Sähköinen palkkaerittely toi säästöä työaikaan

Sähköinen palkkaerittely toi säästöä työaikaan

Pirkanmaan musiikkiopisto (PMO) on Tampereen NMKY:n omistama yksityinen musiikkioppilaitos Tampereella. PMO:lla annetaan musiikin taiteen perusopetusta - soittoa ja laulua - laajan oppimäärän mukaisena. Oppilaita on noin 1500 ja vakituista henkilökuntaa noin 85.

Koko TaNMKY otti Visma Payroll -palkkaohjelman käyttöön elokuun 2017 alusta. Visman ohjelmistot olivat entuudestaan tuttuja, sillä aiemmin käytössä oli ollut Visma Econet.

“Keväällä 2017 aloin miettiä, voisimmeko ehkä jakaa yhdistyksemme palkanlaskentaa. Olin siihen asti hoitanut koko yhdistyksen palkanlaskennan. Oma työmääräni oli kuitenkin opetustoimintamme laajentuessa kasvanut merkittävästi. Samoihin aikoihin tulikin tieto, että Visma Econet -ohjelman kehitys ja tuki tulee päättymään vuoden 2018 lopussa. Totesimme, että on hyvä aika valita uusi ohjelma ja opetella sen käyttöä yhdessä toisen palkanlaskijan kanssa”, kuvailee Maarit Sierimo, PMO:n toimistopäällikkö.

Sierimo oli käyttänyt opetusalalle erinomaisesti soveltuvaa Visma Econet -palkkaohjelmaa jo yli 15 vuotta. Opetusalan palkanlaskennassa on erilaisia laskentaperusteita, joten palkkaohjelmalta vaaditaan joustavuutta. Palkanlaskennassa käytetään taulukkopalkkoja ja opetusvuosista kertyviä kokemuslisiä. Tuntipalkkioiden lisäksi on muita palkkioperusteita ja esimerkiksi sivutoimisten tuntiopettajien matkakorvausten käsittely eroaa muiden matkakorvauksista.

“Koska käytössämme oli pitkään ollut Visma Econet ja se oli sopinut meille hyvin, olimme varmasti uutta palkkaohjelmaa etsittäessä valmiiksi Visma-myönteisiä. Vertailimme Visma Fivaldia ja Visma Payrollia”, kertoo Sierimo. “Vaikka Fivaldi olisi tullut meille kustannuksiltaan edullisemmaksi, kiinnostuimme enemmän Payrollista, koska se oli ohjelmana uudempi. Lisäksi Visman partneri Rauhala Yhtiöt, onnistui vakuuttamaan meidät esitellessään Payroll-ohjelmaa”.

Visma Payroll on ollut TaNMKY:lla käytössä nyt puoli vuotta. Ohjelman kautta lasketaan noin 120 henkilön palkat joka kuukausi. Sierimon lisäksi ohjelmaa yhdistyksessä käyttää toinen palkanlaskija.

“Selkein hyöty Visma Payrollissa on ollut sähköinen palkkaerittely. Palkansaajat saavat oman palkkaerittelynsä sähköpostiin salasanalla suojattuina. Työaikaani säästyy joka kuukausi arviolta 1,5–2 tuntia, kun minun ei enää tarvitse laittaa palkkaerittelyitä kirjekuoriin sekä jakaa tai postittaa niitä”, Sierimo toteaa. “Toinen hyöty on pilvipalvelun tarjoama joustavuus, mikä mahdollistaa tarvittaessa etätyöskentelyn. Tärkeää meille on myös se, että koko yhdistyksen palkanlaskentatiedot ovat yhteisessä ohjelmassa, joten voimme tarvittaessa kollegani kanssa tuurata toisiamme”.

Visma Payrollin käyttöönotto sujui aikataulussa ja budjetissa. Opetusalalla monet palkansaajien perustiedot muuttuvat lukuvuoden eli elokuun alusta. Siksi PMO:lle oli tärkeää saada uusi ohjelmakin käyttöön elokuun alusta. Toisaalta tämä toi lisäjännitystä aloitukseen, mutta toisaalta se myös antoi selkeän raamin aikataululle – tässä on nyt onnistuttava! Rauhala Yhtiöiden vahva osaaminen ja ymmärrys erikoistarpeista antoi kuitenkin uskoa projektiin.

“Ohjelman käyttöönoton valmistelu ennakkoon, saamani tuki Visma partnerilta ja oma osaamiseni pitivät meidät aikataulussa. Perustin henkilöt Payrolliin kesän aikana. Rauhala Yhtiöiden kouluttajan kanssa pidimme parin tunnin mittaisen etäkoulutuksen ja yhden lähiopetuspäivän elokuussa. Mielestäni se riitti alkuun pääsemiseksi. Lisäksi sain apua, kun ensimmäistä kertaa lähetin maksutiedot pankkiohjelmaan”, Sierimo kuvailee ja jatkaa; “Visma Payroll on looginen ohjelma, mutta paljon on toki vielä opittavaa sen käytöstä ja mahdollisuuksista. Onneksi meitä on kaksi palkanlaskijaa ihmettelemässä, miten uudella ohjelmalla eri asiat saa tehtyä. Olisi myös kiinnostavaa osallistua jatkokoulutukseen ja päästä vaihtamaan muiden opetusalan toimijoiden kanssa käyttäjäkokemuksia Visma Payrollista”.

«Selkein hyöty Visma Payrollissa on ollut sähköinen palkkaerittely. Palkansaajat saavat oman palkkaerittelynsä sähköpostiin salasanalla suojattuina. Työaikaani säästyy joka kuukausi arviolta 1,5–2 tuntia, kun minun ei enää tarvitse laittaa palkkaerittelyitä kirjekuoriin sekä jakaa tai postittaa niitä.»

– Maarit Sierimo, toimistopäällikkö, PMO

Hei! Kerätäksemme tietoa sinua kiinnostavasta sisällöstä käytämme sivustolla evästeitä. Niiden sekä lomakkeiden kautta meille antamiesi tietojen perusteella luomme sinusta profiilin, jonka avulla voimme näyttää juuri sinulle räätälöityä sisältöä. Hyväksymällä tämän annat meille oikeuden kerätä ja käsitellä henkilötietojasi turvallisesti ja luottamuksellisesti tässä kuvatulla tavalla.