Opas: Tehokas toiminnanohjaus urakointiyrityksissä

Urakointialan yritykset ovat pääsääntöisesti varsin kokeneita toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) käyttäjiä. Kaupankäynti tavarantoimittajien kanssa on jo pitkään hoidettu sähköisesti tietojärjestelmiä hyödyntäen ja lisäksi ohjelmistoja on käytetty laajasti taloushallinnossa sekä urakoiden suunnittelussa.

Toiminnanohjausjärjestelmistä saadut hyödyt eivät urakointialalla enää tänä päivänä tule pelkästään sähköisestä laskutuksesta vaan siitä, kuinka tehokasta urakoiden resursointi on ja kuinka tehokkaasti monimuotoisen toimijaverkoston yhteistyötä pystytään hallitsemaan. Prosessien ja tiedonkulun integroinnilla on suuri merkitys. Sen avulla jokapäiväinen liiketoiminta ja päätöksenteko pohjautuu oikeaan ja ajantasaiseen tietoon.

Haastavassa markkinatilanteessa sekä kovan kilpailun keskellä kannattavuudesta huolehtiminen ja kilpailukyvyn säilyttäminen on yritykselle ensiarvoisen tärkeää. Hintojen korottaminen ei useinkaan ole vaihtoehto kannattavuuden parantamiseksi, jolloin ainoaksi keinoksi jää hyödyntää nykyiset resurssit tehokkaammin.

Tämä opas on kirjoitettu niille urakointialan yrityksille, jotka haluavat saada lisää selkeyttä ja hallittavuutta omaan toimintaansa tehokkaan toiminnanohjauksen avulla.

Toiminnanohjauksen erityispiirteet urakointiyrityksissä

Toiminnanohjaus urakointiyrityksissä perustuu tehokkaaseen projektin- ja tiedonhallintaan. Näiden avulla rakennetaan yhteistyön edellytykset yritysten moniportaisissa toimijaverkostoissa, joihin yleensä liittyy pääurakoitsijan lisäksi myös useita eri aliurakoitsijoita ja tavarantoimittajia.

Urakointiyritysten tehokkuudelle on tärkeää, että useista eri toiminnoista muodostuvaa tietoa pystytään hyödyntämään ja hallitsemaan selkeästi, ilman tietojen tallentamista useaan kertaan.

Kun työmaajohdolla on reaaliaikainen ja kokonaisvaltainen näkymä projektin eri osa-alueisiin, on projektin etenemisen hallinnointi, kustannusten seuranta ja siihen varattujen resurssien hyödyntäminen tehokkaampaa.

Suurimmat kipupisteet urakointiyritysten toiminnassa

Tehoton projektiseuranta on yksi urakointiyritysten suurimpia kipupisteitä ja usein syynä yrityksen muihin tehottomiin toimintoihin.

Ilman tehokasta seurantaa yritykseltä puuttuu: 

• Selkeä kuva urakoiden etenemisestä
• Tieto projektikustannusten kehityksestä
• Tieto työntekijäresurssien käyttöasteesta
• Tieto jo tehdyistä, laskutettavissa olevista töistä
• Tieto kannattamattomista toiminnoista

Urakointialan toiminta on monimuotoisuudessaan vaikeasti hallittavaa ja ennustettavaa. Muutosalttius vaikeuttaa kustannusten ja katteen hallintaa. Samassa urakassa on usein mukana pitkiä alihankintaketjuja ja laajoja verkostoja. Ellei työmaahallinta ulotu koko ketjuun, jää kokonaiskuva usein saamatta.

Suurimmat kipupisteet: 

• Projektin etenemän seuranta/raportointi
• Resursointi
• Kokonaiskuvan puute
• Kustannusten hallinta
• Myynnin tarjouslaskenta

Mistä tunnistaa huonosti toimivan toiminnanohjauksen?

Kuinka moni alla mainituista väittämistä pitää paikkansa sinun yrityksessäsi?

Nämä merkit kertovat siitä, että yrityksen olisi mahdollista tehostaa omaa toimintaansa varsin merkittävästi tehokkaan toiminnanohjauksen avulla. Kaikki, mikä nyt hoidetaan erillisten työkalujen avulla, kuten Excelillä, paperilla, sähköpostilla tai puhelimella, on mahdollista hoitaa yhdessä yhteisessä ERPjärjestelmässä.

Kun yrityksessä hyödynnetään yhteistä järjestelmää ja siellä toimitaan yhteisen tiedon pohjalta, on helpompaa minimoida virheitä ja viivästyksiä sekä tehostaa projektien etenemisen, kustannusten ja aikataulujen hallintaa.

