Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä

Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä on Haminan, Kotkan, Miehikkälän, Pyhtään ja Virolahden vuonna 2005 perustama kuntayhtymä. Ekami kouluttaa ammattiosaajia seudun elinkeinoelämän ja julkisen sektorin tarpeisiin vastaten ammatillisen koulutuksen, nuorten työpajatoiminnan ja etsivän nuorisotyön järjestämisestä. Koulutuskuntayhtymän tytäryhtiö Ekami Consulting Oy tarjoaa kaikille avoimia pätevyys- ja täydennyskoulutuksia sekä yrityskohtaisesti räätälöityjä koulutuksia ja Primus High Tech Oy korkeaan teknologian liittyvää opetus-, tutkimus-, kehitys- ja koulutustoimintaa. Konsernissa työskentelee lähes 350 ekamilaista, jotka toimivat yli 7000 opiskelijan, pajalaisen sekä työnantajan tukena.

Ekami on asiantuntijaorganisaatio, jonka ydintuotteita ovat koulutuspalvelut.Henkilöstön osaamisen johtaminen ja kehittäminen ovat toiminnassa ydinasioita ja menestyksen tae. On ensiarvoisen tärkeää, että henkilöstöllä on vaadittavaa, oikeaa ja ajantasaista osaamista, jota ylläpidetään ja kehitetään jatkuvasti. Osaamisen kehittämisen ja johtamisen toimintamalleja on kehitetty Ekamilla jo pitkään ja ne ovatkin jo hyvin hioutuneita.

Alkuvuodesta 2020 Ekamin henkilöstöjohtaja Jyyni Postila-Sutinen halusi löytää täsmällisesti ja monipuolisesti omia toimintamalleja tukevan järjestelmän, joka helpottaa ja tehostaa osaamisen johtamista entisestään, ja toimii osaamisen johtamisen ja kehittämisen kokonaisvaltaisena hallintajärjestelmänä. Pitkän etsinnän jälkeen Visma Public esitteli Personec F OSS:in ja loppu onkin historiaa.

Personec F OSS oli ensimmäinen henkilöstöjohtamisen järjestelmä, joka todella istui Ekamin tarpeeseen. Verrattuna siihen, että Ekamissa hallinnointiin koulutuksia ja keskusteluita aiemmin Excel- ja Word-dokumentein, avasi OSS aivan uuden maailman. OSS kokoaa koko henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja suorituksen johtamiseen, keskusteluihin ja taitoihin liittyvän tiedon yhteen monipuoliseen ohjelmistoon. Kaikki tieto ja jokainen dokumentti on helposti löydettävissä, tarkasteltavissa ja tarvittaessa muokattavissa. Valmiit orientoivat kysymykset valmistelevat keskusteluja ja aika käytetään rakentavasti oikeisiin asioihin.

Emme olisi voineet sopivampaan hetkeen lähteä liikkeelle. Kun alkuvuodesta 2020 aloitimme keskustelut, emme tienneet mikä meitä maaliskuussa odottaisi. Saimme järjestelmän käyttöön juuri ennen kuin koronapandemia pakotti kaikki Suomen tietotyöläiset toimistoilta etäkonttoreille. Siinä tilanteessa oli uskomatonta, että ohjelmiston käyttöönottoon liittyvä koulutus kyettiin käytännössä järjestämään viestinnän keinoin.

Jyyni Postila-Sutinen, henkilöstöjohtaja, Ekami

Onnistuneen käyttöönoton resepti

Jyynin salaisuus ohjelmiston onnistuneeseen jalkautukseen on yksinkertainen mutta tehokas: esimiehet ja johto on osallistettu suunnitteluun vaihe vaiheelta niin, että jokaiselle on muodostunut selkeä käsitys siitä, mitä hankkeella konkreettisesti tavoitellaan ja mitä hyötyä se organisaatioon tuo. Kun Personec F OSS:ia otettiin käyttöön, järjestettiin Ekamin esihenkilöille ensin työpaja, jossa käsiteltiin kehityskeskusteluja, niiden tärkeyttä ja merkitystä johtamistyössä. Työpajassa OSS:n merkitys ja se, kuinka järjestelmä jatkossa helpottaa konkreettisesti johtamistyötä kirkastui esihenkilöille. OSS poistaa tekemisestä kaikki yksittäiset laput ja dokumentit ja niiden manuaalisen hallinnoinnin, ja kokoaa kaiken olennaisen tiedon järjestelmään niin, että kokonaisuuden hallinta on helppoa, läpinäkyvää ja nopeaa.

