Kiinnostaako sähköiseen taloushallintoon siirtyminen, mutta et ehkä ole aivan varma, mistä kannattaisi lähteä liikkeelle?
Kokosimme tälle sivulle simppelin tietopaketin PK-yrittäjille, jotka haluavat säästää aikaa ja vaivaa taloushallinnon tehtävissä – ja vauhdittaa samalla yrityksensä kasvua.
Selaa koko opas tai tartu suoraan kiinnostavimpiin aiheisiin:
1. Mitä eroa on sähköisellä ja perinteisellä taloushallinnolla?
3. Tämä muuttuu, kun PK-yrityksen taloushallinnosta tulee sähköistä
🏃♂️ Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen: PK-yrittäjän viisi askelta
1. Mitä eroa on sähköisellä ja perinteisellä taloushallinnolla?
Jos vasta harkitset sähköiseen taloushallintoon siirtymistä, saatat tunnistaa nykytilanteestasi yhden tai useamman pulman:
- Taloushallinnon tapahtumia kirjataan useampaan eri paikkaan.
- Kuukauden kirjanpito tulee aina hieman myöhässä, jolloin et saa tietoa kuukauden tuloksesta reaaliajassa.
- Vanhojen laskujen etsiminen vaatii mappien tai sähköpostien selailua.
- Tapahtumien kirjaamisessa tapahtuu virheitä, koska sitä tehdään käsin ja muistinvaraisesti.
- Ostolaskut kierrätetään ja hyväksytään käsityönä. Kierros voi kestää niin kauan, että maksut myöhästyvät ja alkavat kasvaa viivästyskorkoa.
Äskeiset olivat muutamia esimerkkejä perinteisen mappikirjanpidon ongelmakohdista. Papereiden pyörittäminen, jatkuva sähköpostittelu ja manuaaliset prosessit ovat edelleen yksi mahdollinen tapa hoitaa yrityksen taloutta. Moni jatkaa tuttuja rutiineja siksi, että uuden opettelu tuntuu työläältä.
Sähköinen taloushallinto on manuaalisten rutiinien viemistä digitaaliseen ohjelmistoon. Se tehostaa työtä, säästää aikaa ja helpottaa yhteistyötä tilitoimiston ja yrityksen välillä. Samalla saat yrityksesi käyttöön reaaliaikaista tietoa, joka puolestaan hyödyttää liiketoimintaa.
📖 Lue lisää: Yrityksen taloushallinto ja sen tehtävät – opas taloushallinnon tehokkaaseen järjestämiseen
Jos kerralla uudistaminen epäilyttää, sähköisyyttä voi hyvin tuoda taloushallintoon prosessi ja palanen kerrallaan. Voit sähköistää esimerkiksi ensin myyntilaskut, sitten ostolaskut ja vasta sen jälkeen muita taloushallinnon osa-alueita.
Kulttuurin muutos ottaa aikansa, mutta se kannattaa. Yritys saa kaikkein parhaan hyödyn sähköisestä taloushallinnosta silloin, kun kaikki yrityksen talouteen liittyvät prosessit hoidetaan sähköisesti alusta loppuun.
2. Digitaalinen taloushallinto, sähköinen taloushallinto, digitaalinen kirjanpito – hallitsetko termiviidakon?
Sähköinen taloushallinto on eri taloushallinnon prosessien tuomista yhteen, sähköiseen järjestelmään. Tiedot ovat helposti saatavilla nyt ja myöhemmin, eikä kirjauksia tarvitse tehdä moneen paikkaan. Sähköisyyden ideana on päästä eroon papereista, mutta osa prosesseista – kuten käteiskuittien skannailu – saattaa vielä vaatia käsityötä.
📖 Lue lisää: Taloushallinto-ohjelma ja sen hankinta: miten valita se oikea sähköinen ohjelmisto
Digitaalinen taloushallinto on tietojen siirtämistä, käsittelyä ja esittämistä alusta loppuun asti sähköisessä muodossa. Eri käsittelyvaiheet on automatisoitu. Sähköinen taloushallinto perustuu digitaalisuuden ideaan, mutta tuskin yksikään yritys pystyy hyppäämään yhdessä yössä mappikirjanpidosta täysin digitaalisiin prosesseihin. Kannattaa kuitenkin miettiä, mihin kaikkeen ajatusta voisi juuri teillä soveltaa. Digitaalisuus vapauttaa nimittäin aikaa yrityksen muihin tehtäviin, kuten asiakkaiden palvelemiseen.