Kuinka moni alla mainituista väittämistä pitää paikkansa sinun yrityksessäsi? 

• Projektien tarjouslaskenta on hankalaa ja aikaa vievää
• Samoja tietoja kirjataan useaan eri kertaan ja monin eri tavoin
• Projektikohtaisten aikataulujen ja kustannusten seuranta sekä ennakointi on vaikeaa
• Projektien kannattavuutta ei pystytä ennakoimaan projektin aikana
• Projektien viivästymisen syyt ovat epäselviä
• Projektipäälliköllä ei ole yhtä selkeää rekisteriä työmaalla toimivista henkilöistä
• Projektien ja työmaiden tiedot ovat hajallaan tai vain yhden henkilön takana ja tiedonkulku aiheuttaa haasteita
• Työhön liittyvien tietojen raportointi on hidasta eikä asiakkaita saada laskutettua halutussa aikataulussa

Tehokkaan toiminnanohjauksen kulmakivet urakointiyrityksessä

Projektinhallinta ja -valvonta

Urakoihin liittyvät muutokset ja lisätyöt aiheuttavat yleensä urakointiyrityksille sellaisia lisäkuluja, joita ei välttämättä saadakaan laskutettua tilaajalta. Tällöin työn kate luonnollisesti pienenee. Jos projektien etenemisen seuranta on heikolla tasolla, on myös kustannusten hallinta haastavaa.

Useiden yhtäaikaisten ja hajallaan olevien työmaiden seurantaa helpottaa merkittävästi se, jos ERP-järjestelmää on mahdollista käyttää suoraan työmailta käsin. Tällöin integroituun ERP-järjestelmään kerääntyy töiden, tuntien, materiaalien ja ostojen tietoja sitä mukaan, kun niitä kirjataan. Projektipäällikkö pystyy näin koko ajan valvomaan projektin toteumaa suunniteltuun budjettiin nähden ja tekemään ennusteita siitä, mihin suuntaan esimerkiksi juuri kustannukset muuttuvat.

Kokonaisseurantaa varten ERP-järjestelmään tulisikin saada tallennettua kaikki hajallaan oleva tieto projektin vaiheistuksista, resursseista ja vaikka myös dokumentit työmaapöytäkirjoista. Kun tiedot tallennetaan aina samaan järjestelmään, saadaan projektista kattava kuva, joka päivittyy töiden edetessä ja joka mahdollistaa kannattavuuden nostamisen.

Tuntikirjaukset ja työnohjaus

Urakointialalla työtä tehdään jatkuvasti poissa toimistolta, eli niin sanotusti ”kentällä”. Valitettavan monissa tapauksissa työnjohdolla ja työntekijöillä ei kuitenkaan ole käytössään liikkuvan työn hallintaan sopivia yhteisiä työkaluja.

Jos työt ja tilaukset toimitetaan työntekijöille paperilla, sähköpostitse tai puhelimitse, käy pahimmassa tapauksessa niin, että suurin osa urakkaan liittyvistä tiedoista on hajallaan erillisillä lapuilla, Excel-tiedostoissa tai työntekijöiden sähköposteissa. Tällöin työmaajohdolta puuttuu reaaliaikainen näkymä urakoiden tilanteeseen.

Kun tiedot tilauksista tai työtehtävistä välitetään siihen tarkoitetun sähköisen järjestelmän avulla, pysyy sekä työnjohto että työntekijät ajan tasalla siitä, mitä on tehty, mitä tehtäviä on työjonossa, kuka ne hoitaa ja milloin.

Tehokas tiedonkulku edellyttää, että työntekijät pystyvät kirjaamaan tehdyt työt, tunnit ja käytetyt materiaalit pääjärjestelmään suoraan työn tekemisen paikalta. Kullakin työmaalla tulee siis olla huolehdittu internetyhteyden saatavuudesta ja siitä, että kirjauksia varten on käytössä tarvittavat laitteet ja jokin selainpohjainen järjestelmä. Yritykselle on myös iso etu siitä, että tuntikirjaukset saadaan siirtymään suoraan palkanlaskennan tietoihin ja laskutukseen.