Tärkeimpiä hetkiä projektissa lienee ollut osaamiskeskusteluihin liittyvä työpaja. Osaamisen johtaminen jalkautuu asiantuntijoiden arkeen suoraan Ekamin strategiasta, toimintasuunnitelmasta ja talousarviosta. Kun niin johdolle, kuin esihenkilöille hahmottui ymmärrys siitä, kuinka ohjelmistolla saadaan ohjattua ja johdettua osaamisen kehittämistä määriteltyjen ydinosaamisalueiden ja kriittisten osaamisten pohjalta, alkoi ohjelmiston asiantuntijoiden työhön tuoma arvo ja hyöty konkretisoitua.

Avoimen viestinnän ja yhdessä asiantuntijoidemme kanssa tehdyn suunnittelun avulla saimme kirkastettua ohjelmiston tarkoitusta ja sen tuomia mahdollisuuksia. Hyvin nopeasti niin johto kuntayhtymän johtajaa myöten, kuin esimiehet ja muut organisaatiomme asiantuntijamme alkoivat uskoa OSS:iin, jonka jälkeen käyttöönotto on ollut helppoa. Loppujen lopuksi ohjelmistojen arvo realisoituu vain, jos se otetaan aidosti osaksi asiantuntijoiden tekemistä ja arkea. Meillä tämä tavoite on toteutunut erinomaisen hienosti.

Ohjelmistot yksin harvoin ratkaisevat organisaatioiden haasteita. Onnistuminen ohjelmistohankkeissa vaatii luotettavan ohjelmiston lisäksi vahvaa kumppanuutta ja aitoa halua auttaa asiakasta onnistumaan.

“Asiakaslähtöisyys on arvo, joka yhteistyössämme näkyy konkreettisesti. Keskustelumme Visma Publicin asiantuntijoiden kanssa on erinomaista - tarpeitamme on kuultu ja kuunneltu, ja olemme yhdessä puntaroineet millaiset piirteet ovat meille ja meidänkaltaiselle asiantuntijaorganisaatiolle tärkeitä ja miksi. Olemme OSS:n avulla saaneet helpotettua erityisesti HR:n työkuormaa valtavasti. Ennen mm. koulutuskorvauksia pyöriteltiin Excelissä, kun nyt asiat hoituvat helposti Personec F ESS:n avulla. Voimme olla levollisin mielin mahdollisten tarkastustenkin osalta”, iloitsee Jyyni Postila-Sutinen.

Menestys on osaamisen ja työhyvinvoinnin summa

Toimipa organisaatio sitten millä alalla tahansa, varmaa on, että osaaminen ja työhyvinvointi ovat menestyksen edellytyksiä. Osaaminen on peruslähtökohta ja perusta hyvinvoinnille syntyy siitä, että asiantuntijoilla on mahdollisuus hyödyntää osaamisvahvuuksiaan. Osaaminen ja hyvinvointi ovat niitä perusasioita, joiden myötä asiantuntija tuottaa tulosta. Ja se tulos näkyy konkreettisesti siellä kuuluisan “viivan alla”.

Osaamista on hyvin vaikea johtaa luotettavasti ja tehokkaasti, mikäli tarvittavia ja olemassa olevia osaamisvahvuuksia, kehittämiskohteita tai tarpeita ei kyetä määrittelemään. Harvalla organisaatiolla on varaa ylläpitää osaamatonta henkilöstöä. On kyettävä selvittämään, suoriutuvatko asiantuntijat tehtävistään, ja jos eivät, miksi. Pohjimmiltaan kyse on esimiestyöstä ja johtamisesta, joka kulminoituu työhyvinvointiin ja tulosta tekevään asiantuntijaan. Vain hyvinvoiva ja tuottava organisaatio kykenee luomaan lisäarvoa asiakkailleen ja mittaamaan omaa menestystään.

