Choose language
expensereffa_renta nainen

Renta Group Oy

Visma.net Expense tehostaa toimintoja kansainvälisessä yrityksessä

Matka- ja kululaskut vastaanotettiin sähköpostitse tai postitse ja maksatus sekä vienti kirjanpitoon tapahtui täysin manuaalisesti. Työn lisääntyessä alettiin Rentalla pohtia, miten prosessia voitaisiin helpottaa

Renta Group on vuonna 2016 perustettu rakennuskoneita ja -laitteita vuokraava suomalaisyritys.

Vain viidessä vuodessa Renta on laajentunut Suomen lisäksi Ruotsiin, Norjaan, Tanskaan ja Puolaan ja työllistää nyt yli 1 000 ihmistä 103 toimipaikassa. Rakennuskoneiden lisäksi yhtiö tarjoaa työmaatilat, teline- ja sääsuojapalvelut sekä rakentamiseen liittyvät työmaapalvelut.

Tarve:

Ohjelma, joka poistaisi manuaalisen työn tarpeen matka- ja kululaskujen maksatusprosessista

Hyödyt:

Kuitteja ei tarvitse enää vastaanottaa postitse tai sähköpostitse. Manuaalinen työ maksatusprosessista on poistunut, mikä säästää huomattavasti kulu- ja matkalaskuja käsittelevien aikaa.

Kerstin Murdin aloittaessa Rentalla vuonna 2017 matka- ja kululaskujen käsittely oli manuaalinen kuittisota.

 Matka- ja kululaskut vastaanotettiin sähköpostitse tai postitse ja maksatus sekä vienti kirjanpitoon tapahtui täysin manuaalisesti. Työn lisääntyessä alettiin Rentalla pohtia, miten prosessia voitaisiin helpottaa.

- Kun volyymit kasvoivat kasvavassa yrityksessä, halusimme automatisoida koko kulu- ja matkalaskujen maksatusprosessin, Murd kertoo.

Keskustelut Visma.net Expensen käyttöönotosta aloitettiin keväällä 2016. Päätös kulu- ja matkalaskujen prosessin automatisoinnista tehtiin kesällä 2017 ja Visma.net Expense otettiin Rentalla käyttöön.

Ohjelmiston käyttöönotto sujui jouhevasti eikä suurempia ongelmia ilmennyt.

- Expense on toiminut alusta lähtien tosi hyvin, kiittelee Murd.

" Mielestäni Expensen käyttö tekee kaikkien työntekijöidemme arjesta helpompaa. Meille on äärimmäisen tärkeää, että järjestelmäkehityksestä vastaava kumppani pystyy tuottamaan toimintavalmiita ratkaisuja luotettavasti ja nopealla aikataululla. Yhteistyö Visman kanssa onkin toiminut saumattomasti "

Kerstin Murd
Renta Group Oy

 

Visma.net Expense sujuvoittaa kansainvälisen yrityksen arkea

Yli 1 000 ihmistä työllistävässä yrityksessä käsiteltäviä matka- ja kululaskuja on paljon. Rentalla kululaskut viedään taloushallinnon järjestelmään kaksi kertaa kuukaudessa ja yksi ajo voi sisältää jopa 100 laskua.

- Oman työni kannalta Expensestä on iso hyöty ja järjestelmä säästää aikaani todella paljon. Siinä ajassa, kun veisin viisi matkalaskua manuaalisesti taloushallinnon järjestelmään, saan siirrettyä sinne koko ison tiedoston, Murd toteaa.

- Tärkeää on kuitenkin perustaa käyttäjät ja hyväksynnän työnkulku heti oikein, niin uudet käyttäjät ymmärtävät nopeasti, miten ohjelma toimii, Murd huomauttaa.

Visma.net Expensen käyttöönoton jälkeen myös virheiden määrä kulu- ja matkalaskujen maksatuksessa on vähentynyt kaiken tiedon löytyessä yhdestä paikasta.

- Varmasti virheitä tehdään nyt vähemmän, kun jokaista kuittia ei tarvitse toimittaa erikseen postitse tai sähköpostitse isossa verkostossa.

Selainpohjaisuus ja sovellukset helpottavat Expensen käyttöä

Kun ohjelmistoa käyttää sadat ihmiset, on tärkeää, että jokainen voi hyödyntää sitä helposti ja kätevästi.

- Visma.net Expenseä voi käyttää selaimella ja mobiilissa, ja kaikille käyttäjille on yhteinen käyttöliittymä, mikä on mukava asia. Käyttöliittymään on helppo päästä mistä vaan, Murd kertoo.

Myös kuittiskannerisovellus helpottaa erityisesti paljon matka- ja kululaskuja käsitteleviä käyttäjiä.

- Kuittiskanneri on hyvä ja näppärä sovellus ja monella toimipisteen esimiehellä käytössä, koska he toimittavat enemmän kululaskuja maksatukseen, Murd pohtii.

Ongelma? Apu löytyy Expensen sovellustuesta

Visma.net Expensen pääkäyttäjyyden siirryttyä Murdille hän myöntää jännittäneensä sujuuko kaikki hyvin.

- Kun pääkäyttäjyys siirtyi minulle, minulla oli pientä jännitystä siitä, miten pärjään ja kuinka toimin, jos ilmenee ongelmia. Ohjelma on kuitenkin toiminut erittäin hyvin. Muutama uusi asia on tullut esille, mutta silloin olen ottanut yhteyttä Expensen sovellustukeen. Kaikki esille tulleet ongelmat on saatu korjattua ja koen, että palvelu on pelannut erinomaisesti, Murd kiittää.

Visma.net Expensen avulla Renta on saavuttanut täyden kontrollin laskujen syötöstä maksuun sekä pystynyt luomaan korkean automaatiotason koko organisaation kulu- ja matkalaskuihin.