Porvoon kaupunki

Porvoon kaupunki

Porvoon kaupunki löysi eTaikasta ratkaisun koulutusten hallintaan.

Kirjoitus on julkaistu 9.10.2020. Se julkaistaan uudestaan Visman sivuilla eTaikan siirryttyä osaksi Visma Publicia vuonna 2021.

Porvoon kaupunki otti eTaikan käyttöön vuoden 2020 tammikuussa. Koulutusten hallintajärjestelmästä haettiin ratkaisua siihen, miten hoitaa ja hallita koulutukset keskitetysti. Nyt jo lähes kaikilla kaupungin työntekijöillä on eTaika käytössään.

Tällä hetkellä Porvoon kaupunki käyttää eTaikaa koulutusten hallintaan. Suunnitteilla on hyödyntää järjestelmää vielä laajemmin ottamalla käyttöön osaamisen hallinnan työkalu ja kehityskeskustelulomakkeet myöhemmin vuonna 2020.

eTaika-ohjelmisto tarjoaa apua koulutusvähennysten hakemiseen

eTaika on muuttanut Porvoon kaupungin työntekijöiden koulutusten hallintaa merkittävästi. Aiemmin koulutuksia ei juurikaan hallittu keskitetysti, vaan toimialat hoitivat itsenäisesti omat koulutuksensa. eTaika tarjoaa kattavampaa tietoa muun muassa siitä, paljonko koulutusta järjestetään eri toimialoilla.

”eTaikassa kaikkien toimialojen koulutukset ovat hallittavissa yhdessä paikassa. Lähes kaikki työntekijämme käyttävät sitä. Aikataulullisista syistä varhaiskasvatus ja koulut tulevat tosin mukaan vasta syksyllä 2020”, kertoo Porvoon kaupungin henkilöstöasiantuntija ja eTaikan pääkäyttäjä Agneta Wedenberg.

”Ennen tiedot on otettu HR-järjestelmästä sen perusteella, kuinka työntekijät ovat anoneet työvapaata mennäkseen koulutukseen. Saamme nyt helpommin ja kattavampaa tietoa koulutusvähennysten hakemiseen, sillä järjestelmän kautta hoidetaan myös ilmoittautumiset. Meiltä säästyy työaikaa, mutta samalla saamme paljon kattavampaa materiaalia hakemukseen”, kuvailee Wedenberg.

eTaikan käyttöönotto sujui nopeasti, ja integraatio toimii moitteettomasti

Porvoon kaupunki aloitti eTaikan käyttöönottoprojektin marraskuussa 2019, ja järjestelmä tuli työntekijöiden käyttöön heti tammikuun 2020 alussa. Järjestelmällä on Porvoon kaupungilla noin 3500 käyttäjää ja 40 hallintakäyttäjää, jotka vievät koulutuksia järjestelmään ja ylläpitävät niitä. Wedenbergin mukaan kaksikielisessä työyhteisössä on tärkeää, että järjestelmää voidaan käyttää sekä suomeksi että ruotsiksi.

Mukana käyttöönottoprojektissa oli työntekijöitä HR- ja IT-osastoilta sekä tietenkin eTaikan kouluttajat. Käyttöönottoon sisältyi työpajoja ja koulutuksia hallintakäyttäjille.

”Käyttöönotto sujui hyvin ja nopeasti. Tosin jos nyt aloittaisimme, tekisimme sen ehkä vähän paremmalla aikataululla”, toteaa Wedenberg.

eTaika on integroitu Porvoon HR-järjestelmään, josta tiedot kulkevat suoraan eTaikaan. Wedenberg kertoo integraation toimineen käyttöönoton jälkeen moitteettomasti. Hän kiittelee myös eTaikan tukipalvelua, joka on auttanut järjestelmän käytössä.

”Suurin osa kysymyksistä on liittynyt itse käyttöönottoon, jolloin meillä oli oma vastuuhenkilö eTaikassa, mutta myös käyttöönoton jälkeen on tullut kysymyksiä. Vastaukset tulevat aina nopeasti ja olemme saaneet niiden avulla ratkaistua ongelmat”, kehuu Wedenberg.

Seuraava askel on osaamisen hallinta

Wedenberg uskoo eTaikan tarjoamien hyötyjen kasvavan entisestään, kun osaamisen hallinnan työkalu otetaan käyttöön. Siitä on apua esimerkiksi kriittisissä tilanteissa, joissa tietylle toimialalle tarvitaan lisää osaamista nopeasti.

”Jos meillä olisi ollut osaamisen hallinta käytössä nyt koronakriisin aikaan, siitä olisi ollut paljon hyötyä. Halutessamme voisimme esimerkiksi siirtää SOTE-puolelle kaikki, joilla on terveysalan tutkinto. Nyt meillä ei ole siitä tietoa tai tiedot ovat vaikeasti löydettävissä. Uskon, että eTaikan osaamisen hallinnalla olisimme säästäneet paljon aikaa”, kertoo Wedenberg.

Wedenberg suunnittelee heidän ottavan osaamisen hallinnan käyttöön jo myöhemmin vuonna 2020. Hän toteaa sen vaativan aikaa ja työtä heiltä itseltään, mutta uskoo eTaikan taipuvan vaivatta heidän tarpeisiinsa.

”Järjestelmä antaa myös kehyksen sille, miten osaamista mietitään. Siinä mielessä se on enemmänkin kuin pelkkä työväline.”

Agneta Wedenberg, Henkilöstöasiantuntija ja eTaikan pääkäyttäjä, Porvoon kaupunki

Wedenberg suosittelee koulutusten hallintajärjestelmää muillekin kaupungeille, joilla sellaista ei vielä ole käytössä.

”Järjestelmä kannattaa hankkia ilman muuta jo sen takia, että se säästää niiden aikaa, jotka hallinnoivat organisaatiossa koulutuksia. Järjestelmä on yhtenäinen ja kaikkiin koulutuksiin voidaan ilmoittautua samassa paikassa. Sen avulla esimiehetkin tietävät aina, ketkä ovat menossa mihinkin koulutukseen”, kertoo Wedenberg.

Asiakkaan hyödyt

  • eTaikan avulla koulutukset voidaan hallinnoida keskitetysti yhdestä paikasta

  • Helpommin saatavilla oleva ja kattavampi tieto säästää työaikaa

  • eTaikan tukipalvelun avulla ongelmat on saatu ratkaistua nopeasti

goal (1).png

Haluatko kuulla lisää eTaikasta?

Minua kiinnostaa

Asiantuntijamme palvelevat sinua niin ohjelmistojen hankinnassa ja käytössä, kuin kehittämisessäkin.

Ohjelmistojen online-tukipalvelu:
Visma Public Community »

Visma Publicin yhteystiedot »

 

Ota yhteyttä - Visma Public Oy