“Olemme tehneet työnantajalupauksen, jonka mukaan jokainen asiantuntijamme saa hyödyntää ja kehittää omaa osaamistaan. Asiantuntijamme kouluttautuvatkin keskimäärin 5,7 päivää vuodessa. Tämä on meille kriittinen menestystekijä, eikä siihen päästä ilman tavoitteellista ja suunnitelmallista kehittämistä. Se on strategiassamme ja tuloskorteissa - seuraamme, analysoimme ja todennamme tätä jatkuvasti. Eikä se onnistuisi ilman erinomaista tarpeitamme tukevaa ohjelmistoa” toteaa Jyyni Postila-Sutinen.

Luotettavan raportoinnin avulla todennetaan kehittämisinvestoinnin kannattavuus

Ekamissa jokaiselle asiantuntijalle avataan oman roolin tavoiteosaamistaso ja tavoitetaidot, selvitetään nykyinen taso sekä luodaan suunnitelma, millaisin toimin tavoitetaso saavutetaan ja ylläpidetään. Osaamiseen on liitetty tunnuslukuja ja mittareita, joita tarkastellaan säännöllisesti, ei vain kerran vuodessa. Tämä tekee osaamisen kehittämisen läpinäkyväksi ja selkeäksi, ja auttaa asiantuntijoita vahvistamaan omaa osaamistaan tehokkaasti.

Raportointi on varmasti OSS:n paras osuus, näin henkilöstöjohtajan näkökulmasta”, naurahtaa Postila-Sutinen ja jatkaa: “Ilman kyvykkyyksiä raportoida osaamispääomaa ja osaamisen johtamisen tuloksellisuutta olisi huomattavasti vaikeampaa perustella sen kehittämisinvestointeja. Se, että tekeminen on suunnitelmallista ja läpinäkyvää tekee siitä myös mitattavaa.

Julkisella sektorilla henkilöstöhallinnossa työskennellessä on paljon erilaisiin tunnuslukuihin liittyviä erityispiirteitä, jotka vaikuttavat myös paljon raportoinnin laajuuteen ja tarpeisiin. Ekamilla raportit saattavat kasvaa jopa yli 50 sivuiseksi, ja ilman tehokasta järjestelmätukea tällaisen raportin luominen olisi työlästä.

“Ilman Personec F -järjestelmää raportointimme olisi haastavaa, enkä tiedä saisimmeko raportointia toteutettua näin kattavasti” toteaa Jyyni Postila-Sutinen.

"Järjestelmäkokonaisuus on osoittautunut muutoinkin todella toimivaksi ja helppokäyttöiseksi. Personec F on meillä todella tykätty järjestelmä. Se on moniin muihin verrattuna erittäin helppokäyttöinen ja ESS:n toiminnot meidän ympäristössämme varsin toimivia.”

Visma Publicin ja Ekamin yhteistyöhön Postila-Sutinen on erittäin tyytyväinen.

"Vaikka olemme kohtuullisen pieni toimija, olen vaikuttunut siitä, kuinka hienosti yhteistyömme on alusta alkaen sujunut, ja miten asiantuntevasti ja asiakaslähtöisesti tarpeisiimme on vastattu. Visma Publicin asiantuntijat kuuntelevat ja kuulevat tarpeitamme, keskustelemme ja neuvottelemme avoimesti kehitystarpeista. Kyseessä on kumppanuus, ei asiakkuus ja se näkyy eritoten siinä, että teemme kehitystyötä yhdessä ilman, että teknologia on keskiössä. Meille ei ole koskaan tarjottu vain ohjelmistoa tietyn tehtävän tai asian tekemiseen, vaan aitoa kokonaisvaltaista ratkaisua prosessiemme ja toimintamallien tueksi ja tehostamiseksi."

Kun Jyyniltä kysytään, näkyykö henkilöstön osaamisen kehittämiseen panostaminen henkilöstön työtyytyväisyydessä, on vastaus lyhyesti ja ytimekkäästi kyllä. Työtyytyväisyystutkimuksiin ottaa osaa lähes 80 % työntekijöistä ja keskiarvosana on jatkuvasti noususuhdanteinen. Keskiarvo asteikolla 1-5 on 4, joka kertoo meille kaikille omaa vahvaa viestiään.