektorin IT

Miten julkinen sektori siis voi onnistua paremmin IT-hankinnoissaan? Packalén sanoo riskien olevan merkittäviä.

”Käytössä olevat tietojärjestelmät ja arjen vaatimukset ovat hyvin vaihtelevia. Uudistukset voivat mennä pahasti pieleen. Käyttöönottoprojektien hallinta on korostuneen tärkeässä roolissa.”

”Meidän roolimme on kilpailuttaa markkinoilta parhaat ratkaisut ja ylläpitää luotettavaa kumppanuussuhdetta”, Kortelainen toteaa. ”Digitalisointi ja tekoälyn hyödyntäminen vähentävät manuaalista työtä niin asiakkaalla kuin palvelukeskuksessakin. Kaikki on kuitenkin lopulta aina yksilöiden tekemistä ja johtamista. Muutoksessa ihminen ratkaisee.”

Visman Mäntylä painottaa valmisohjelmistojen mahdollisuuksia työyhteisöjen arjen helpottamisessa. Tapa teettää räätälöityjä ratkaisuja on arvokas ja riskialtis. Myyntipuheissa ratkaisuaskartelu toimii moitteetta, mutta ostajan kannattaa tehdä taustatutkimusta.

”Todellisuus avautuu parhaiten organisaatioilta, jotka käyttävät ohjelmistoja arjessa”, Mäntylä sanoo. ”Kannattaa tiedustella kokemuksia suoraan asiakkaalta: vertaistodistukset kertovat paljon.”

Keskeistä on aito kumppanuus. Sitä on vaikea kuvata, sillä sen ydintä ei voi kirjata sopimukseen. Silti se ratkaisee yhteistyön toimivuuden. Hyvän kumppanin kanssa asiointi tapahtuu ihmiseltä ihmiselle.

”Henkilökohtainen suhde hyödyttää asiakasta – ja julkisella sektorilla lopulta myös yhteiskuntaa. Suhteen eteen on ilo tehdä töitä.”