Opas matka- ja kululaskujen käsittelyyn
Vältä päällekkäisiä työvaiheita ja automatisoi matkalaskujen & kululaskujen käsittelyä.
Matka- ja kululaskujen käsittely on arkea monessa yrityksessä, toimiva ja sujuva prosessi on ajanhallinnan ja kustannustehokkuuden näkökulmasta tärkeää. Silti usein asiaan ei ole kiinnitetty riittävän paljoa huomiota.
Tutkimusten mukaan* jopa puolet yrityksistä käsittelee matka- ja kululaskuja edelleen manuaalisesti, vaikka matka- ja kululaskulaskuohjelma tehostaisi työtä merkittävästi. Yrityksissä varmasti tiedostetaan tämän prosessin tehottomuus, mutta eri syistä se jää laittamatta kuntoon. Tämä aiheuttaa haasteita erityisesti taloushallinnon arjessa eikä yrityksen kulujen seuranta ole ajan tasalla.
Tässä oppaassa käydään läpi, mitä asioita tulisi huomioida, jotta yrityksen matkalaskujen ja kululaskujen käsittely sujuisi mahdollisimman tehokkaasti.
* 2019 Expense Management Trends, Certify
Matka- ja kululaskuprosessin yleisimmät haasteet
Tutkimusten mukaan* yritysten suurimmat haasteet matka- ja kululaskuprosessissa ovat:
- Puuttuvat/kadonneet kuitit
- Tietojen kirjaaminen ajallaan
- Aikaa vievä tarkastus- ja hyväksyntäprosessi
- Virheet
Nämä haasteet on helppo allekirjoittaa, kun ajatellaan miten matka- ja kululaskut tavanomaisesti käsitellään. Työntekijöiden kirjatessa matkalaskunsa esimerkiksi excel-taulukoihin ja toimittaessaan laskelmat paperitulosteena, joutuu taloushallinto kirjaamaan tiedot uudestaan kootakseen tarvittavat aineistot muun muassa maksatusta, kirjanpitoa tai verottajaa varten.
Paperisten lomakkeiden tai irrallisten excel-tiedostojen hallinta on aikaa vievää, ne aiheuttavat tuplatyön lisäksi ylimääräistä tietojen siirtelyä. Virheiltä ei voi välttyä, aikaa menee myös ylimääräisiin selvittelyihin.
Tavoitteena tulisi kuitenkin olla, että kun työntekijä on kerran kirjannut kulunsa tositteineen, ovat ne nopeasti taloushallinnon käytettävissä ja mahdollisimman moni vaihe voidaan automatisoida.
Mikä sitten ajaa yrityksiä kehittämään matkalaskuprosessia?*
- Näkyvyyden ja kontrollin parantaminen yrityksen kuluihin
- Matka- ja kululaskujen käsittelyn tehostaminen
- Takaisinmaksun nopeuttaminen
- Työohjeiden noudattamisen parantaminen
* 2019 Expense Management Trends, Certify
Matka- ja kululaskujen käsittelyn automatisointi
Sujuvan matka- ja kululaskujen käsittelyn tavoitteena tulisi olla se, että työntekijöiden kirjatessa tiedot, ovat ne valmiiksi oikeassa ja virheettömässä muodossa käsittelyn automatisointia ja tietojen jatkokäsittelyä varten. Tähän vaikuttaa moni asia.
Sujuvan käsittelyn kannalta huomio kannattaa kiinnittää mm. seuraaviin asioihin:
- Helppokäyttöisyys
- Laskujen ja kuittien käsittely
- Hyväksyntä ja maksatus
- Raportointi ja tietojen analysointi
Prosessissa on monta eri vaihetta, jotka vaikuttavat kiinteästi toisiinsa. Jotta koko prosessin saisi hoidettua kerralla kuntoon, on suositeltavaa hankkia juuri tähän käyttötarkoitukseen suunniteltu matka- ja kululaskujärjestelmä.
Sujuvan käsittelyprosessin osa-alueet
Helppokäyttöisyys
Pilvipalveluna toimiva matka- ja kulunhallintajärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden kirjata ja käsitellä laskuja ympäri vuorokauden, silloin kun on sopiva hetki. Mahdollisuus kirjata laskuja eri laitteilla, myös mobiilisti, on tärkeä ominaisuus monille käyttäjille. Mobiilisovellusten avulla helpotetaan mm. kuittien käsittelyä. Pilvipalvelua käytettäessä vältytään myös ohjelman päivittämisen vaivalta.
Selkeät ja käyttäjää opastavat toiminnot ja näkymät säästävät aikaa ja hermoja, olipa kyseessä laskun syöttäjä, hyväksyjä tai pääkäyttäjä. Mikäli ohjeistusta kuitenkin kaivataan, on tärkeää, että apua on helposti löydettävissä esim. suoraan ohjelmasta. Käytettävyyttä parantaa myös, mikäli ohjelma on käytettävissä eri kielillä.