Sähköinen taloushallinto on vielä ihmisen ja teknologian yhteispeliä, eli robotit eivät hoida kaikkea puolestasi. Kirjanpitäjien ja tilitoimistojen aikaa on kuitenkin jo nyt vapautunut manuaaliselta kirjaamistyöltä uudenlaisiin tehtäviin: tiedon analysointiin sekä asiakasyritysten strategisena kumppanina toimimiseen.
Digitaalinen tai sähköinen kirjanpito tarkoittaa sähköistä tapaa kerätä yhteen lain vaatimat tiedot yrityksen rahaliikenteestä. Ylempänä kuvailtu digitaalinen tai sähköinen taloushallinto taas on kirjanpitoa laajempi termi. Se pitää sisällään kaikki yrityksen talouteen liittyvät prosessit, kuten palkanlaskennan ja erilaiset viranomaisilmoitukset sekä talouden suunnittelun.
3. Tämä muuttuu, kun PK-yrityksen taloushallinnosta tulee sähköistä
Taloushallinnon tehtävät pysyvät samoina, hoiti yritys sitten velvoitteensa millä välineillä tahansa. Laskut ja kirjanpito on hoidettava, palkat saatava maksuun. Taloushallinnon prosessit eli tavat tehdä asioita sen sijaan muuttuvat, kun PK-yritys ottaa käyttöön sähköisen taloushallinnon:
Myyntilaskutus
Myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti yrityksen kirjanpitoon ja reskontraan. Sähköinen taloushallinnon ohjelmisto mahdollistaa myös laskujen lähettämisen sähköisesti verkkolaskuina, tulostuspalvelun kautta tai e-laskuina.
Ostolaskujen ja kuittien käsittely
Ostolaskut voidaan hyväksyttää suoraan ohjelmistossa ajasta ja paikasta riippumatta, jonka jälkeen ne voidaan myös maksaa suoraan ohjelmistolla. Verkkolaskujen vastaanotto sähköisessä muodossa on usein edullisempaa kuin paperilaskujen lähettäminen ja käsittely.
Matka- ja kululaskuja ei enää tarvitse vastaanottaa manuaalisesti ja syöttää ohjelmistoon, sillä työntekijät kirjaavat ne itse suoraan ohjelmistoon skannattujen kuittien kera.
Kirjanpito
Sähköisessä kirjanpidossa yrityksen kirjanpitotositteet tallentuvat automaattisesti taloushallinto-ohjelmiston sähköiseen arkistoon. Historiatietojen selailu sähköisestä arkistosta on nopeaa ja tieto on aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Kaikki kirjatut tiedot tallentuvat kerralla kaikkiin tarvittaviin paikkoihin, jolloin tietoja ei tarvitse kirjata kahteen kertaan eri järjestelmiin.
Raportointi
Vakioraportit ja viranomaisilmoitukset saadaan tehtyä suoraan ohjelmistosta, josta ne voidaan myös lähettää sähköisesti viranomaisille.
Manuaalisesta kirjaamisesta johtuvien virheiden määrä vähenee, kun tapahtumat siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen. Myös virheiden etsimiseen kuluva aika säästyy, kun ohjelmisto tarjoaa tehokkaat työkalut poikkeuksien etsimiseen.
Palkanlaskenta
Palkanlaskentaohjelmisto laskee automaattisesti työntekijöiden verot, eläkemaksut ja vähennykset taustalla olevien työntekijätietojen pohjalta.
Sähköisen taloushallinnon pilvipalveluissa ohjelmistotoimittaja päivittää päivärahat ja muut verottajan ohjeistamat kulukorvaukset automaattisesti, jolloin ne ovat aina ajan tasalla.
Yrityksen talouden suunnittelu
Tulevaisuudessa yrityksen kilpailukykyyn vaikuttaa yhä enenevissä määrin data: Se, kuinka tehokkaasti ja nopeasti yritys pystyy käsittelemään sekä tulkitsemaan dataa, sekä muodostamaan näkemyksiä saatavilla olevan raportoinnin pohjalta. Oikea-aikaisen talousdatan tuottamisessa sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat erittäin tehokkaita, koska ne tuottavat reaaliaikaista ja ajantasaista tietoa yrityksen taloudesta.
