Järjestelmä­hankkeesta käyttöönottoon puolessa vuodessa

Elvera Oy syntyi Suur-Savon Sähkötyö Oy:n, Kyvera Oy:n ja Lappeenrannan Verkonrakennus Oy:n sulauduttua vuonna 2016. Uuden liiketoiminnan tueksi etsittiin järjestelmää, joka tarjoaisi toiminnanohjauksen sekä talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon ratkaisun saman tuoteperheen sisällä. Kyseessä ei ollut puhtaasti järjestelmäprojekti, vaan samalla mietittiin täysin uusia toimintatapoja yritykselle.

Lähtökohtana projektissa oli, että kaikki tieto olisi kaikkien tarvittavien henkilöiden käytettävissä eri toiminnoissa kertatallennuksella ja reaaliaikaisesti. Mittaviin järjestelmäintegraatioihin ei haluttu lähteä toiminnallisuus-, kustannus- ja aikataulusyistä. Integraatiot olisivat voineet verottaa tiedon reaaliaikaisuutta.

Sähköiset työpaketit ja reaaliaikainen tieto työn etenemisestä myös töiden tilaajalla oli Elveran tahtotila jo yhtiön sulautumisen suunnitteluvaiheessa. Paperien pyörittelystä haluttiin eroon ja prosessit hoitaa sähköisesti tuntikirjauksista laskutukseen ja materiaalivarauksiin asti.

Visma L7 -toiminnanohjausjärjestelmä oli ollut käytössä Kymenlaakson Sähköllä, jonka tytäryritys Kyvera Oy oli. Yrityksen käyttäjiltä saatu palaute oli hyvää ja tällä muualta saadulla palautteella oli vaikutusta ratkaisun valinnassa. Visma L7 nähtiin valmiina pakettina, joka kattoi kaikki oleelliset osa-alueet. Mitään uutta järjestelmään ei tarvinnut rakentaa ja räätälöintitarpeet pyrittiinkin projektin aikana minimoimaan.

– Järjestelmäprojektin aikataulu oli sulautumisprosessista johtuen tiukka ja ehdoton takarajapäivämäärä ennalta määritelty. Vismasta syntyi järjestelmätoimittajana se käsitys, että kireästä aikataulusta huolimatta projekti saadaan päätettyä ajallaan ja onnistumisen mahdollisuudet olisivat hyvät, pohjustaa Elveran projektipäällikkö Kirsi Sinkkonen.

Vismassa järjestelmätoimittajana tärkeää oli myös se, että tuotteen kehitys on Suomessa. Kun tuotteen kehitys on toimittajan itsensä käsissä, kehitystarpeiden ja virhetilanteiden kommunikointi toimittajalle on sujuvaa ja helppoa.

Mobiiliratkaisuilla parempaa palvelua loppuasiakkaalle

Elvera haluaa olla ketterä ja tehokas urakoitsija, joka pystyy reagoimaan nopeasti asiakkaiden tilauksiin. Tämä vaatii järjestelmältä sen, että tilaus-toimitusprosessi toimii mahdollisimman sujuvasti. Valitun järjestelmäkokonaisuuden osana toimivat Visma Liikkuvan työn ratkaisut mahdollistavat nopean reagoinnin ja paremman asiakas- ja käyttäjätyytyväisyyden.

– Valtaosa Elveran henkilöstöstä toimii konttorin ulkopuolella, ja on tärkeää että työnohjeistukset ja kuittaukset saadaan tehtyä ketterästi kentältä. Tällöin työ saadaan käynnistymään nopeasti sekä kuittaukset asiakkaalle ajantasaisesti.

Lisäksi laskutus tehdystä työstä saadaan hoidettua ajallaan ja vähemmillä kyselyillä. Mobiiliratkaisut tukevat toimintaamme, joka näkyy asiakkaalle läpinäkyvänä ja reaaliaikaisena tiedonjakamisena. Uskon, että tiiviin kehitysyhteistyön kautta saavutamme tilaus-toimitusprosessissa ja toiminnallisuuksissa tavoittelemamme tason, kuvailee Sinkkonen liikkuvaa työtä.

