Kuntien Hetapalvelut Oy
Palvelukeskuksen tehokkuus syntyy älykkäillä ohjelmistoilla ja vahvalla osaamisella.
Kuntien Hetapalvelut Oy tuottaa talous- ja palkkahallinnon palveluita kunnallisille organisaatiolle ja yritysasiakkaille. Kasvavan organisaation omistajia ovat Peruspalvelukuntayhtymä Kallio, Alavieskan, Sievin, Kärsämäen, Siikalatvan, Toholammin, Pyhännän, Hausjärven ja Lopen kunnat sekä Nivalan ja Ylivieskan kaupungit. Pohjoispohjalaisista juuristaan huolimatta HETA palvelee asiakkaitaan myös maakuntarajojen ulkopuolella.
Kuntien Hetapalveluiden tavoitteena on olla Suomen tehokkain palvelukeskus, mikä asettaa paljon vaatimuksia toimintaa tukeville järjestelmille. Yksi järjestelmistä on Visma Publicin Personec F.
Palkka- ja taloushallinnon palveluihin kuuluu perinteisesti paljon manuaalisia, toistuvia rutiineja. Palvelukeskuksen järjestelmissä niiden on hoiduttava automaattisesti.
”Tehokkuus on meille kaikki kaikessa”, toteaa Kuntien Hetapalveluiden toimitusjohtaja Tuomo Vähäsarja.
”Vanhakantaiset, monimutkaiset järjestelmät eivät sovellu palveluidemme tuottamiseen, vaan vaadimme järjestelmiltä moderniutta, helppokäyttöisyyttä, luotettavuutta ja korkeaa automaatioastetta. Tämän vuoksi odotamme, että ratkaisuntoimittajamme kulkee aina askeleen edellä ja tarjoaa meille parhaat ja tehokkaimmat mahdolliset työkalut toimintamme tueksi.”
Sujuvuutta palkka-asiantuntijan työhön
Visma Publicin ja Kuntien Hetapalveluiden yhteistyö juontaa juurensa vuoteen 2008, jolloin Hetapalvelut perustettiin. Etsinnässä oli tuolloin luotettava ohjelmisto, joka taipuu kunnallisen palkkahallinnon tarpeisiin.
”Asiakkaamme odottavat meiltä korkealaatuisia palveluita: palkka tulee maksaa täsmällisesti, sentilleen oikein ja oikeaan aikaan. Varaa näpertelyyn ja manuaalisesti hoidettaviin tehtäviin ei ole. Olemmekin olleet erittäin tyytyväisiä Personec F -palkanlaskentaohjelmistoon – se on automaation osalta varmasti markkinan kehittynein järjestelmä. Lisäksi sähköisen itseasioinnin työkalu Personec F ESS on ihan omaa luokkaansa: se on helppokäyttöinen ja sujuvoittaa niin palkka-asiantuntijan kuin itse työntekijänkin arkea merkittävästi”, kertoo Vähäsarja.
”Olemme juuri ottamassa käyttöön Personec F:n prosessiohjaustoiminnallisuuden. Tästä näemme erityistä lisäarvoa erityisesti asiakkaidemme näkökulmasta, sillä se tulee nopeuttamaan prosessien läpimenoa merkittävästi. Esimerkiksi työsopimuksen luominen – tehtävä, jota esimiehet eivät päivittäin tee – hoituu sen myötä todella helposti ja sujuvasti, kun järjestelmä ohjaa käyttäjää automaattisesti alusta loppuun. Lisäksi hyödynnämme sähköisen allekirjoituksen työkalua Visma Signia, jolloin koko prosessi alusta loppuun hoituu kirjaimellisesti käden käänteessä”, kehuu Vähäsarja.
Aito kumppanuus rakentuu arvostuksesta
Visma Publicilla asiakas, asiakkuus ja asiakkaiden tarpeet ovat keskiössä niin ohjelmistojen kuin palveluidenkin kehityksessä. Haluamme varmistaa, että itse ratkaisu vastaa käyttäjiensä tarpeita, ja että asiakkaamme osaavat ottaa ohjelmistoista kaiken hyödyn irti.
”Visma Public on ollut meille hyvä ja luotettava kumppani. Apua ja tukea saa tarvittaessa nopeasti ja palvelu on aina ystävällistä. Olemme myös osallistuneet aktiivisesti kehitystyöryhmiin ja saaneet näin omia ajatuksia, toiveita ja tarpeita kuuluviin. Vuoropuhelumme toimii hienosti ja yhteistyö asiakkuudestamme vastaavan yhteyshenkilön, Sirpa Karjalaisen, kanssa on erinomaisen hienoa. Sirpa on loistava persoona ja informoi meitä todella hienosti jatkuvasti. Tunnemme, että olemme hyvissä käsissä ja että asiakkuuttamme arvostetaan”, kertoo Hetapalveluiden palvelupäällikkö Heidi Hirvasoja.