Laskujen ja kuittien käsittely
Matka- ja kululaskuilla voidaan käsitellä tietoja matkoista, ajetuista työajoista ja työhön liittyvistä kuluista. Osa tiedoista on sellaisia, jotka työntekijän tulee kirjata, mutta osa tiedoista voidaan tuottaa taustalla hyvän järjestelmän avulla. Hyvä matka- ja kulunhallintajärjestelmä tarjoaa myös työntekijälle ajantasaisen näkymän omien laskujen käsittelyn seurantaan.
Hyvä järjestelmä on selkeä ja helppokäyttöinen, se ohjaa käyttäjää syöttämään tiedot yhdenmukaisesti, minimoi virheitä eikä salli puutteita. Käytännössä järjestelmä ohjaa käyttäjää syöttämään tarvittavat tiedot ja niihin perustuen ohjelma laskee automaattisesti esim. päivärahat tai kilometrikorvaukset hyödyntäen taustalla olevia laskentasääntöjä ja hintoja. Laskun kirjaajan ei tarvitse olla kirjanpidon ammattilainen – monipuolisessa ohjelmassa kirjanpidon tilit, ALV-koodit yms. on määritelty taustalle valmiiksi, jolloin riittää, että käyttäjä valitsee esim. oikean kululajin tapahtumalle.
Helpotusta tietojen kirjaamiseen tuovat myös esim. valuuttakäsittely, luottokorttitapahtumien välitys, kartta- tai gps-toiminnot sekä kuittien sujuva käsittely.
Kuitti tarvitaan korvauksen maksamista ja yrityksen kirjanpitoa varten. Käytettäessä matka- ja kululaskujärjestelmää, kuittien käsittelyä voidaan automatisoida.
Moni tunnistaa, kuinka helposti kuitit hukkuvat tai ne löytyvät rypistyneinä laukun tai taskun pohjalta. Matka- ja kululaskujärjestelmissä on tarjolla mobiilisovelluksia, joiden avulla on mahdollista kuvata kuitti talteen, vaikka jo heti ostohetkellä. Kuitista voidaan luoda kululasku samantien tai myöhemmin. Hyödyllistä on, mikäli sovelluksesta löytyy tekstintunnistus (OCR), jolloin kuitista tunnistetaan tietoja automaattisesti. Myös digitaaliset kuitit (eKuitti) ovat pikku hiljaa yleistymässä. Niiden avulla on mahdollista automatisoida käsittelyä vielä pidemmälle; kuitin kuva välittyy parhaimmillaan tapahtuman mukana suoraan myyjän järjestelmästä matka- ja kululaskuohjelmaan.
Hyväksyntä ja maksatus
Järjestelmä huolehtii, että laskut tarkastetaan ja hyväksytään halutun hyväksyntäprosessin kautta ennen kuin ne ohjataan maksettaviksi. Paperisten matkalaskujen haasteena on se, että ne saattavat hukkua seilatessaan huoneiden, konttoreiden tai sähköpostien välillä.
Matka- ja kululaskuohjelmassa käyttäjillä on tunnukset yhteiseen palveluun, joka osaa roolitusten ja määritysten perusteella lähettää automaattisesti laskut tarkastettavaksi oikeille henkilöille. Hyväksyjä saa ilmoituksia ja tarvittaessa muistutuksia tarkastustehtävistä. Hyväksyntää on kätevä tehdä esimerkiksi mobiilisovelluksella.
Järjestelmä ohjaa laskut maksettaviksi hyväksynnän jälkeen. Kätevimmin maksatus sujuu, mikäli matka- ja kululaskuohjelma on integroitu pankkiliikenneohjelmaan, josta maksut lähetetään eteenpäin työntekijöille.
Raportointi ja tietojen analysointi
Matkalasku- ja kululaskujärjestelmän avulla taloushallintoon saadaan valmiimpaa ja ajantasaisempaa tietoa yrityksen kuluista ja korvauksista. Integraatiot taloushallinnon järjestelmiin automatisoivat tiedon välitystä.
Matka- ja kululaskut kirjataan yhdenmukaisesti järjestelmään, jolloin ne ovat helposti tarkasteltavissa ja raportoitavissa. Mahdollisuus kohdentaa ja jakaa kuluja seurantakohteille auttaa tuottamaan tarkempaa dataa kirjanpitoa ja analysointia varten. Laskutietojen tarkastelu ja analysointi eri näkökulmista antaa arvokasta tietoa yrityksen toimintaan.
Maksetut päivärahat ja kilometrikorvaukset tulee raportoida Tulorekisteriin ajantasaisesti. Tehokkaassa matka- ja kululaskujärjestelmässä viranomaisraportointi on automatisoitu ja tiedot välittyvät rajapinnan kautta Tulorekisteriin ilman turhia välivaiheita.