Myynti- ja laskutustoiminnot

Urakointialalla sähköinen yhteistyö aliurakoitsijoiden ja tavarantoimittajien kanssa on varsin kehittynyttä. Materiaalien hinnastot ja saatavuustiedot on usein mahdollista saada suoraan urakointiyrityksen omaan ERP-järjestelmään, mikä nopeuttaa tarjouslaskentaa. Tarjousten massoittelua voidaan helpottaa myös monipuolisilla tuoterekisterin hakumahdollisuuksilla. Tarjouslaskelmassa olevien rivien siirto työn budjetiksi ja niiden automaattinen purkaminen sekä projektinhallintaan että ostotilauksille tukee myös aukotonta tiedonkulkua projekteissa.

Yhteisen järjestelmän ansiosta työntekijöidenkin on mahdollista toimia yhteneväisesti. Asiakkaan historiatietojen saatavuus tukee myynnin toimintaa ja tiedonkulun parantumisen vuoksi työnjohdossa tiedetään myynnin ja asiakkaan sopimukset. Näin työntekijänkin on mahdollista toteuttaa työ sovitusti.

Integroidun ERP-järjestelmän ansiosta urakointiyrityksen asiakaspalvelu paranee ja laskutuksesta tulee virheetöntä sekä nopeaa. Myös muutoksista aiheutuneet lisäkulut saadaan varmemmin tilaajan maksettavaksi.

Ostotoiminnot

Ostotoiminnan heikko hallinta voi johtaa vääriin materiaalitilauksiin tai -toimituksiin sekä aiheuttaa haasteita projektiaikataulujen pitävyydelle. Kun tarjouslaskennasta saadaan projektissa tarvittavien materiaalien tiedot suoraan ostotilauksiin, on ostojen paikkansa pitävyys varmempaa.

Automaattiset yhteydet tukkuliikkeiden kanssa nopeuttavat ostotoimintaa kuten myös mahdollisuus tehdä tilauksia mobiilisti suoraan työmaalta. Tämä yhdessä automaatioiden kanssa edistää pienimpienkin ostokulujen saamista projektilaskuille.

Ostolaskujen paperiton käsittely on yksi sähköisen taloushallinnon tehokkaimmista osa-alueista. Sähköinen ostolaskujen vastaanotto sekä mahdollisuus täsmäyttää ostolaskut automaattisesti ostotilauksiin tekee prosessista hyvin kustannustehokkaan verrattuna manuaaliseen käsittelyyn.

Henkilöstöhallinta ja palkanlaskenta

Kun suurin osa yrityksen työntekijöistä tekee liikkuvaa työtä, kannattaa toiminnassa hyödyntää teknologian tarjoamat tehostusmahdollisuudet. Palkanlaskentatietojen saaminen tuntikirjausten kautta nopeuttaa ja helpottaa palkanlaskijan työtä.

Paperisten palkkalaskelmien tulostaminen ja postittaminen on resursseja kuluttavaa ja siitä aiheutuu kustannuksia. Kun työntekijät saavat palkkakuittinsa paperisen sijasta sähköisessä muodossa, tehokkuus on huipussaan. Myös työntekijät ovat yleensä tyytyväisiä, kun myös vanhojen palkkalaskelmien tarkastelu tulee helpommaksi.

Tehokkaaseen henkilöstöhallintoon kuuluu myös ajantasainen henkilöstön osaamis- ja koulutusrekisteri, jonka ylläpito onnistuu helposti yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän kautta.

Tehokkaan toiminnanohjauksen hyödyt urakointiyrityksille

Kun toiminnanohjausjärjestelmää käytetään oikein, on yrityksen toiminnasta mahdollista saada tietoa, jonka pohjalta kyetään paitsi vahvistamaan yrityksen kannattavia osa-alueita, myös tunnistamaan kannattamattomat toiminnot.

Urakointiyrityksissä tämä tarkoittaa sitä, että on mahdollista helpottaa työmaiden seurantaa ja sitä kautta helpottaa resursointia, parantaa tiedonkulkua sekä saada parempaa projektikohtaista kustannustietoa.

Kaikki tämä edesauttaa myös myynnin tarjouslaskentaa, jolloin urakat voidaan lähtökohtaisestikin suunnitella realistisemmin. ERPjärjestelmän avulla urakointiyrityksen on mahdollista toimia tehokkaammin ja siten parantaa toimintansa kannattavuutta.

ERP-järjestelmän hyödyt:

• Rahavirtojen kiertonopeus kasvaa
• Tiedonkulku parantuu
• Työnohjaukseen, työsuorituksiin tai tavarantoimitukseen liittyvien virheiden ja viivästysten määrä vähenee
• Kustannusseuranta saadaan reaaliaikaiseksi
• Henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi