Nivalan kaupunki

Nivalan kaupunki

Personec F OSS on tärkeä uusi työväline Nivalassa, jossa kaupungin henkilöstön kouluttautuminen halutaan uudestaan vauhtiin poikkeusaikojen päätyttyä.

Mahdollisuus koulutusten sujuvaan ja tehokkaaseen hallintaan oli tärkeä kriteeri, joka ohjasi Nivalan kaupungin Personec F OSS:n käyttäjäksi vuoden 2022 alussa. Osaamisen johtamisen työkalu Personec F OSS tehostaa koulutusten hallintaa automatisoimalla koulutuksiin liittyviä rutiineja, kuten koulutustarpeiden keräyksen, ilmoittautumiset, esihenkilöhyväksynnät, materiaalien ja koulutusrekisterin ylläpidon sekä palautteiden seurannan.

Personec F -tuoteperhe oli vajaan 600 hengen organisaatioille jo ennestään tuttu, sillä kaupungin talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon on hoitanut vuodesta 2015 pääasiassa Pohjois-Pohjanmaan alueella toimiva kuntien ja kaupunkien omistama Kuntien Hetapalvelut Oy. HRM-järjestelmä Personec F on ollut Hetapalveluiden käytössä useita vuosia. Nivalassa on käytetty Personec F ESS -ohjelmistoa työsuhteeseen liittyvien asioiden kuten poissaolojen ja vuosilomien hallinnassa sekä raportoinnissa.

Koulutusten koko prosessi yhteen paikkaan, koulutuskorvausten hakemista myöten

”Koulutuksiin ilmoittautuminen, osallistujien hyväksyminen ja koulutuskorvausten hakeminen hoitui helposti”, tiivistää Nivalan hallinto- ja henkilöstöjohtaja Liisa Hankonen OSS:n tärkeimmät ominaisuudet, joihin hän kiinnitti huomiota tutustuessaan ohjelmistoon ensimmäistä kertaa.

Ohjelmiston valinnassa painoivat lisäksi hyvä käytettävyys sekä kätevä raportointityökalu. Koulutuskorvaukseen oikeuttava raportti syntyy OSS:n avulla automaattisesti.

Normaalioloissa Nivalan kaupungin koulutuksista kertyy haettavia koulutuskorvauksia yli tuhannesta koulutuspäivästä vuosittain. Korona-aika on laskenut määrää, vaikka osa koulutuksista onkin pyörinyt etätoteutuksena. Nyt kun myös kasvokkain järjestettävät koulutukset ovat taas mahdollisia, osallistumisen kynnys on tehtävä mahdollisimman matalaksi.

”Olen kantanut huolta siitä, että kouluttautuminen palautuu takaisin toivomallemme tasolle. Helppokäyttöisen työvälineen toivotaan tukevan koulutusintoa osaltaan, Hankonen toteaa.

Nivala teki ohjelmiston hankintapäätöksen vuoden 2021 lopulla ja Personec F OSS:n käyttöönotto alkoi vuoden 2022 alussa.

Käyttöönotto on edennyt sujuvasti ja uusi työväline on saatu nopeasti hyötykäyttöön. Koulutuksiin ilmoittautumisessa näkyy jo vilkastumista. Käyttökoulutuksia ei ole kaikkien ominaisuuksien, kuten koulutuksiin ilmoittautumisen, osalta edes tarvittu, sillä käyttö on helppoa ja ohjelmisto ohjaa käyttäjäänsä.

Koulutusten hallinnan oikeuksia on saatu OSS:n myötä hajautettua yhä laajemmalle.

”Esimerkiksi koulusihteereillä on nyt enemmän oikeuksia koulutusten hallintaan, mikä säästää rehtorien aikaa”, Hankonen kertoo.

Aiemmin koulutuksia hallittiin forms-työkalulla ja sähköpostilla, mihin verrattuna uusi työväline tuo ajansäästöä ja tehokkuutta.

Helppokäyttöinen työväline tukee henkilöstön koulutusintoa osaltaan.

Liisa Hankonen, Nivalan kaupungin hallinto- ja henkilöstöjohtaja

Keskustelut-moduulin käyttöönotto sujui odotuksia paremmin

Koulutusten hallinnan lisäksi Nivalan kunta on ottanut käyttöön toisen OSS:n suosituista moduuleista eli keskustelut. Se korvasi aiemmin käytössä olleen sähköisen järjestelmän. 

”Meillä oli ehditty tottua sähköiseen järjestelmään keskusteluiden hallinnassa, joten sujuva automatisoitu järjestelmä oli itsestään selvä hankinta. Paluuta sähköpostien ja erillisten tiedostojen käyttöön ei halunnut kukaan”, Hankonen kertoo. 

OSS:n automaattisen prosessin myötä keskustelulomakkeita ei tarvitse enää tallentaa tiedostoasemille tai arkistoida mappeihin. Automaattiset sähköpostit ohjaavat käyttäjiä keskusteluprosessissa, mikä säästää aikaa ja vaivaa. 

”OSS sopii tarpeeseemme erittäin hyvin. Lomakkeita voi järjestelmässä muokata itse, mikä on meille tärkeää. Esimerkiksi opetuspuolella lomakkeet on jo muutettu heidän tarpeensa mukaisiksi. Koska meillä on ollut henkilötietojen hallinnan työväline Personec F ESS jo aiemmin käytössä, lomakkeet ovat väelle jo osittain tuttuja.”

Hankonen tiedostaa, että uusien ohjelmien käyttöönotto on harvoin lähtökohtaisesti mukavaa. Siksi käytettävyys on niin keskeistä. 

”OSS on koettu hyväksi ja helposti työvälineeksi. Keskustelut-moduulin käyttöönotto sujui jopa odotuksia paremmin”, Hankonen kehuu. Hän antaa erityiskiitokset Visma Publicin asiantuntijalle Jan Wichmannille, joka on hoitanut käyttöönottoprojektia tehokkaasti ja vastannut nopeasti kaikkiin kysymyksiin.

”Paluuta sähköpostien ja erillisten tiedostojen käyttöön ei halunnut kukaan.”

Liisa Hankonen, Nivalan kaupungin hallinto- ja henkilöstöjohtaja

OSS:in avulla eroon Exceleistä

OSS:n monipuoliset raportointiominaisuudet ovat osoittautuneet hyödyllisiksi johtamisen näkökulmasta. Uusi työväline on kehittänyt myös hallintojohtajan omaa työtä.

”Olen päässyt eroon Exceleistä sekä useista tunnuksista ja salasanoista. Ajantasaiset raportit helpottavat koulutusten seurantaa.”

Nivalan kaupunki harkitsee seuraavaksi Personec F OSS:n käytön laajentamista uusilla mooduleilla, joiden myötä järjestelmän voi valjastaa kokonaisvaltaisesti osaamisen johtamisen tueksi. OSS:in Osaaminen-moduulin avulla organisaation osaamista ja kehittämistä voi seurata monella eri tavalla. Tavoitteet-moduuli tukee suorituksen johtamista. Esihenkilöt voivat määrittää OSS:ssa henkilöstölleen tavoitteita ja seurata niiden täyttymistä säännöllisesti. Henkilöstöhallinto voi puolestaan seurata koko organisaation tavoitteita ja raportoida niistä ylimmälle johdolle.

 

Asiakkaan hyödyt

  • Koulutusten sujuva ja tehokas hallinta yhdessä järjestelmässä: ilmoittautuminen, osallistujien hyväksyminen ja koulutuskorvausten hakeminen
  • Kattavat, helposti hyödynnettävät raportit
  • Automatisoitu järjestelmä keskustelujen hallintaan
  • Asiakaslähtöinen ratkaisu, joka mahdollistaa lomakkeiden muokkaamisen sekä organisaation omien lomakkeiden saamisen helposti mukaan uuteen järjestelmään

Tutustu Personec F OSS:iin

Haluatko kuulla lisää Personec F OSS:sta?

Asiantuntijamme palvelevat sinua niin ohjelmistojen hankinnassa ja käytössä, kuin kehittämisessäkin.

Ohjelmistojen online-tukipalvelu:
Visma Public Community »

Visma Publicin yhteystiedot »

 

Ota yhteyttä - Visma Public Oy