”Tapaamme myös säännöllisesti Visma Publicin toimitusjohtajan Juha Mäntylän ja myyntijohtaja Jani Muhosen kanssa. Keskustelumme on hyvää ja suoraa, ja kehityksestä näemme, että asiat menevät aidosti eteenpäin”, sanoo Tuomo Vähäsarja.
Varmuutta ja tukea ohjelmistokäytön osaamiseen
Uuden järjestelmän hankinta on aina iso muutos ja investointi, niin taloudellisesti kuin ajallisesti. Me Visma Publicilla haluamme varmistaa, että järjestelmä vastaa organisaation tarpeita ja toimii siellä tarkoituksenmukaisesti tuoden helpotusta ja lisäarvoa arkeen. Koska käyttäjät ovat järjestelmänäkökulmasta olennaisessa roolissa, haluamme varmistaa, että organisaatiolla on kaikki edellytykset saada ohjelmistoistamme kaikki hyöty irti. Tätä tavoitetta tukeaksemme olemme kehittäneet Tutka-käyttötapakartoituksen, jolla selvitetään ohjelmisto-osaamista käyttäjien keskuudessa.
”Kun Tutkaa esiteltiin meille, innostuimme siitä välittömästi. Vaikka meillä oli omat olettamuksemme siitä, millaista tukea käytön tueksi tarvitaan, päätimme silti varmistaa asian. Kartoitus itsessään sujui hyvin helposti ja varsin vaivattomasti. Vaikka tulokset olivat odotettuja, varmistimme Tutkan avulla sen, että panostamme koulutuksilla täsmällisesti tarpeeseen ja asiantuntijoiden aika käytetään hyödyllisesti.”
Toiminta on tehokasta vain, jos järjestelmä tukee tekemistä tarkoituksenmukaisesti. Käyttäjien osaamisen varmistaminen vaatii säännöllistä ja suunnitelmallista osaamisen kehittämistä ja ylläpitoa. Siksi myös Hetapalveluilla hyödynnetään Visma Publicin oppimisympäristöä eAkatemiaa.
”Koulutuksia on tarjolla monipuolisesti ja ne ovat laadukkaita. Erityisesti versiowebinaarit ovat olleet hyviä, sillä uudet ominaisuudet on huomattavasti helpompi sisäistää webinaarin avulla kuin itse lukemalla. Olemme myös saaneet tarvittaessa täsmäkoulutuksia, joista on ollut paljon hyötyä ja apua tekemiseen. Meillä pääkäyttäjät toimivat sisäisesti sovellusasiantuntijoina ja ovat näin merkittävässä roolissa palveluidemme osalta. On ensiarvoisen tärkeää, että heillä on vahva osaaminen ja siksi heidän kouluttamiseensa panostetaan paljon”, kertoo Hirvasoja.
Monissa organisaatioissa suurten ikäluokkien eläköityminen on ajankohtaista ja sen myötä tiimeissä aloittaa paljon uusia työntekijöitä. Myös heidän osaamisensa kartoittaminen jo heti alkuvaiheessa on tärkeää. Näin varmistetaan, että osaaminen on heti tarvittavalla tasolla ja sitä kehitetään tarvittaessa juuri oikeaan tarpeeseen. Vain näin voidaan varmistaa, että palveluiden tuottaminen on tehokasta ja laadukasta jatkossakin.
Asiakkaan hyödyt
-
Personec F tarjoaa markkinan kehittyneimmän automaation kunnallisen palkkahallinnon tueksi
-
Visma Publicin oppimisympäristö eAkatemia varmistaa käyttäjien osaamisen kehittämisen ja ylläpidon
-
Tutka-käyttötapakartoituksen avulla varmistetaan, että organisaatiolla on edellytykset saada ohjelmistoista kaikki hyöty irti.
Haluatko kuulla lisää Personec F:stä?
Asiantuntijamme palvelevat sinua niin ohjelmistojen hankinnassa ja käytössä, kuin kehittämisessäkin.
Tuki
Tukipyynnöt pääkäyttäjän toimesta Communityyn:
Visma Public Community »
Laskutus
finance.puf@visma.com
Yhteystiedot
Visma Publicin yhteystiedot »