Tiukka aikataulu asetti selätettäviä haasteita

Tarjousprosessissa vakuututtiin siitä, että Visman toimialaosaaminen on hyvällä tasolla ja asiantuntijat eri puolilla puhuivat samaa kieltä. Neuvottelut käytiin hyvässä hengessä ja Visma oli hankintavaiheessa aktiivinen toimittaja. Projektitiimin osaaminen ja kokemus oli tärkeässä roolissa toimittajavalinnassa.

– Visman tarjous oli korkealaatuinen ja sisälsi kaikki vaadittavat kriittiset osa-alueet. Lisäksi projektin avainrooleihin tulevat henkilöt olivat mukana jo tuotteen esittelyvaiheessa, jolloin asiantuntijoille saatiin kasvot heti alussa, Sinkkonen kertoo.

Projektisuunnitelma oli tehtävä kattavaksi, sillä tilanne oli haastava käynnissä olleen sulautumisen takia. Yhdessä laadittu projektisuunnitelma oli hyvä ja sen pohjana toimi kattava tarjousdokumentaatio. Aina kaikki ei mene niin kuin ennalta on suunniteltu.

Projektin aikaisiin tuotekehitystarpeisiin reagoitiin Vismalla hyvin ja keskeisimmät tarpeet saatiin tuotantoon heti. Käyttöönotto oli myös alun perin suunniteltu 2-vaiheiseksi niin, että ensimmäisessä vaiheessa käyttöön otettaisiin kriittiset osa-alueet ja toisessa vaiheessa tukevat toiminnot.

– Suunnitelma kuitenkin muuttui 3-vaiheiseksi: silloiset tytäryhtiöt lähtisivät järjestelmäprojektiin myöhemmin kuin emoyhtiö. Visma pystyi reagoimaan tähän nopeaan muutokseen kesken projektin. Kriittisiltä osin projektin aikataulussa on pysytty hyvin, Sinkkonen selvittää.

Hyvän yhteistyön ja yhteisten tavoitteiden avulla maaliin

Tiiviin ohjausryhmätyöskentelyn Sinkkonen nostaa esille tärkeänä menestystekijänä. Ohjausryhmältä haettiin tukea erilaisissa valinta- ja haastetilanteissa sekä riskien ennakoinnissa.

Työskentelyn tukena toimi mm. riskianalyysitaulukko, jolla voitiin etukäteen tunnistaa eri vaiheiden mahdollisia riskejä. Projektipäälliköt nostivat taulukon avulla riskejä ohjausryhmälle, ja avoimen keskustelun päätteeksi suunniteltiin korjaavat toimenpiteet.

– Visman sitoutuminen projektiin näkyi panostuksina projekti- ja ohjausryhmätyöskentelyssä. Toiminnasta näki, että projekti halutaan saattaa kunnialla loppuun. Osapuolilla oli sama maali projektille, kuten kumppanuudessa kuuluukin olla. Tämä näkyi erityisesti hyvänä henkenä ja tekemisen meininkinä. Projektipäälliköiden välinen yhteistyö oli myös oikein luontevaa ja sujuvaa. Visman projektipäällikkö oli aktiivinen ja jämäkkä, mitä vaaditaankin tällaisen projektin onnistumisen varmistamiseksi, Sinkkonen summaa.

Seuraavana projektissa on edessä käyttöönoton saattaminen loppuun. Tähän Sinkkonen toivoo napakkaa otetta molemmin puolin, jotta viimeiset hännät ja keskeneräiset asiat saadaan päätettyä aikataulussa ja ennalta sovitulla tavalla.

Elvera työllistää yli 300 henkilöä ja tuottaa infrapalveluita kaukolämpöön, sähkö-, vesi- ja valokuituverkkoon. Yli 50 m€ liikevaihdolla Elvera on toimialallaan merkittävä toimija Suomessa.

Lue lisää Visman L7-järjestelmästä