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen: PK-yrittäjän viisi askelta
1. Tee päätös taloushallinnon sähköistämisestä
Taloushallinnon sähköistämistä pitkitetään välillä vähän turhankin pitkään, koska tuttujen tapojen muuttaminen tuntuu riskiltä. Lopulta varsinainen muutosprosessi voi viedä paljon vähemmän aikaa kuin sitä edeltävät pohdinnat.
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on tänä päivänä nimittäin tehty helpoksi ja vaivattomaksi. Kun ohjelmisto tulee suoraan pilvestä, ei ostajan tarvitse tehdä erillisiä palvelinhankintoja. Yritys valmistautuu ainoastaan opiskelemalla ohjelmiston käyttöä sekä määrittelemällä alkuasetukset kuntoon ohjelmistotoimittajan kanssa.
📖 Lue myös: Sähköinen taloushallinto 2022 – ohjelmistojen tuomat mahdollisuudet, riskit, hyödyt ja hinnat
2. Jäsennä yrityksesi nykyinen taloushallintoprosessi
Jotta voit pyytää osuvat tarjoukset sähköisen taloushallinnon palveluista, riittää, että tunnistat nykyiset tapasi tehdä asioita ja osaat kertoa, minkä haluaisit muuttuvan. PK-yrityksissä näkemys voi olla muutaman rivin karkea kirjaus. Suuremmissa yrityksissä saatetaan laatia erillinen kirjallinen dokumentti.
Pääasia on se, että yrityksessä on yhteinen ja jaettu näkemys siitä, minkälaisia kipukohtia nykyisessä taloushallintoprosessissa on, ja mihin suuntaan taloushallintoa halutaan viedä.
3. Valitse yrityksellesi kumppani, jonka ohjelmistot sopivat liiketoimintaasi
Markkinoilla on tarjolla useita sähköisen taloushallinnon järjestelmiä. Niiden joukosta voi tuntua haastavalta löytää juuri PK-yritykselle sopivin vaihtoehto. Eri toimittajat ovat ehkä erikoistuneet vain tiettyyn toimialaan tai tarjoavat vain tiettyjä sähköisen taloushallinnon palveluita.
Lue valintaan hyviä vinkkejä netistä ja kysy suosituksia kollegoilta. Jos olet ulkoistanut taloushallinnon tehtäviä tilitoimistolle, käytä heidän kokemustaan hyödyksi.
4. Tee käyttöönottosuunnitelma
Kun olet löytänyt sopivan kumppanin – esimerkiksi tilitoimiston, jonka ohjelmisto-osaaminen vakuuttaa sinut – ja yhteistyöstä on sovittu virallisesti, on aika pitää aloituspalaveri uuteen ohjelmistoon siirtymisestä. Aloituspalaverin tavoitteena on käydä läpi kaikki ne prosessit, jotka halutaan ratkaista uudella sähköisellä taloushallinto-ohjelmistolla. Ratkaistavia prosesseja voivat olla esimerkiksi ostolaskujen sähköinen käsittely, myyntilaskutuksen sähköistäminen tai matkalaskujen sähköinen käsittely.
5. Osallista koko tiimi ja aloita sähköisen taloushallinnon käyttö
Uuden ohjelmiston käyttöönottokoulutus on yksi tärkeimmistä asioista sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä. Yrittäjän lisäksi jokaisella työntekijällä pitää olla riittävän hyvä tuntuma ohjelmistoon jo ennen kuin taloushallinnon prosessit varsinaisesti siirtyvät sinne.
Tarjolla on paljon materiaalia sekä jopa käyttäjäyhteisöjen tukea käyttöönoton tueksi. Selvitä myös erikseen tilattavien lisäkoulutusten mahdollisuus. Mitä nopeammin jokaisella käyttäjällä on varma ja luottavainen tunne uusista työn tekemisen tavoista, sitä nopeammin myös sähköiseen taloushallintoon siirtymisen hyödyt alkavat näkyä.
🔷 Aloita varaamalla Visma Fivaldi -demo tästä
Visma Fivaldi on jo 700 tilitoimiston valinta – ja yli 8 000 yritystä käyttää Fivaldia yhdessä tilitoimistonsa kanssa! Tutustu Fivaldin ominaisuuksiin ja mahdollisuuksiin yhdessä asiantuntijan kanssa. Varaa maksuton etäesittely sinulle sopivana ajankohtana!